5.3. Цілі та структура організаційного плану

Успіх бізнесу багато в чому залежать від ділових навичок і професіоналізму персоналу фірми. Досвідчені керівники і кваліфіковані виконавці можуть вивести підприємство з кризи, а безпорадні, нав­паки, здатні зіпсувати найліпше діло. Тому організаційний план, де розглядаються кадрові питання, займає особливе місце серед інших розділів бізнес-плану.

Розробляючи організаційний план, підприємець має на меті:

• по-перше, переконати потенційних інвесторів і кредиторів у тому, що обрано оптимальну організаційно-правову форму бізнесу;

• по-друге, охарактеризувати менеджерів, які гра­тимуть провідні ролі в процесах становлення та управління фірмою;

• по-третє, довести здатність персоналу фірми реалізувати бізнес-план.

Розробку цього розділу бізнес-плану рекомендується починати з обґрунтування організаційної форми бізнесу, так як вона позначається на подальшій підприємницькій діяльності, визначає інші організаційно-правові аспекти бізнесу.

Далі в організаційному плані слід охарактеризувати потреби в трудових ресурсах, тобто визначити, які працівники (основні, допоміжні, спеціалісти) потрібні для справи.

Принципово важливо представити в організаційному плані відо­мості про власників та провідний управлінський персонал фірми. Загальну характеристику команди менеджерів варто доповнити інформацією про використання зовнішньої допомоги в управлінні бізнесом. Багато малих фірм залучають для виконання окремих функцій сторонні підприємства, і тому організаційний план треба доповнити описом консалтингових потреб.

Після того, як в організаційному плані будуть представлені власники, основні менеджери та зовнішні консультанти фірми, доцільно навести організаційну схему, яка показує зв’язки між підрозділами і розподіл повноважень.

Кінцевий розділ організаційного плану містить пояснення щодо кадрової політики та стратегії фірми. У ньому має пояснюватися, як буде здійснюватися добір та підготовка, оплата праці та стимулювання робітників.

Організаційний план складається з таких підрозділів:

• організаційна форма бізнесу;

• потреба в персоналі;

• власники, менеджери і зовнішні консультанти фірми;

• організаційна структура управління;

• кадрова політика і стратегія.

5.4. Зміст організаційного плану

Розробка організаційного плану починається з обґрунтування форми організації бізнесу. На вибір форми організації бізнесу впливає багато різних факторів - від особливостей сфери бізнесу і до ділових якостей підприємця. Найважливішими факторами є такі:

1. відповідальність (як підприємець ставиться до ризику втрати особистого майна, захисту інтересів інших учасників бізнесу в разі невдачі);

2. податки;

3. фінансові потреби (співвідношення обсягів необхідного започаткування стартового капіталу з власними коштами підприємця);

4. можливості розширення бізнесу;

5. управлінські здібності підприємця (достатність знань, досвіду для управління бізнесом);

6. оперативність управління;

7. складність ліквідації фірми.

В організаційному плані необхідно:

• вказати на основні причини вибору форми організації бізнесу;

• наголосити на потенційних вигодах такого рішення;

• охарактеризувати можливі зміни юридичного статусу фірми на перспективу.

Коли фірма створюється як господарське товариство, обов’яз­ково треба пояснити умови його заснування. Коли йдеться про акціонерне товариство, то необхідно навести інформацію про кількість і тип акцій, указати прізвища й адреси членів ради директорів. Копії юридичних документів подаються у додатках до тексту бізнес-плану.

Далі в організаційному плані треба охарактеризувати потребу в персоналі. Для цього всю роботу на фірмі слід розді­лити на складові: функції, види діяльності та завдання.

Це можна зробити за допомогою “дерева цілей” фірми: спочатку визначають загальні цілі, а потім їх конкретизують. Склавши повний перелік видів діяльності і завдань, можна визначити, скільки робітників, якого фаху і кваліфікації потрібно для їх виконання. На основі цієї інформації складають кваліфікаційні характеристики, посадові інструкції і штатний розклад.

Потребу фірми у персоналі можна представити у формі таблиці (див. табл. 5.4).

Таблиця 5.4. Потреба фірми в персоналі

Категорії працівників	Необхідні якості (кваліфікація, досвід тощо)	Необхідна чисельність персоналу	Суми витрат на персонал	Джерела персоналу (внутрішні, зовнішні)
Спеціалісти
Службовці
Робітники

Особливу увагу в організаційному плані слід звернути на характеристику власників бізнесу і керівників фірми. У підрозділі “Власники бізнесу, команда менеджерів і зовнішні консультанти” треба визначити, кого саме слід охарактеризувати і як це зробити. До таких осіб належать:

1. підприємці - засновники бізнесу;

2. інвестори;

3. провідні менеджери (керівники відділів та ін.);

4. зовнішні консультанти, експерти.

Часто виникає питання, кого і чому бажано залучити до роботи. Для відповіді на це запитання складають матрицю управлінських здібностей (табл. 5.5), що дозволяє визначити функції управління, для виконання яких необхідно залучати зовнішніх консультантів.

