2. Еволюція понять «діловодство», «документаційне забезпечення управління», «документно-інфромаційне забезпечення управління», «управління документацією», «керування документацій ними процесами»

Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ людина передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків, найпростіших засобів зорової, слуховий, дотиковий комунікації. Виникнення осмисленої мови та мови ознаменувало, на думку ряду вчених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем по документах органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів. Документаційне забезпечення управління можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню (фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. Документно інформаційне забезпечення управління, походить від документаційного забезпечення управління та зосереджує свою діяльність в реалізації інформаційного забезпечення установи. Управління документацією означає спрощення опису документів шляхом сортування за видами, алфавіту та хронології. Ця функція значно спрощує не лише пошук, а й наступне знищення документів з вичерпаним терміном зберігання. Керування документаційними процесами – є складовою інформаційного менеджменту, інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа.

3. Загальна методика бібліографічного опису документів її завдання і зміст

Бібліографічний опис — це сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину чи групу документів, які наведені за певними правилами, необхідні та достатні, і є результатом аналітико-синтетичної переробки інформації. Процес складання бібліографічного опису є видом аналітико-синтетичної переробки інформації, що передбачає виявлення та формування за певною методикою множини бібліографічних даних про окремий документ або його частину, чи групу документів. Бібліографічні дані є конкретними відомостями про назву твору, його автора та інших. Тобто, БО дає уявлення про призначення, зміст документу.

Кожний бібліографічний опис виконує певні функції, найважливішою з яких є ідентифікація. Її суть в тому, що вона може виявити тотожність деяких документів, відрізняти їх один від одного і при цьому не бачити їх.

Бібліографічний опис складається безпосередньо за самим документом, за титульною сторінкою. Він складається на мові оригіналу та за сучасною орфографією.

Завдяки БО, можна розшукати документ за тими ознаками, які притаманні лише йому. Тобто перша функція є кроком для наступної, пошукової функції, яка пов'язана з функцією вибору, так як сукупність відомостей, наведених у бібліографічному описі, дає уявлення про документ і тим самим допомагає вибрати той, що найбільше відповідає потребам користувача.

Також до основних функцій належить інформаційна,що інформує про твір, його зміст, призначення. Окремим її випадком є сигнальна функція, так як бібліографічний опис повідомляє про новий документ, про надходження книги до бібліотеки.

По книзі Никіфоровської, три основні функції – ідентифікуюча, інформаційна та пошукова – пов’язані між собою та використовуються в різних видах бібліографічного опису. В різних ситуаціях пріоритети їхнього використання змінюються. Наприклад, при обробці нових надходжень до бібліотеки чи інформаційного центру головну роль відіграє ідентифікуюча функція БО, а у видавничих каталогах - інформаційна.

Обліково-реєстраційна функція полягає в тому, що опис дає змогу здійснювати облік і реєстрацію документів як на загальнодержавному рівні, так і на рівні тієї чи іншої установи. Організаційна функція – це формальні ознаки документу, які можуть бути основою для групування записів у конкретному пошуковому масиві.

При складанні бібліографічного опису необхідно дотримуватися певних вимоги:

· Точність – всі бібліографічні відомості мають відповідати даним документу;

· Повнота – повний набір даних, що допомають встановити відмінність документа від інших подібних;

· Єдність опису – склад відомостей, форма і послідовність мають бути стабільними;

· Стислість, оскільки БО вміщають на невеликій площі.

Білет 28