2. Примірна інструкція з діловодства як нормативний документ.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Примірна інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади (далі - установ) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи.

Примірна інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Викладені в Примірній інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в установі розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

3. Описання архівних документів: теорія, методика і практика.

Вміння описувати архівні документи, обліковувати їх та складати архівні довідники є головним професійним обов'язком архівіста і показником його фахової компетенції. Існує думка, що не меншу користь історії, науці приносять ті, хто виконує описи фондів, як і ті, хто готує публікації на основі невідомих документів.

Серед процесів архівної діяльності описуванню належать дуже важливі функції.

Описування є важливою ланкою у технологічному циклі організації архівних документів для їхнього зберігання і користування ними. Описування завершує стадію систематизації документів, створює основу для їх науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання і починає новий етап – організації НДА архіву.

Таким чином, описування є серцевиною архівної роботи, в якій сфокусовано закріплення організованих систем документів та їх ідентифікація; проведення облікових робіт і забезпечення контрольно-охоронних завдань (функцій); створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них. Описування архівних документів – не технічна робота, якою вона може здаватися на перший погляд. Це важлива наукова робота, від якості якої залежить і надійність охорони документів, і ефективність використання їхньої інформації.

Для характеристики архівного описування можна виділити такі головні аспекти, що визначають суть цього процесу, а саме:

1) метою архівного описування є створення точних, адекватних відображень архівних документів, які б допомогли користувачеві з мінімальною сторонньою допомогою зрозуміти їхній зміст і визначити місцезнаходження;

2) для ідентифікації об'єкта описування необхідно відібрати найголовніші його характеристики, щоб з їх допомогою розкрити зміст документів;

3) характеристики документів мають бути викладеними в описовій статті, яка і буде представляти (презентувати) документну інформацію.

ЕКЗАМЕНАЦІЙНИЙ БІЛЕТ №21