3.Вплив діловодства на характер формування архівів.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.

Екзаменаційний білет №9

1. Класифікація управлінських документів

Всі системи документації можна поділити на базові, інфраструктурі та дисциплінарні. Базові системи документації - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, освіта, виробництво тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування. Блок включає такі системи документації: наукова; виробничо- експлуатаційна; навчальні; економічна; громадсько-політична; судова; Управлінське документознавство законодавча; військово-оборонна; документація органів внутрішніх справ країни; цивільно-реєстраційна; документація системи охорони здоров'я. Безперечно, склад цих систем не охоплює всієї різноманітності сфер соціальної діяльності, однак тут представлені сукупності з найбільш усталеними формами документів. Система виробничо-експлуатаційної документації включає документи з усіх галузей промислового (у тому числі енергетичного) та сільськогосподарського виробництва, а також різних сфер технологічної експлуатації (транспорту, зв'язку тощо). Цивільно-реєстраційна - це умовна назва документації, що утворюється в результаті фіксації актів громадянського стану. Кожна з груп має певні сукупності видів документів, а деякі містять ряд систем документації. Такими є, зокрема, перші чотири групи: наукова (науково-організаційна, науково-дослідна, дослідно-конструкторська, дослідно-технологічна, патентна); навчальна (навчально-організаційна, навчально-дослідна, навчально- контрольна); економічна (торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська); виробничо-експлуатаційна (виробничо-організаційна, виробничо-конструкторська, проектна, експлуатаційно-технологічна). Науково-організаційна, виробничо-організаційна та навчально- організаційна підгрупи документації включають плани та програми організації діяльності у певній сфері. Вони відрізняються від планової управлінської документації своїми завданнями та змістом. Наприклад, план науково-дослідної роботи наукової організації - це плановий управлінський документ, а тематична карта чи робочий план з теми - науково-організаційні документи. Або ж план роботи вузу (факультету, кафедри) - це управлінський документ, а навчальний план зі спеціальності (кваліфікації) чи навчальна програма з курсу, програма практики - навчально-організаційні. Навчально-контрольні документи - це списки питань до заліку, іспиту, екзаменаційні білети, контрольні пробами перевірки знань за допомогою персонального комп'ютера тощо. Безперечно, ряди кожної з підгруп можна продовжити. Наприклад, до економічної документації можна було б додати ліцензійну, інвестиційну тощо. Управлінське документознавство Інфраструктурні системи документації - системи документації, функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності (наука, виробництво, навчання, економічна сфера). Включають управлінську, нормативну та інформаційну системи документації. Дисциплінарні системи документації — це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах блоку здійснено за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні, природничі. їхня диференціація за більш-менш сталими видами документації має такий вигляд: а) технічна (будівельна; транспортна; енергетична; житлово-комунальна); б)  гуманітарна (соціологічна, етнографічна; археологічна); в)  природнича (геологічна, картографічна, гідрологічна, метеорологічна). Безперечно, таким чином можна поділити документацію за всіма дисциплінами, оскільки в кожній існує науково-дослідна чи дослідно- конструкторська документація. У даному разі ці приклади характеризують найбільш розвинені комплекси, що утворюють специфічні системи, і така документація, як правило, є об'єктом вивчення для наступного зберігання в архіві. Можна відзначити також наявність і міждисциплінарних видів документації, в яких відбивається проблематика різних наукових дисциплін. Зокрема, в космічній чи екологічній документації відкладаються документи, пов'язані з природничими, технічними науками, соціологією, економікою тощо. Слід зауважити, що проблеми розроблення класифікації систем документації ще до кінця не вирішені. Часто об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Приклад врахування цих чинників подає такий нормативний документ у діловодстві та архівній справі, як " Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997), в якому Управлінське документознавство види номінацій документів подані за сферами соціальної діяльності та їхніми окремими напрямами. Інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації. У ньому системи документації, що у викладеній вище схемі згруповані під назвою "економічна", віднесені відповідно до управлінської документації. Об'єднання таких систем документації спричинені усталеним підходом до розгляду складових підсистем управлінської документації у традиційному документознавстві, так і розумінням поняття " управлінська інформація" не тільки у внутрішньовідомчому аспекті, а й у масштабах всієї держави.

