3. Керування документацій ними процесами: сфера практичної діяльності та наукових знань

Керування документацією (далі - КД) є невід'ємною частиноюзагальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі - установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів. Україна не залишилися осторонь цих процесів. У її інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України до світового інформаційного простору, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. У зарубіжній традиції керування документацією охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, тобто перебування в динамічному стані, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під "створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку (згідно з практичними потребами діяльності установи), окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформаційних технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один "життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання керування документацією.

Білет 29

1.Архівознавство як наукова і навчальна дисципліна

Архівозна́вство (від лат. письмосховище) — наук. дисципліна, яка вивчає історію, теорію та практику архівної справи, її правові та екон. засади, пов’язана з археографією та іншими спеціальними історичними дисциплінами. Архівознавство виникло з потреби досліджувати історію розвитку архівної справи, узагальнити практичний досвід роботи державних архівів, виробити наукові методи зберігання, обліку і всебічного використання архівних документальних матеріалів. Архівознавство розробляє питання наукового упорядкування архівних документів: визначення їх фондової належності, принципів систематизації, описування і складання науково-довідкового апарату, що розкриває зміст і склад документальних матеріалів архівних фондів. Архівознавство науково обґрунтовує експертизу архівних документів, щоб на постійне зберігання в архівах залишити тільки матеріали, які мають наукове, політичне і практичне значення. Архівознавство науково обґрунтовує експертизу архівних документів, щоб на постійне зберігання в архівах залишити тільки матеріали, які мають наукове, політичне і практичне значення. Як наукова дисципліна архівознавство сформувалося в середині XIX століття і пов’язане з діяльністю археографічних комісій, заснуванням Центру архіву давніх актів у Києві (1852), історичного архіву у Харкові (1880) та історичного, архівно-бібліотечного відділу Генерального секретаріату в справах освіти (1919). У радянські часи питаннями архівознавства займалися центральні та місцеві архівні установи, які з 1937 по 1960 підпорядковувалися НКВС—МВС, а також кафедра архівознавства Київського унівреситету (з 1944). Наукові дослідження висвітлювалися на сторінках фахових періодичних видань та наукових збірок. Наступним етапом у розвитку архівознавства стало відновлення державності України, демократизація архівної справи, ухвалення закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (1993), заснування фахових НДІ. Питання архівознавства висвітлювались в архівознавчих журналах: «Архивное дело», «Архівна справа», «Радянський архів», «Архів Радянської України», «Науково-інформаційний бюлетень» Архівного управління МВС УРСР, тепер - «Архіви України».