Упражнения

//«. Укажите ошибки в оформлении документов. Обратите вни­мание на состав и расположение элементов оформления до­кументов. Отредактируйте документы.

1. Начальнику механосборочного цеха № 2

т. Алексееву

Очень прошу предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 15 февраля по 18 февраля по семей­ным обстоятельствам.

Токарь Смирнов Николай

2. Доверенность

Я, Аникин В. Н., доверяю моей жене Аники­ной Н. С. получить мою зарплату за первую половину декабря.

16 декабря 1981 г. В. Аникин

Паспорт XIII СА № 184772, выдан 8 о. м.

г. Москвы 24 июля 1980 г.

3. Автобиография

Я, Викентьев Л. А., родился 7 июня 1964 г. в г. Москве. С 1971 года по 1979 год учился в школе и окончил восемь классов. В 1979 поступил в техни­ческое училище, где получил профессию монтажника. С 1981 года до настоящего времени работаю на строй­ках г. Москвы. Имею 4 разряд. В 1979 году вступил в ВЛКСМ. Сейчас кандидат КПСС. В 1986 году окончил вечерний техникум. С 1987 назначен брига­диром комплексной бригады. Учусь в вечернем уни­верситете культуры.

К автобиографии прилагаю характеристику, дан­ную мне партбюро цеха.

Викентьев Леонид

3. июня 1988 года

4. [Бланк]

Московское областное правление научно-технического общества лесной промышленности

Тов. Иванов!

Просим Вас принять участие в заседании Оргко­митета по подготовке научно-технического совещания

по улучшению лесоснабжения и использования дре­весины в деревообрабатывающей промышленности г. Москвы и Московской области...

18 августа 1988 г. Зам. Председателя МОНТО лесной промышленности [Подпись]

Приложения:

1. Повестка дня: 1) сообщение МОНТО о ходе под­

готовки совещания;

2. сообщение Гипролеспрома (т. Петров);

3. сообщение московских организа­ций о подготовке содокладов и пред­ложений.

2. Заседание состоится в пятницу 22 августа в 15 ча­сов в помещении МО Правления НТО лесной про­мышленности.

3. Проект рекомендаций совещания по рационализа­ции лесоснабжения г. Москвы и Московской об­ласти.

5. Пр иказ

по автобазе № 26

№ 685 26 августа 1988 г.

Освободить от работы в должности диспетчера Новикову Лидию Павловну, поступившую на работу 21 июня 1980 г., с 27 августа 1988 г. согласно личного заявления.

Директор

автобазы № 26 [Подпись]

6. Расписка

Мною получено у зав. лабораторией кинофото­материалов: фотоаппарат «Зоркий», сменный объек­тив, увеличитель. Обязуюсь вернуть их по первому требованию.

18/У1-88 г.

Инженер Семенов Н. Ф.

§77. Способы изложения материала в документе

Наиболее общее требование, определяющее специ­фику изложения в деловых, научных и публицисти­ческих текстах, заключается в следующем: 1) изло­жение должно вестись по четко продуманному плану;

2. ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных форму­лировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, яв­лениях природы и т. д.) в той хронологической по­следовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды про­токолов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т. д.

В описании характеризуется явление (пред­мет, лицо, событие) путем перечисления его призна­ков, свойств, особенностей. Части текста, раскрываю­щие те или иные стороны предмета, являются эле­ментами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизи­руется и обосновывается элементами описания. Опи­сательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе — отчете, акте, при­казе, постановлении и т. д. Например:

...С 1987 г. в совхозе проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были пол­ностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по 18— 20 часов в сутки. В бригады были направлены специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была органи­зована доставка горячего питания непосредственно на место ра­боты. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 — четыре, тракторов МТЗ-7 — три и необходимый сельско­хозяйственный инвентарь... в этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации по­левых работ конкретизируется перечислением принятых руковод­ством совхоза мер.

В тексте, называемом рассуждением, логи­чески последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явле­ний и, как правило, доказывает определенное поло­жение. Например:

В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии...— данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.

