§ 71. Выбор фактов, их проверка

Факты — основа содержания служебного докумен­та. Отбор фактического материала, включаемого в до­кумент, его проверка являются важнейшей частью работы как составителя документа, так и его редактора.

1. Фактический материал, используемый в слу­жебном документе, должен быть достоверным. Независимо от характера сведений (информация о событии, ссылки на чье-либо мнение или на другой документ, цифровой материал) все данные должны быть абсолютно точными, непротиворечивыми и тща­тельно проверенными.

Например, автор может ошибиться при изложении сведений общего характера — в именах известных лиц, в биографических данных, в названиях мест и т. д. Такие сведения должны быть проверены; для этого редактору следует обратиться к изданиям энциклопе­дического характера — «Большой Советской Энцикло­педии» или отраслевым энциклопедиям (юридической, географической, литературной и др.), энциклопеди­ческим словарям, справочникам и т. п.

В ряде случаев обращаться к справочным изданиям не обязательно. Например, если автор (или машини­стка) исказит общеизвестную фамилию, очевидно неправильно запишет цифровой материал и т. д. (одна­ко редактор обязан предупредить автора о всех вноси­мых исправлениях). Нередко причиной фактических ошибок становится невнимательность лиц, ответствен­ных за подготовку документа, их неумение проверить факты, навести нужные справки и т. п. Причиной ошибки может стать и небрежность в работе (например, секретарь, выдающий справку, искажает фамилию или адрес; ведущий протокол собрания отвлекается и про­пускает важный момент в выступлении; наконец, машинистка, перепечатывающая рукописный текст, путает цифры, условные обозначения и т. д.).

2. Фактический материал, включаемый в служебный документ, должен быть достаточным для объек­тивного решения вопроса. В. И. Ленин не раз подчер­кивал, что факты — это фундамент любого документа: «Чтобы это был действительно фундамент, необходимо брать не отдельные факты, а всю совокупность отно­сящихся к рассматриваемому вопросу фактов, без единого исключения, ибо иначе неизбежно возникнет подозрение, и вполне законное подозрение, в том, что факты выбраны или подобраны произвольно»

Полнота сведений, всестороннее рассмотрение проб­лем, учет всех факторов особенно важны в документах, на основании которых решаются практические вопросы, нередко имеющие важное политическое и хозяйствен­ное значение. Строгой критике в печати подвергается узковедомственный подход к делу, защита мероприя­тий, выгодных одной отрасли, одному учреждению.

Значение многих видов документов определяется прежде всего тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Это и докладные записки раз­личного содержания, и акты обследования, и отчеты, и разного рода служебная переписка. Полнота факти­ческого материала, всесторонний учет причин и след­ствий особенно важны в тех случаях, когда документ призван разрешить конфликтную ситуацию, т. е. тогда, когда сталкиваются противоположные взгляды, интересы. Полнота и достоверность фактического ма­териала определяют доказательность, убедительность документа.

Из сказанного, однако, не следует, что в документ должны включаться все сведения, относящиеся к тому или иному делу. Загромождение текста малосуществен­ными данными, перечни однотипных данных и т. п. могут отвлечь внимание от главного в документе, за­труднить работу с ним.

3. Требование полноты сведений не должно пони­маться прямолинейно, упрощенно. Любое явление об­ладает множеством признаков, тысячами нитей оно связано с другими явлениями, событиями. Пытаться перечислить все эти признаки, учесть все связи — трудное, а главное, ненужное занятие. Гораздо важнее найти и высказать основные аргументы, опереться на такие факты, которые имеют решающее значение. Актуальность фактов — это степень их важно­сти в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса. Допустим, в редакцию газеты прихо­дят многочисленные письма с жалобами на плохую работу городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеждается в том, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспорта. Организа­ции, ответственные за работу транспорта, обязаны дать ответ газете, сообщить о принимаемых ме­рах:

Ознакомившись с материалом, помещенным в № 10 Вашей газеты, управление (отдел) городского транспорта считает необ­ходимым сообщить следующее:

1. В настоящее время на городских линиях автобусов работает до 40 машин.

2. В связи с перегруженностью маршрутов № 8, 20 и 43 дейст­вительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы «пик».

3. Автобазам № 5 и 7 строго указано на недопустимость пере­броски рейсовых автобусов на другие маршруты, в том числе за­городные, а также для проведения экскурсий и т. д.

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дано ответа на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслуживание пассажиров на ли­ниях автобусов. Если будет, то когда? Что для этого сделано? Сведения, сообщенные в ответе, может быть, действительно важны. Но не в данной ситуации, не в данный момент. Ответы на вопросы, жалобы и пред­ложения должны быть конкретными и исчерпывающи­ми.

