4/Документ як система

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу

Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати його суть – це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу – методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів – систем.

Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування

5/Зв’язки документознавства з іншими галузями знань

Документознавство тісно пов'язане з історичною наукою. Як ми вже відзначали, об'єктом документознавства є документ в історичному розвитку. Поява тих або інших документів, не кажучи вже про системи документації, безпосередньо пов'язана з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів і систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури й т.д. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, у свою чергу, впливають на ті або інші сторони суспільного розвитку. Тому вивчення минулого припускає й знання генезису документних форм.

Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства — однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику й техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру й властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи в джерелознавстві звичайно виділяються в самостійний розділ.

6/Методи та методологія документознавчих досліджень

Преспективними залишаються історичні документознавчі дослідження , зокрема історії діловодства в Україні. Слід зауважити, що в цьому напрямку, завдяки його спорідненості з іншими спеціальними історичними дисциплінами присвячено значну кількість публікацій. Разом із тим на сьогодні відсутня фундаментальна праця, в якій би було викладено всі етапи в розвитку діловодства в Україні. Також є прогали в певних періодах, це насамперед стосуєть хх століття. Тобто організації діловодства в УСРР, а також у тих регіонах україни що знаходилися в 1920-30х роках під владою Польщі, Чехочловатчни, Румунії. Також мало вивченим є діловодство УНР .