Глава 20. Композиционные особенности служебных документов

§ 76. Форма документа

ГОСТ 6.15.1—75 «Система организационно-рас­порядительской документации. Основные положе­ния» и ГОСТ 6.10.1 —80 «Унифицированные системы документации. Основные положения» устанавливают признаки, назначение и состав унифицированной документации. Эта система используется в автомати­зированных системах управления центральных и мест­ных органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, а также подведом­ственных им предприятий, организаций, учрежде­ний.

В унифицированную систему организационно-рас­порядительной документации входит комплекс госу­дарственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной запис­ки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объясни­тельной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

Форма служебного документа —это со­вокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, по­следовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наиме­нования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т. д. Элементы содержания — это структур­ные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т. д.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым форму­ляром, принятым для документов данной разновид­ности.

В соответствии с ГОСТ 6.39—72 формуляр-образец устанавливает следующий состав реквизитов и их рас­положение: 1) Государственный герб СССР или

союзной республики; 2) эмблема организации или предприятия; 3) изображение наград; 4) код предпри­ятия, учреждения или организации; 5) код формы документа; 6) наименование министерства или ведом­ства; 7) наименование учреждения, организации или предприятия; 8) наименование структурного подраз­деления; 9) индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер расчетного счета в банке; 10) название вида документа; 11) дата; 12) индекс; 13) ссылка на индекс и дату входящего документа; 14) место состав­ления или издания; 15) гриф ограничения доступа к документу; 16) адресат; 17) гриф утверждения; 18) резолюция; 19) заголовок к тексту; 20) отметка о контроле; 21) текст; 22) отметка о наличии прило­жения; 23) подпись; 24) гриф согласования; 25) визы; 26) печать; 27) отметка о заверении копий; 28) фами­лия исполнителя и номер его телефона; 29) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30. отметка о переносе данных на машинный носитель;

31. отметка о поступлении.

В типовом формуляре закрепляются:

1. Состав обязательных элементов оформления до­кумента, обеспечивающий его юридическую и практи­ческую полноценность.

2. Логическая схема документа, т. е. такое взаим­ное расположение его частей, которое дает наиболь­шие удобства в работе с документом. Например, в бланках писем печатают: 1) эмблему учреждения (если она имеется); 2) наименование ведомства;

2. наименование организации; 4) наименование струк­турного подразделения; 5) адрес, номер телефона, телеграфный шифр, номер телетайпа; номер расчет­ного счета в банке; 6) ограничительные линии для полей, индекс, даты, ссылки на номер и дату (со словами на М...); 7) трафаретные части текста.

Такая схема расположения материала соответ­ствует сложившейся практике работы с письмами:

1. работника, ответственного за регистрацию и рас­сылку корреспонденции, интересуют прежде всего сведения, содержащиеся на бланке (наименования учреждений, даты, адреса, номера); 2) работника, реферирующего переписку и осуществляющего подбор писем, интересует в первую очередь заголовок, тема письма, а также ссылки на другие Документы; 3) спе­циалиста, который должен детально ознакомиться с содержанием письма и дать заключение, интересует основной текст письма, приложения и т. д.

Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организа­ции, то в констатирующей части указывают назва­ние, номер, дату и заголовок к тексту распорядитель­ного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяс­нении.

Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться сло­вами ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанными прописными буквами на отдельной строке тремя машинописными интервалами ниже констатирующей части. Распоряди­тельная часть может делиться на пункты, если испол­нение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия (используются глаголы в не­определенной форме). В качестве исполнителя долж­ны быть указаны организации или структурные под­разделения:

1. Отделочному цеху принять...

2. Отделу реализации обеспечить...

Должностное лицо может быть указано в качестве

исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу; в этом случае приводят полное наименование должности ис­полнителя. Данные об исполнителе (фамилию, долж­ность, наименование организации или структурного подразделения) указывают в форме дательного паде­жа: заведующему лабораторией профессору Боло­тину А. Р. обеспечить... . Исполнители и сроки испол­нения могут выделяться в отдельный пункт, если при­каз не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.

Каждый реквизит имеет строго установленный со­став сведений и место их расположения.

Текстовую, содержательную часть организационно­распорядительного документа следует располагать между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».

Резолюция на документе должна быть датирована и подписана. «Гриф утверждения» должен состоять из слова Утверждаю, наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.

«Гриф согласования» состоит из слова Согласова­но, наименования должности лица, с которым согласо­ван документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. «Гриф со­гласования» располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписав­шего документ. Расшифровка подписи в распоряди­тельных документах может содержать только ини­циал имени и фамилию лица, подписавшего доку­мент.

Фамилию исполнителя и номер его служебного те­лефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.

Стандартизация формы значительно упрощает ра­боту с массовой документацией — ее составление, оценку, обработку и т. д. Напротив, нарушение требо­ваний, предъявляемых к документу типовым формуля­ром, существенно осложняет работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на дол­жность сотрудника может лишить документ юридиче­ской силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.

Неправильно, например, составлена следующая до­кладная записка:

Начальнику авторемонтной станции т. Курбанову

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему пово­ду. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремон­тированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Дьячков

Отметим ошибки: 1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ве­домство, которому она подчинена; 2) не указаны ини­циалы адресата; 3) наименование документа — «До­кладная записка» — должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адре­сата (адресату может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто слу­жебному делу); 4) текст следовало разделить двумя абзацными отступами (после слов по следующему по­воду и с бухгалтерией)-, 5) не указана дата состав­ления документа; 6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не пред­ложения или просьбы. Подобные типичные ошибки должны устраняться работниками, занимающимися ведением документации. На эти недочеты нужно обра­щать внимание составителей, незнакомых с установ­ленными стандартными формами.