3.Бібліотечно-бібліографічна класифікація як універсальна комбінаційна система

Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК)

ББК найпоширеніша сьогодні в нашій країні бібліотечна класифікація, її застосовують як універсальні бібліотеки з різним обсягом фондів, так і багато спеціальних бібліотек. Філософсько-методологічна основа ББК. Як і більшість сучасних класифікацій, ББК ієрархічна комбінаційна система. Головна її відмінність від інших бібліотечно-бібліографічних класифікацій у методологічній основі. Основу ББК становить класифікація наук, побудована за принципами діалектичного матеріалізму, які заклав Ф. Енгельс.

Основний ряд ББК, побудований відповідно до положень діалектико-матеріалістичної класифікації наук, розпочинається циклом наук про природу. Відділи, розділи і дрібніші ділення основної таблиці будуються, виходячи з цілої низки ознак, які мають різне значення і межі використання.

Систему типових ділень ББК складають загальні типові ділення (ЗТД), територіальні типові ділення (ТТД), етнічні типові ділення (ЕТД), спеціальні типові ділення (СТД) і плани розміщення (ПР). ББК має індексаційну базу, що складається з великих і малих букв російського алфавіту, арабських цифр, математичних та інших символів.

Основний ряд у таблицях для наукових бібліотек позначається великими буквами від А до Я, в інших варіантах таблиць — цифрами. Усі наступні ступені ділення позначаються цифрами за десятковим принципом. Індексація в ББК структурна з послабленою виразністю.

Універсальна десяткова класифікація (УДК)

УДК використовується в Україні в не переробленому вигляді з 1962 p., коли були створені органи науково-технічної інформації. Її почали застосовувати патентні служби, науково-технічні архіви, установи, пов'язані з організацією наукової діяльності тощо. За наших часів УДК набуває великого поширення. Багато технічних бібліотек використовують УДК і в систематизації документів суспільно-економічної тематики, на застосування УДК перейшли бібліографічні установи, зокрема Книжкова палата. За структурою УДК — ієрархічна комбінаційна класифікаційна система, яка містить основну таблицю, допоміжні таблиці й абетково-предметний покажчик.

Важливою позитивною рисою УДК є її індексація.

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ №22

1.Складання номенклатури справ та формування справ

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

наприклад:01 - директор,02 — юрисконсульт, 04 - головний бухгалтер

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів - журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;

контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;

накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу; особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;

документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.