2.Види аналітико-синтетичної переробки документної

інформації

Аналітико-синтетична переробка документної

інформації – це процеси перетворення інформації, що міститься в

первинному документі, з метою створення вторинних документів. Для забезпечення різноманітних інформаційних запитів користувачів існують різні види АСПДІ: складання бібліографічних описів документів, індексування, анотування, реферування, підготовка оглядових творів, науковий переклад, вилучення фактів та ін. Бібліографічний опис як інформація про документи, що характеризує їхні найважливіші ознаки, є одним із основних видів АСПДІ, який належить до макроаналітичного виду згортання інформації. Бібліографічний опис визначають як сукупність бібліографічних відомостей про документ, наведених за певними правилами установленому порядку фіксування областей і елементів, що призначені для ідентифікації і загальної характеристики документа. Такі елементи містять інформацію про назву, автора видання, місце видання, видавництво, рік видання,кількість сторінок та ін. Усі елементи поділяються на обов’язкові й факультативні. Анотування – це процес складання коротких відомостей, що характеризують документ з точки зору його змісту, форми, цінності, читацького призначення, оформлення тощо.

Індексування – це процес опису змісту та форми документа засобами штучної інформаційно-пошукової мови . Результатом індексування документа є його пошуковий образ, який представляє собою набір лексичних одиниць (індексів) інформаційно-пошукової мови, прийнятої в інформаційно-пошукової системі, що відповідають основним предметам і аспектам змісту документа. Індексуванню підлягають і інформаційні запити користувачів. Результатом індексування запиту є його пошуковий образ – сукупність понять про головні теми, аспекти запиту, які виражені інформаційно-пошуковою мовою. Редагування — це приведення об'єкта редагування у відповідність із чинними у певний час у конкретному суспільстві нормами, а також його творча оптимізація, метою яких є отримання заданого соціального ефекту. Складається з двох рівноправних процедур: контролю (аналізу) та виправлення (реконструкції) авторського оригіналу.

3.Управлінський документ: історія, загальна характеристика

Управлінський (організаційно-розпорядчий) документ - вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх структурних підрозділів та посадових осіб. Історія управлінських документів почалася ще ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості. Це були договору або угоди. Пізніше, за часів Петра I, з'явилися такі документи, як грамоти, відписки, доповіді, накази, пам'яті. У колезьким діловодстві виникла велика кількість нових управлінських документів вказні грамоти, накази замінені указами, регламентами, інструкціями, резолюціями; листування - пам'яті і відписки - замінені відносинами, рапортами, доношеними, реляціями, ведення, звістками. Для міністерської системи характерні такі документи, зносини (або відносини); реєстри, протоколи, відомості, описи, звіти, офіційні листи; записки; виписки. На сучасному етапі до управлінських документів відносять: накази, розпорядження, постанови, вказівки, службові листи, протоколи, акти, доповідні записки, договори. Особливо гостро і зримо відставання нашої країни виявилося в 80-90-і рр.., Коли теоретичні розробки в галузі кібернетики, математичних методів управління, інформатики та технічної елементної бази привели до широкої інформатизації суспільно-політичного та економічного життя промислово розвинених країн Заходу, впровадження в реальну управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції "безпаперового офісу". Це аж ніяк не применшує досягнень вітчизняної науки в галузі управління, НОТ, документознавства, в розробці комплексу теоретичних і прикладних проблем - створення системи стандартів з документації, Єдиної державної системи документації (ЕГСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, удосконалення спеціальних систем документації, рекомендації НДІ праці по нормуванню та оптимізації діяльності управлінських працівників. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінської дій на рівні управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД). Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для використання, як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформаціі.Управленческіе документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування . Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, укази, доручення, інструкції.

55