9. Словарь основных терминов

Автобиография – документ, содержащий краткое жизнеописание лица, принимаемого на работу или учебу.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и, при необходимости, его почтовый адрес.

Адресант- отправитель корреспонденции.

Акт - 1) обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке; 2) информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Анкета- 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос-ответ».

Бланк документа- стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Вид (письменного) документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ- документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан, и не выходящий за его пределы.

Входящий (поступивший) документ - документ, поступивший в организацию.

Гриф- специальная надпись на документе, пометка, указывающая на особый характер документа или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения- реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа- реквизит официального документа (число, месяц, год), свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Дело- совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Деловое (служебное) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом и пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Директивный документ- документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность- документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Докладная записка- информационный документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документ (документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование- запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот- движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, определяющий место и значение конкретной должности в структуре предприятия и содержащий полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, прав, ответственности и пр.

Заголовок к тексту документа- реквизит, кратко излагающий содержание документа.

Заявление- документ личного характера, составленный в виде просьбы, адресованный руководителю организации.

Инициативный документ- документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция- правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Исходящий документ- документ, отправляемый из организации.

Наименование документа- реквизит, обозначающий вид письменного документа.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ- документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Объяснительная записка- 1) документ, сопровождающий или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта),2) документ, содержащий объяснение сотрудника о поступках, событиях, причинах невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Подпись- обязательный реквизит документа, проставляемый собственноручно полномочным должностным лицом.

Положение- 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Постановление- правовой акт, изданный коллегиальными органами управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Приказ- правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

Протокол- документ, фиксирующий ход заседания, совещания, собрания.

Проект документа- предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.

Расписка– документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Распоряжение- правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационный номер документа- цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.

Регистрация документа- фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.

Регистрационный штамп- отметка, проставляемая на документе при его поступлении в организацию, состоящая из наименования организации, места для проставления даты и входящего номера документа.

Регламент- правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Резолюция- письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указание к действию.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицами при непосредственном трудоустройстве или желании получить ту или иную должность.

Реквизит документа- обязательный информационный элемент оформления служебного документа.

Решение- 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными или совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными, общественными и др.).

Система документирования- совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Справка- 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Стандартизация документов- установление единообразных форм служебных документов.

Трафарет- форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Унифицированная система документации (УСД)- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав- правовой акт, устанавливающий статус, структуру, цели, порядок и характер деятельности организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, определяющий права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Факсимиле- 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на официальном документе.

Формуляр документа- совокупность реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец- совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы.

Характеристика – официальный документ, выдаваемый администрацией предприятия или учреждения своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций.

Юридическое лицо- организация, предприятие или учреждение, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Юридическая сила документа- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.