42/Організація роботи з документами.

Документообіг-це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі у справу.

Розрізняють три основних потоку документації:

вхідні док-ти, що надходять з інших організацій;

вихідні док-ти, що відправляються в інші організації;

внутрішні док-ти, що створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.

Документи, що надходять на підприємство проходять:

Первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кол-ва примірників кількістю адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. Н замовну кореспонденцію складають опис розсилання, що підписується працівником служби ДЗУ(Служба документаційного забеспечення управління) і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися й відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДЗУ повинна систематично вести облік кол-ва оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмноження екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються й доводяться до відома керівника підприємства для обробки заходів щодо покращання роботи з документами.

Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлена на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах. Реєстрації підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразового. Вступники документи реєструються в день надходження, відправляються і внутрішні - в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні і внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

порядковий номер у межах масиву документів;

індекс по номенклатурі справ.

ПРИКЛАД: 218/01-15, де

218 - Порядковий реєстраційний номер;

01-15 Номер справи в яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи за видами документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) присвоюються документам у межах кожної групи, що реєструється. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Реєстраційні індекси присвоюються вхідних, вихідних і внутрішніх документів у межах календарного року.