Таблиця 5.5. Матриця управлінських здібностей

Основні функції управління	Забезпечуються персоналом фірми (власниками, менеджерами)	Необхідна зовнішня допомога	Спосіб отримання зовнішньої допомоги
			підвищення кваліфікації персоналу	залучення зовнішніх консультантів
1. Бухгалтерський облік
2. Оподаткування
3. Планування
4. Організація
5. Управління фінансами
6. Управління персоналом
7. Збут
8. Ціноутворення
9. Юридичні питання
10. Страхування
.............................

Надалі в організаційному плані потрібно з’ясувати, які відомості про керівників фірми бажано подати у бізнес-плані. Тут можливі варіанти:

1. іноді достатньо включити лише загальні відомості про рівень кваліфікації та професійні досягнення основних керівників;

2. в інших випадках на кожного з керівників необхідно підготувати коротку біографічну дові­дку і зазначити посадові їх обов’язки. У біографічній довідці слід особливо підкреслити кваліфікацію, досвід і виробничі досягнення кандидата. Ґрунтовні характеристики основних керівників і перелік посадових обов’язків, як правило, подаються в додатках. Те саме стосується й рекомендацій з попередніх місць роботи, переліку досягнень і нагород.

При складанні підрозділу “Власники бізнесу, менеджери і зовнішні консультанти”, слід мати на увазі, що потенційні інве­стори оцінюватимуть не стільки здібності ке­рівника, скільки збалансованість знань, кваліфікації та досвіду команди менеджерів фірми в цілому, їх сумісність для ефективної співпраці.

У цьому розділі бізнес-плану обов’язково треба надати орга­нізаційну схему управління, за допомогою можна зрозуміти підпорядкованість підрозділів фірми.

Опрацювання організаційної схеми управління фірмою охоплює чотири етапи.

Спочатку формується перелік основних функцій (вироб­ництво, маркетинг, фінанси, облік, управління персоналом тощо). За необхідності ці функції можна деталізувати.

На другому етапі складають перелік організаційних одиниць фірми (цехів, відділів, служб тощо).

На третьому етапі розробляють матрицю типу “функції - орга­нізаційні одиниці фірми”. Це означає побудову таблиці, де по вертикалі записано функції, а по горизонталі - організаційні одиниці фірми. Якщо організаційний підрозділ фірми виконує певну функцію - в таблиці роблять позначку.

У результаті кожну функцію буде “спроек­товано” на відповідний структурний підрозділ, що і відповідатиме за її реалізацію. При цьому необхідно дотримуватися таких правил:

• усі визначені функції мають бути розподіле­ними (за окрему справу відповідає певна особа);

• за виконання певної функції має відповідати лише один під­розділ (інакше виникатиме дублювання діяльності підрозділів);

• у процесі деталізації функції (розподілу функції на під­функції) не слід забувати про діапазон контролю (одному керів­нику має бути підпорядковано не більше 5–6 підрозділів).

На четвертому етапі варто накреслити схему організаційної структури управління, на якій показати всі організаційні одиниці фірми, їх ієрархію і зв’язки. До креслення додається текст, що пояснює особливості організаційної побудови фірми.

У підрозділі “Організаційна структура управління” слід звернути увагу на таке:

1. організаційна схема узгоджується з положеннями попередніх розділів бізнес-плану. Так, в організаційній схемі мають знайти відображення рішення щодо структури служби збуту (маркетинговий план), технології виробництва й виробничих підрозділів (виробничий план);

2. організаційна схема має відбивати розподіл повноважень і обов’язків між власниками фірми і менеджерами. Вона має відповідати принципам системи управління фірмою, що зафіксовані в установчих документах.

Підрозділ організаційного плану “Кадрова політика і стратегія” має надати уявлення про філософію фірми з вирішення кадрових питань. У цьому розділі необхідно роз’яснити, як будуть вирішуватися проблеми добору, підготовки та оплати праці співробітників фірми. Зокрема, мають висвітлюватися питання:

• строків комплектації штатів;

• стандартів і процедур добору персоналу;

• структури заробітної плати, пакета пільг, премій, участі в прибутках тощо.

Перелік контрольних запитань до розділу “Організаційний план” наведено у табл. 5.6.

Таблиця 5.6. Контрольні запитання до розділу “Організаційний план“”

Яку форму організації бізнесу обрано і чому? Які чинники зумовили такий вибір і потенційні вигоди такого рішення? Якщо підприємницька структура є господарським товариством, то на яких умовах його створено? Які працівники (спеціалісти, службовці, основні й допоміжні робітники) необхідні для успішного ведення бізнесу? Які ділові навички, освіта, досвід, кваліфікація їм необхідні? Як планується залучати кваліфікованих робітників? Керівний склад фірми (короткі відомості)? Як розподіляються обов’язки між членами управлінської команди? Якими є умови та форми винагороди менеджерів? Чи залучатимуться професійні консультанти? Як побудовано організаційну схему управління фірмою? Чи узгоджено організаційну схему з положеннями маркетингового плану й виробничому плані? Які стандарти і процедури застосовуються у процесі добору персоналу? Рівень і структура заробітної плати персоналу?