2. Основні функції та норми організації служб КДП.

Служба діловодства - це структурний підрозділ або  працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату  управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу  служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну  структуру служби діловодства;

- вибір раціональної  форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій  між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення  кількісного складу працівників;

- нормування праці  кожного;

- упровадження прогресивних  методів управління персоналом  з метою створення єдиної команди  професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію  робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне  забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства  і впливають на функції та обсяг  виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад  працівників установи;

- обсяг документообігу;

- обрана форма організації  діловодства;

- рівень механізації  та автоматизації діловодних  процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.

Враховуючи категорію  установи, кількість та територіальне  розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

- централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

- децентралізовану - впроваджують  в установах І категорії з  територіально роз'єднаними структурними  підрозділами;

- змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального  забезпечення і контролю -в установах  І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в  установах III категорії;

- канцелярія - в установах  IV категорії.

Кожна із зазначених служб  діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства  можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи,  сектори, групи, служби), що забезпечують  облік, реєстрацію, контроль за  виконанням документів, підготовку  проектів документів, оформлення  і випуск документів, розгляд  листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні  бюро;

- архів.

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з  документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно-пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архів у відповідності з діючими державними нормативно-методичними документами;

скорочення документообігу;

розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі, прогресивних технологій діловодства .

Функції сучасної служби діловодства в Україні визначаються з цілей і завдань її діяльності і включають повний обсяг роботи, яка виконується службою. Типовий склад функцій наступний:

Розробка, впровадження та ведення табелю та альбому уніфікованих форм документів організації; внесення до них змін.

Розробка та проектування бланків документів.

Здійснення експедиційної обробки вступників та відправляються документів.

Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів та виконання інформаційно-довідкової роботи по документах.

Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву, що надходять.

Контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.

Регулювання ходу виконання документів, контроль проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін.

Організація машинописного (комп'ютерного) виготовлення текстів документів, їх копіювання та оперативного розмноження.

Розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.

Організація і ведення діловодства за пропозиціями, заявами, скаргами громадян.

Організація контролю за роботою з документами в структурний підрозділах.

Виходячи з основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

За характером діяльності він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

 

3. Види мовних норм за змістом.

 Норма літературної мови – це сукупність загальноприйнятихправил реалізації мовної системи, закріплених в процесі суспільної комунікації.

             Розрізняють орфоепічні, графічні, лексичні, граматичні, стилістичні, орфографічні та пунктуаційні норми, опанування якими сприяє підвищенню культури мови.

             Орфоепічні норми регулюють правильну вимову звуків, звукосполучень та наголошення слів. Для прикладу зосередимо увагу на порушеннях літературної норми у вимові злитих звукосполучень /дж/, /дз/ та розрізнення приголосних (г), (ґ).

В усному мовленні /дж/, /дз/ у позиції на початку слова вимовляються здебільшого правильно: джерело, дзвін. Всередині слова часто ці звуки вимовляються окремо, що є порушенням норми: дослід/ження, поход/ження.

В українській мові слід розрізняти /г/і /ґ/. Літера ґ була вилучена з правопису у 1933 році, але третім виданням "Українського правопису" 1990 року поновлена, проте не всі слова з цією буквою зафіксовані у цьому виданні. Найповніший список слів з літерою ґ подається в "Орфографічному словнику української мови", яким варто користуватися, оскільки сьогодні втрачена літера вживається не лише згідно з нормою, а й на власний розсуд мовців: біографія, монографія, організація, але ґатунок, ґрунт, підґрунтя.

