1.Правові основи організації інформаційно-аналітичної діяльності

Організація інформаційно-аналітичної діяльності містить, насамперед:

Визначення цілей і загальних завдань, ролі та місця інформаційно-аналітичної діяльності в практиці управління відповідними процесами, подіями чи діями підчас виконання спільної роботи певною кількістю учасників, які виконують свою частину роботи окремо або з інших причин обмежені у погодженні напряму своїх дій з рештою партнерів, тому керуються з визначеного єдиного центру, відповідального за координацію дій всіх учасників виробничого процесу.

Утворення системи органів та інших структур - механізму, відповідального за створення сприятливих зовнішніх і внутрішніх умов реалізації стратегічних і поточних завдань, заходів у галузі забезпечення правопорядку, боротьби зі злочинністю; оборони держави; громадської, державної, національної безпеки та захисту національних інтересів України, та життєво важливих інтересів її громадян.

Правові форми організації визначених вище видів організації діяльності здійснюються шляхом:o видання правових актів, спрямованих на вирішення таких питань організації діяльності у державах і у суб'єктів господарювання, як створення зовнішньополітичних органів, відповідних спецслужб, правоохоронних органів, охоронних підрозділів, служб безпеки, мережі Інформаційно-довідкових, просвітницько-консалтингових структур, інформаційно-аналітичних підрозділів;o визначення і правового закріплення їх компетенції; джерел фінансування; порядку комплектування, визначення кваліфікаційних вимог до особового та керівного складу, процедур призначення на посади і службового просування посадових осіб, охорони праці та соціального забезпечення співробітників, підготовки і підвищення кваліфікації кадрів;o нормативного регулювання взаємодії, співробітництва з іншими органами та спецслужбами, взаємовідносин між ними (тобто зовнішньополітичних відомств і спецслужб з поліцією, судом, прокуратурою, адвокатурою тощо і навпаки); утворення механізму поширення правових знань і проведення Інших профілактичних заходів серед населення.

Законодавство України про інформацію складають Конституція України, Закон Про Інформацію, законодавчі акти про окремі галузі, види, форми і засоби інформації, міжнародні договори та угоди, ратифіковані Україною, та принципи і норми міжнародного права. Основні закони, якими регулюється сфера інформаційно-аналітичної діяльності – Закон України “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про науково-технічну інформацію”, "Про державну таємницю", Про інформаційні агентства, інші законодавчі акти. Цими Законами закріплюється право громадян України на інформацію, закладаються правові основи інформаційної діяльності. Закон України Про інформацію стверджує інформаційний суверенітет України і визначає правові форми міжнародного співробітництва в галузі інформації.

2.Організація документообігу в установі

Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Організація роботи з документами залежить від об’єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об’єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці – експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.

Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.

При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.