ВИСНОВКИ

1. Головне завдання виробничого плану полягає в переконанні партнерів (інвесто­рів, кредиторів) у тому, що фірма: а) спроможна організувати виробництво; б) здатна продукувати необхідну кількість товарів належної якості; в) може придбати необхідні ресурси. У виробничому плані виокремлюють такі блоки (підрозділи):

• основні виробничі операції;

• машини та устаткування;

• сировина, матеріали й комплектуючі вироби;

• виробничі й невиробничі приміщення;

• вплив зовнішніх факторів.

2. У підрозділі “Основні виробничі операції” варто навести схему виробничих потоків, яка дає можливість зрозуміти: 1) джерела сировини, матеріалів, комплектуючих виробів; 2) технологічну послідовність виготовлення продукції; 3) напрями збуту готової продукції. Крім того, у цьому розділі визначають операції, що виконуватимуть субпідрядники, надають їх характеристику з додатком копій укладених контрактів.

3. Підрозділ “Машини та устаткування” складається із: 1) повного переліку машин та устаткування для здійснення технологічного процесу; 2) розрахунків витрат на придбання або оренду (лізинг) технологічного обладнання; 3) інформації щодо строків служби та амортизаційних відрахувань. У разі потреби надають характеристику основних техніко-експлуатаційних параметрів устаткування.

4. У підрозділі “Сировина, матеріали й комплектуючі вироби” наводять відомості щодо: а) матеріальних ресурсів, що використані у виробничому процесі; б) постачальників сировини й матеріалів; в) цін на матеріальні ресурси; г) умов постачання ресурсів; д) обсягів запасів сировини, матеріалів і комплектуючих виробів, а також відомості щодо умов зберігання.

5. Підрозділ “Виробничі й невиробничі приміщення” містить інформацію про потреби фірми в виробничих і невиробничих приміщеннях. Приміщення характеризуються щодо їх розмірів, територіального розміщення тощо.

6. У виробничому плані визначається вплив зовнішніх факторів на виробничо-господарську діяльність. До таких факторів належать: 1) зростання цін на матеріальні ресурси; 2) поява нових технологій виготовлення продукції; 3) юридичні обмеження щодо виробничих процесів (санітарно-екологічні норми, вимоги до утилізації відходів, безпеки праці тощо).

7. Цілями розробки організаційного плану є такі: а) переконати потенційних інвесторів (кредиторів) у правильності вибору організаційно-правової форми бізнесу; б) охарактеризувати провідних менеджерів фірми; в) підтвердити спроможність підприємця, команди менеджерів та іншого персоналу фірми реалізувати бізнес-план.

8. Організаційний план складається з таких підрозділів: а) організаційна форма бізнесу; б) потреба в персоналі; в) власники, менеджери та зовнішні консультанти фірми; г) організаційна схема управління; д) кадрова політика і стратегія.

9. Основними принципами вибору форми організації бізнесу є: матеріальна відповідальність підприємця і готовність до ризику; система й рівень оподаткування; співвідношення стартового капіталу і власних коштів підприємця; оперативність управління; урахування ймовірності банкрутства й ліквідації фірми.

10. Потреба бізнесу в персоналі має ґрунтуватися на сформульованих функціях, видах діяльності та завданнях, що забезпечується побудовою “дерева цілей” і складанням штатного розкладу. Обґрунтування потреби в персоналі здійснюється за відповідними категоріями (керів­ники, менеджери, службовці, робітники) із зазначенням ділових якостей (кваліфікації, досвіду роботи), чисельності, заробітної плати тощо.

11. У підрозділі “Власники бізнесу, менеджери і зовні­шні консультанти” подається характеристика засновників, інвесторів, провідних менеджерів, експертів і консультантів (рівень кваліфікації, професійні досягнення, досвід роботи; рекомендації, державні нагороди тощо).

12. Організаційна схема управління фірмою розробляється поетапно: 1) формується перелік основних функцій, виробничих і функціональних підрозділів фірми (цехів, відділів, служб); 2) розробляється матриця типу “функції-організаційні одиниці” за певними правилами: повний розподіл функцій між підрозділами (особами); відповідальність за виконання певних функцій; оптимальний діапазон контрольних функцій керівника (5–6 підрозділів); 3) графічно виконується організаційна схема управління фірмою з виокремленням організаційних одиниць і зв’язків між ними.

13. Підрозділ “Кадрова політика та стратегія” стисло характеризує філософію фірми з кадрових питань. Зокрема, в ньому висвітлюються: строки комплектації штатів, процедура добору персоналу; мотивація та оплата праці.

РОЗДІЛ 6. ФІНАНСОВИЙ ПЛАН