В текстах документов могут встретиться различ­ные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопо­ставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др.

Документы сложного состава, как правило, пред­ставляют собой тексты смешанных типов. В служеб­ных документах повествование, описание и рассуж­дение очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложе­ния материала.

1. В повествовании важно выделить узловые со­бытия, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность со­бытия во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, вы­ступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.

Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступле­ние от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправдан­ными, мотивированными содержанием текста. Это условие не выполнено, например, в таком отрывке из автобиографии:

Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 г в деревне Климова Гора Осташковского района Калининской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в кол­хозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1948 г. был призван на действительную службу в Советскую Армию...— фраза После войны моя семья поселилась в городе Осташкове... выбивается из ритма повествования и в при­веденном контексте вряд ли уместна.

2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессио­нальной подготовки, инициативность и самостоятель­ность в принятии решений, активность в обществен­ной жизни и т. д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т. п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматри­ваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскет­болистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? быст­рота реакции? темперамент? и т. д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представ­ление о предмете.

3. В рассуждении обычно что-либо обосновыва­ется, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения ма­териала в рассуждении обычно определяется струк­турой доказательства.

Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в кото­ром мысль движется от отдельных фактов к обобще­нию. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, построенного на основе индукции (от частного — к общему), может служить приведенный выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность выделения автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, основанного на дедук­тивном доказательстве:

...Штурмовщина — одно из самых опасных зол в работе пред­приятия. Если в первой декаде месяца 15% плана, во второй — 25%, а в третьей, когда нужно отчитываться,— 60%, хорошего качества изделий не жди. Люди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям-смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает коли­чество претензий и рекламаций.

Однако сам по себе тип доказательства (индуктив­ное или дедуктивное), которое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как фор­мальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы до­казательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Непра­вильное расположение материала в рассуждении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).

Упражнения

119. Проанализируйте тексты; отметьте случаи неправильного рас­положения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием требований типового формуляра, а какие — с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документы.

1. Акт

Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово.

После двухнедельного пребывания на месте рабо­ты имеется в наличии: курток (десантных) — 16; брюк ватных ■— 25; телогреек — 4; сапог резиновых — 18 пар.

Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписки, несет бригадир Овчаренко Нико­лай. Им было получено на бригаду: курток — 20; телогреек — 5; брюк — 25; сапог — 25.

Т. Овчаренко ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в негодном якобы сос­тоянии. Т. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 1988 г.

Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов — Сергеева Л. И.

Бригадир Овчаренко Н.

10.88 г.Снятие мотора с лодки производится в следующем порядке:

1. Запрещается переносить мотор и класть его так, чтобы подводная часть была выше двигателя, из-за возможного попадания остатков воды в цилиндр двигателя и магнето.

2. Поднять мотор вверх, снять с транцевой доски, вынуть из воды и держать в вертикальном положении, пока вода не вытечет из системы охлаждения.

3. Отвернуть два винта крепления мотора к транцу лодки.

4. Завернуть винт на пробке топливного бака и проверить закрытие топливного крана.

3. Председателю правления колхоза «Заря» —

тов. Краснову Г. Ф.

Сдача объекта в Вашем колхозе задерживается по вине правления. Окончание строительства авто­матизированной линии по раздаче кормов на живот­новодческой ферме в д. Сельцы срывается из-за от­сутствия на месте труб нужного диаметра для водо­провода и направляющих рельсовых путей.

Также Вами не выделены на строительство рабо­чие. С 10 по 15 августа на работу стройбригада не выходила. Нужные для окончания строительства ма­териалы до сих пор находятся на центральной усадь­бе и не завозятся, как нам сообщили тт. Иванов и Сидоров.

Обращаю Ваше внимание на Вашу личную ответ­ственность за окончание строительства до наступле­ния периода содержания скота на фермах.

И. о. гл. инженера стройуправления Мешков Н. И.

3. Характеристика

на инженера Петрова Н. И.