Акцентуаційна норма в українській мові цілком сформована, але найменш усталена, оскільки на наголос впливають діалекти та інші мови. Дедалі скорочується в українській мові кількість діалектів з дублетним наголосом. Слід пам'ятати, як правильно наголошувати: новий, фаховий,випадок, одинадцять, рукопис, машинопис, перепис, книжки, шляхитощо.

Лексичні норми встановлюють правила слововживання. Вони відзначаються не тільки стабільністю, а й рухливістю. Лексичні норми фіксуються Словником української мови в 11-ти томах (1970-1980); Російсько-українським словником у 3-х томах (1983-1985); Орфографічним словником української мови та іншими. У лексиці офіційно-ділового стилю часто вживаються слова - кальки з російської мови, що є наслідком недостатнього опанування лексичними нормами, невмілого використання синонімів.

Граматичні норми передбачають правильне вживання граматичних форм слів, усталену побудову словосполучень, речень. Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу, які під час перекладу з інших мов, зокрема з російської, замінюються прикметниками або іменниками: 

Стилістичні норми визначають вживання мовних засобів відповідно до стилю мовлення. Наприклад, для офіційно-ділового стилю характерні сталі словосполучення – мовні штампи, що зазнають суржикового викривлення внаслідок впливу російської мови.

Орфографічні норми охоплюють правила написання слів та їх частин. Слова в українській мові пишуться за такими принципами:

фонетичним (пишуться так як і вимовляються): випробувати, підрозділ , дата, бланк;

морфологічним (позначення на письмі складових частин слова незалежно від їхньої вимови): підписуєшся, укладається, безстроковий,зчитувати;

історичним (традиційним) (букви, морфеми, слова пишуться за традицією, а не відповідно до існуючих норм): дзвінок, рівень, меншості, зосереджений, черговий;

смисловим (диференціюючим) (різне написання однозвучних слів, які мають неоднакове значення): напам'ять – на пам'ять, вишневе – Вишневе, проте – про те.

Пунктуаційні норми регулюють вживання розділових знаків: крапки, знака питання, знака оклику, трьох крапок, коми, крапки з комою, двокрапки, тире, дужок, лапок, абзацу; вони полегшують сприймання тексту і виклад думок на папері.

Норми характеризуються системністю, історичною і соціальною обумовленістю, стабільністю. Але разом з тим літературні норми з часом можуть змінюватись. У зв'язку з цим у межах норми співіснують мовні варіанти, під якими розуміють видозміни однієї і тієї самої мовної одиниці, наявні на різних мовних рівнях: фонетичному, лексичному, морфологічному чи синтаксичному. Варіанти виникають відповідно до потреб суспільства в кодифікації написань і відображають тимчасове співіснування нового і старого в мові.

У словниках українського літературного слововживання розрізняють варіанти: акцентні (алфавіт і алфавіт), фонематичні (вогонь і огонь), морфологічні (міст, родовий відмінок – моста і мосту).

У процесі розвитку літературної мови кількість і якість мовних варіантів змінюється. Мовні норми найповніше і у певній системі фіксуються у правописі, словниках, підручниках, довідниках і посібниках з української мови.

Культура писемного й усного мовлення всіх, хто користується українською мовою як засобом спілкування, полягає в тому, щоб досконало оволодіти мовними нормами і послідовно дотримуватись їх.

Екзаменаційний білет №10

1. Нормативно-метидична база діловодства в Україні.

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

>          положень Конституції України;

>          законів України;

>          нормативно-правових  актів  Президента  України,   Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

>          інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

1.         законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2.         укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання доку-ментаційного забезпечення управління в Україні;

3.правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5.методичні документи з діловодства закладів, організацій, пі-дприємств;

6.         державні стандарти на документацію;

7.         уніфіковані системи документів;

8.         класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

^технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

^роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, тех-нічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають суб'єктам с правочинства організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та органі-зації діловодства, розробляють та затверджують обов'язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями нор-мативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в них і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.