- •Київський національний університет культури і мистецтв
- •1/Становлення документознавства як науки
- •2/Класифікація документів
- •3/Документознавство як наука та навчальна дисципліна
- •4/Документ як система
- •5/Зв’язки документознавства з іншими галузями знань
- •6/Методи та методологія документознавчих досліджень
- •7/Сучасні концепції документознавства: витоки і зміст
- •8/Загальна характеристика терміносистеми документознавства
- •9/Наука про документ за кордоном
- •10/Функції документа
- •11/Основні етапи розвитку вищої освіти з документознавства
- •12/Патентний документ
- •13/Управлінський документ
- •15/Кінофотофонодокумент
- •16/Картографічний документ
- •17/Музичний документ
- •18/Неопублікований документ
- •19/Книга як вид документа
- •20/Документ як артефакт
- •21/Документи на новітніх носіях
- •22/Уніфікація та стандартизація управлінських документів
- •23/Керування документаційними процесами за кордоном
- •24/Управлінське документознавство як наука та навчальна дисципліна
- •25/Концепції документа як джерела інформації
- •26/Концепції документа як засобу комунікації
- •27/ Експертиза цінності документів та комплектування державних архівів.
- •28/Архіви – специфічна інформаційна система.
- •Документ Національного архівного фонду - архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню.
- •29/Законодавчо-нормативна база діяльності архівних установ України.
- •30/Становлення архівознавства як наукової дисципліни.
- •31/Описання архівних документів: теорія, методика і практика.
- •32/Довідковий апарат державних архівів: структура, зміст, завдання.
- •33/Вплив діловодства на характер формування архівів.
- •34/Схема зв’язків архівознавства з науковими дисциплінами.
- •3 Види джерел:
- •35/Архівознавче термінознавство.
- •36/Система архівних установ в Україні.
- •37/Історія документно-інформаційних комунікацій.
- •В залежності від кількості тих, хто спілкується, виділяють такі види комунікації:
- •38/Види комунікації.
- •39/Моделі комунікації. Модель Романа Якобсона
- •41/Інформаційний простір: зміст, суб’єкти, об’єкти.
- •41/Функції комунікації.
- •42/Організація роботи з документами.
- •218 - Порядковий реєстраційний номер;
- •01-15 Номер справи в яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).
- •43/Номенклатура справ. Формування справ.
- •44/Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. Дсту 4163 – 2003.
- •45/Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою та їх значення.
- •46/Основні реквізити організаційно-розпорядчих документів. (дсту 4163–2003).
- •47/Документообіг. Схеми документообігу.
- •Вимоги до потоків документів:
- •Документи, що надійшли в організацію, проходять такі етапи:
- •48/Контроль за виконанням документів.
- •Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- •49/Підготовка справ до архівного зберігання.
- •Основними завданнями епк.:
- •50/Бази даних: класифікація, структура, етапи створення.
- •51/Інформаційний пошук: види, методика, технологія.
- •52/Предмет стилістики. Поняття функціонального стилю.
- •53/Офіційно-діловий стиль сучасної української мови.
- •Головні ознаки офіційно-ділового мовного стилю
- •Підстилі офіційно-ділового мовного стилю. Системи документації
- •54/Текст як лінгвістична категорія.
- •55/Предмет і завдання редагування як фахової діяльності у сфері офіційно-ділового спілкування.
- •56/Аналітико-синтетична переробка документної інформації: сутність, значення, види.
- •57/Анотування та реферування документів.
- •Референтська діяльність: основні поняття, їх сутність, функції та роль.
- •Спічрайтерство: поняття, сутність і функції. Ознаки високоякісної письмової роботи ділового характеру.
- •Теоретичні та практичні засади реферування.
43/Номенклатура справ. Формування справ.
Класифікація документів — це розподіл усіх документів за певними ознаками на справи. Справою називається су-купність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібра-них у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.
Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:
• за назвою видів документів, наприклад: “Акти”, “Нака-зи”, “Контракти” і т.ін.;
• за змістом документів;
• за об’єктами;
• за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну ( або державну) таємницю.
Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної органiзацiї чи фірми.
Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.
Номенклатура справ — це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства. Вона призначе-на для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки. Не включаються до номенклатури науко-во-технічні документи та друковані видання.
Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку доку-ментів за їх змістом і видами. Від її якості залежить опера-тивність роботи з документами та надійність їх зберігання. На-явність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов’язкова.
Для визначення розділів номенклатури використовують-ся назви структурних підрозділів підприємства, а за їхньої відсутності — напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.
Наприклад:
1 — директор;
2 — юрисконсульт;
04 — головний бухгалтер.
На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інфор-маційно-довідкові документи. У кінці розділів — журнали обліку чи довідкові картотеки.
Заголовки справ повинні бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.
Номенклатуру справ підписує секретар-референт і затвер-джує керівник підприємства. Номенклатура складається, як мінімум, у трьох примірниках: перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи із справами, третій передається до архіву підприємства.
Протягом року до номенклатури можуть вноситися заго-ловки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі і функціях підприємства.
При формуванні справ рекомендується дотримування та-ких вимог:
• документи різних термiнiв зберігання формуються в різні справи;
• статут підприємства та інші установчi документи фор-муються в окрему папку
• контракти підприємства розподіляться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група — ко-мерційні контракти; друга — трудові контракти з працівниками;
• накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;
• особові справи, особові картки формуються за ал-фавітом прізвищ співробітників підприємства;
• документи обмеженого доступу з грифом “КТ” або “Конфіденційно” формуються окремо від решти доку-ментів.
Для формування справ використовують звичайні канце-лярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва. У них обсяг підши-того матеріалу можна збільшити в кілька разів.