Инженер Петров Н. И. работает на нашем заводе с 1982 г. До этого работал в конструкторском бюро Московского станкостроительного завода. Окончил в 1975 г. Московский станкоинструментальный инсти­тут.

Т. Петров активно участвует в общественной ра­боте. Является членом общественного контроля за­вода, сотрудничает в заводской многотиражной газете.

Т. Петров проявил себя знающим специалистом, является автором нескольких рацпредложений. С 1987 г. занимает должность ведущего инженера с окладом 140 рублей в месяц. Под его руководством проведена работа по станку УКШ-17.

Т. Петров родился в 1952 г. в г. Рязани. Член КПСС. Образование высшее. Награжден медалью «За трудовую доблесть», а также юбилейными меда­лями.

Т. Петров пользуется заслуженным авторитетом. Партком завода целиком и полностью поддерживает его стремление продолжить образование в заочной аспирантуре.

Директор завода [Подпись] Секретарь парткома [Подпись] Председатель завкома [Подпись]

119. Проанализируйте текст с точки зрения логики и последова­тельности изложения. Отредактируйте документ.

Справка

о проводимых мероприятиях согласно предложений скрипичного мастера т. Воронова

Скрипичным мастером фабрики смычковых инстру­ментов т. Вороновым на наше имя от 25 октября

1987. г. были затронуты следующие основные вопро­сы, направленные на улучшение работы по изготов­лению смычковых инструментов.

1. Изготовление партии высококачественных инст­рументов для передачи их на длительное обыгрыва­ние в консерваторию, Институт им. Гнесиных и ряд симфонических оркестров для правильной оценки музыкальных инструментов.

2. Выработка и утверждение более рациональной формы оплаты труда индивидуальных мастеров, от­ражающей принцип материальной заинтересованности в зависимости от количества и качества выполняемой работы.

3. Решение вопроса о создании запаса ели и клена с пятилетним сроком выдержки.

Рекламирование и организация продажи через торгующую сеть музык-альных инструментов индиви

-дуального исполнения в специализированных мага­зинах.

4. Приобретение по импорту комплекта ручных инструментов для изготовления скрипок.

5. Разработка и внедрение новых, более совер­шенных моделей скрипок, необходимых приспособле­ний и оборудования.

На совещании, проведенном на фабрике с учас­тием руководства фабрики, обсуждалось указанное письмо и на основании принятых решений издан при­каз по Управлению за № 21 от 11 апреля 1988 г.

Управление мебельной промышленностью, фабрика смычковых инструментов и экспериментальная фаб­рика обязаны принять меры по выполнению предло­жений, которые внес т. Воронов. Однако в настоящее время получить выдержанные материалы с 5—6-лет­ним сроком выдержки по требуемой номенклатуре не представляется возможным за неимением таковых.

Начальник Управления мебельной промышленности

[Подпись]

119. Проанализируйте акт с точки зрения степени важности ука­занных в нем фактов. Отредактируйте документ (устраните малосущественные детали, расположите материал в нужной логической последовательности).

Акт

обследования выдачи материальной помощи профкомом хлебозавода № 14

Настоящий акт составлен ревизионной комиссией в составе Иванова П. Н., И. Н. Петровой, А. К. Си­доровой. Комиссия установила следующее:

Книга выдачи материальной помощи ведется с 1986 г. (в книге выдачи путевок в санатории, напри­мер, вообще не указано, с какого времени она ве­дется). Нельзя премировать за счет материальной помощи. Не везде указан год вступления в союз. Записи в книге выдачи материальной помощи ве­дутся очень небрежно и неразборчиво. Книга, как и книга ведомостей, которая ведется казначеем проф­кома И. А. Лопухиной, с 1984 г. не разграфлена. При выдаче помощи из фонда директора не указы­ваются мотивы этой выдачи. Материальная помощь тов. Коровину Р. в сумме 20 р. выдана в ХП-85, а выписка из протокола № 5 от 6.3.87. Не везде ука­зывается, из какого фонда оказана помощь.

10 июня 1988 г. _п ..

П. Иванов

И. Петрова А. Сидорова