27/ Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів.

Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа»

Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже і їх змістова складова — інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їх створення, — це потенційні складові комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України).

Експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів.

Основні завдання, які вирішують під час проведення експертизи цінності документів:

визначення складу документів підприємства, які є значущими для особи, суспільства чи держави або цінними для власника і мають бути передані до архіву підприємства, відомчого, зрештою, й державного архіву, щоб організувати їх збереження;

встановлення строків зберігання документів, інформація яких може бути використана протягом певного часу.

28/Архіви – специфічна інформаційна система.

Архіви виникли з появою писемності і утворенням держав. Архівні матеріали відбивають взаємовідносини суспільства тієї чи іншої історичної епохи і широко використовуються в наукових, політичних і практичних цілях.

Археологічні дослідження свідчать про існування архівів ще в рабовласницьких державах — у Китаї, Індії, Ассірії, Вавілоні, Єгипті, Греції, Римі та ін. країнах.

Документ Національного архівного фонду - архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню.

Архівний фонд - це комплекс матеріалів, сукупність документів державного, політичного, наукового, народно-господарського або культурного призначення, що утворився внаслідок діяльності різних установ, організацій і окремих осіб. Після терміну зберігання документів у поточних архівних установах та організаціях ці документи передаються до фондів архівів на зберігання. Існує положення про те, скільки років потрібно зберігати документи в поточних архівах. Матеріали Верховної Ради, Кабінету Міністрів, Адміністрації Президента перебувають у поточних архівах 15 років; в установах обласного рівня - 10 років; у містах та райцентрах - 5 років; кіно-, фото -, аудіо-, відео-, документи - не більше 5 років; в ЗАГСах документи зберігаються 75 років.

Матеріали державного архівного фонду України зосереджені в архівних установах, мережа яких побудована відповідно до структури адміністративно-територіального поділу (Центральні - обласні - міські - районні філіали)