1.Основні вимоги до складання та оформлення управлінських документів

До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій.існує формуляр-зразок (службового документа) — це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри полів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити. Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що сприяє використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити — це елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їхнього розташування.

Датою створення документа вважається:день підписання та реєстрації листа або наказу;день затвердження плану, звіту, інструкції;день фіксації вчинків у протоколах, актах;день набрання чинності розпорядчого документу після одержання адресатом.

Індексація документів — це присвоєння документу умовного позначення, що надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа. У кожній організації повинна бути єдина і стабільна система індексації документів і простійне розташування складових частин індексу.В основі індексації лежить номенклатура справ організації.

Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа. Існує внутрішнє та зовнішнє погодження.Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Оформлення копій документів. Копії документів виготовляються та видаються тільки з дозволу керівника підприємства, організації або структурного підрозділу. Установа має право засвідчувати копії лише тих документів, які створені в ній. Це правило не поширюється на архівні установи, нотаріальні контори та приватних нотаріусів. Також установа може вирішити питання про копіювання документів про освіту, свідоцтв про народження та одруження працівників своєї установи.Нумерація сторінок. Номери сторінок проставляються починаючи з другого аркуша, угорі праворуч, на відстані не менше 10 мм від країв.

2.Спеціальна методика бібліографічного опису

існують такі методи складання бібліографічного опису:

-Складання бібліографічних описів документів, що мають індивідуальних авторів(Для творів, які мають авторів, найважливішою ознакою виступає прізвище автора. Основну роль у створенні авторських комплексів відіграє забезпечення уніфікації, єдності формулювання заголовка. У ньому спочатку наводять прізвище в називному відмінку, потім ініціали або ім’я та по батькові повністю.

-Складання бібліографічних описів безавторських творів.( В опи- сах для каталогів невеликих бібліотек, бібліографічних покажчиків, списків першим елементом виступає основна назва. У виданнях цих творів, як правило, наводять відомості п ро авторів обробки, переказу, укладачів, авторів передмов, коментарів і т. ін. “Слово о полку Ігоревім)

-Складання бібліографічних описів збірників.( Видання, складені з окремих творів одного чи декількох авторів, офіційних, наукових або інших документів, називаються збір#никами. За оформленням їх поділяють на два види: збірки, які мають загальну назву, і збірки, що не мають загальної назви. Розкрити склад збірника можна в анотації, розміщеній після опису, а можна в зоні при#міток бібліографічного опису.

-Складання бібліографічних описів відомчих видань. (Твори, видані від імені державних, політичних, громадських установ і організацій вважаються відомчими. Такі матеріали різноманітні за змістом, оформленням, значенням, але цікаві й важ#ливі для багатьох користувачів інформацією. Характерною особливістю оформлення відомчих матеріалів є велика кількість так званих “типових назв”, тобто назв, які починаються однаковими словами: “Звіт...”, “Резолюція...”, “Постанова...”, “Інструкція...” ,“Праці...” та ін.)

-Складання багаторівневого бібліографічного опису (складають на документи, видані у двох і більше томах, частинах, випусках, номерах тощо. Це багатотомні та серійні видання. Суть багаторівневого опису полягає в тому, що незалежно від кількості фізичних одиниць на видання складають єдиний бібліографічний опис, який містить відомості про видання в цілому і про кожну окрему фізичну одиницю.

-Бібліографічний опис багатотомних видань. (Описи мають деякі особливості. Головними джерелами інформації є загальні титульні аркуші, які висвітлюють Дані про видання в цілому, і титульні аркуші, що містять відомості про окремі томи. Описи можуть доповнюватися заголовком бібліографічного запису відповідно до загальних правил. Окремі томи багатотомного видання можуть бути написані різними авторами, тоді опис складається під основною назвою багатотомника)

-Бібліографічний опис серійних видань. (На серійні видання складають як одно, так і багаторівневі описи. Однорівневі описи складають на окремі випуски цих видань, якщо вони мають індивідуальні назви — це переважно серії та видання, що продовжуються. Багаторівневі описи на ці видання скла#дають в бібліотеках за наявності специфічного читацького інтересу, в бібліографічних посібниках — у разі необхідності охарактеризувати видання в цілому або декілька випусків. На періодичні видання складають, в основному, багаторівневі описи.)

-Складання бібліографічних описів нормативно- технічних і технічних документів, неопублікованих документів

-Бібліографічний опис патентних документів

-Бібліографічний опис типових проектів і креслень.,тощо.