Упражнения

107. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя приведен­ные сведения.

Письмо-запрос

Уважаемые товарищи! Я закончил национальную школу. Прошу ответить, должен ли я писать сочине­ние на вступительных экзаменах. Хочу поступать в Московский инженерно-строительный институт.

Материал для ответа

Письменный вступительный экзамен по русскому языку (или языку, на котором ведется преподавание) и литературе обычно проводится в виде сочинения.

Лица, изучавшие в среднем учебном заведении русский язык в объеме программы национальной школы или изучавшие язык, на котором ведется пре­подавание в вузе, как общеобразовательный предмет, могут писать вместо сочинения изложение или дик­тант, кроме поступающих на специальности: филологи­ческие, иностранные языки, журналистика, междуна­родная журналистика, литературная работа, структур­ная и прикладная лингвистика, исторические, фило­софия, научный коммунизм, историко-архивоведение, правоведение, педагогика и психология (дошкольная), дефектология, международные отношения, междуна­родное право, международные экономические отноше­ния, русский язык и литература и родной язык и литература народов СССР.

110. Проверьте, правильно ли вычислен процент выполнения пла­на. Цех	План, т	Фактическое выполнение плана, т	°/ /о
Карамельный Конфетный Шоколадный Розничный	24 547 580 450 370	28 462 038 109 412	105.9 110,2 119,4

111. Укажите недочеты в использовании фактического материала.

Весенние полевые работы в опытном хозяйстве в 1987 г. были начаты 17 апреля, на 7 дней позже, чем в 1986 г., в связи с затяжной весной. По состоянию с 10.04 по 30.04 в сравнении с 1986 г. выполнено:

1. рассеяно минеральных удобрений в подкормку и основную заправку 210 т на площади 380 га (в

1986. г. — 280 т., т. е. 75%);

2. произведено закрытие влаги на площади 475 га в сжатые сроки с хорошим качеством;

3. предпосевная обработка (дискование) на пло­щади 475 га;

4. посажено картофеля 15 га.

112. Проанализируйте текст письма-запроса. Какие фактические сведения в нем являются лишними? Правильно ли дан ответ, достаточен ли он? Составьте варианты письма-запроса и письма-ответа.

Письмо-запрос

Уважаемые товарищи! Я окончил три курса дневно­го отделения химико-технологического института и с

1986. г. работаю на Московском лакокрасочном заводе в должности сменного мастера и учусь на заочном отделении института. С 1986 г. сотрудничаю в стен­ной и многотиражной печати, имею опубликованные работы.

Очень прошу сообщить, на каких условиях возмо­жен перевод на факультет журналистики из техничес­кого вуза. Какие предметы нужно досдавать? Какие нужно представить документы для перевода?

Письмо-ответ

...Перевод на факультет журналистики возможен только с факультетов и отделений журналистики го­сударственных университетов. Вопрос о переводе ре­шается персонально комиссией по переводам, рабо­тающей со второй половины июня ежегодно. Студенты технических вузов могут поступить на факультет журналистики только на общих основаниях на первый курс.

112. Оцените фактические сведения с точки зрения их полноты и конкретности. Исправьте тексты.

1. Рассмотрев статью «Резервы животноводства», РТП района выделило колхозам и совхозам дополни­тельное количество запасных частей к доильным установкам, которое должно обеспечить выполнение взятых колхозами и совхозами обязательств.

Инженерной службе Агропрома области поручено принять меры по ремонту имеющихся доильных агре­гатов. Ее работникам указано на недопустимость затягивания приведения оборудования ферм в техни­чески исправное состояние.

Результаты работы Агропрома области будут об­суждены в ближайшие возможные сроки.

2. Бюро цеха оргстекла по результатам произ­водственного совещания разработало конкретные мероприятия по повышению трудовой дисциплины и улучшению качества продукции. Из состава бюро выведен техник Артемьев Н. И., игнорировавший сигналы рабочих. Поставлен вопрос о понижении его по должности. Приказом начальника цеха объявлены выговоры Косых И. В. и Шарову М. Н. за системати­ческие прогулы. Работники контрольной службы обя­зуются строже следить за качеством готовой продук­ции.

3. Обсудив заметку «Мостки под колесами», Уп­равление дороги признает критику газеты правильной. На переходах через железнодорожные пути на ука­занных газетой станциях, при условии невниматель­ности со стороны отдельных пешеходов, действительно могут возникать технически и жизненно опасные мо­менты. Управлением дороги уже принято решение о строительстве на указанных станциях специальных переходов. В настоящее время на переходах устанав­ливаются средства дополнительного освещения и опо­вещения.