- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
Контрольные вопросы для самопроверки:
К какому периоду относится приказное делопроизводство и почему оно так называется?
Что пришло на смену приказному делопроизводству? Какой документ, утвержденный Петром I, стал основой для работы коллегий?
Дайте определение термину «делопроизводство» в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Какие аспекты выделяются в делопроизводстве? Дайте их краткую характеристику.
В каких документах фиксируется управленческая деятельность организации?
Когда вошел в употребление термин «документационное обеспечение управления»? Чем это обусловлено? В чем заключается отличие термина «делопроизводство» от термина «документационное обеспечение управления»?
Литература
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт, 1998.
Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2004. - 256 с.
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: МЦФЭР, 2007. - 432 с.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2003. - 256 с.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. - М.: ТК Велби, Изд. Проспект, 2005. - 384 с.
Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
Целевая установка: охарактеризовать современную структуру управления документацией в России, дать представление о законодательной и нормативно-методическую базе делопроизводства.
После изучения данной темы слушатели смогут:
получить представление об основных органах власти и управления, отвечающих за организацию документационного обеспечения управления (ДОУ) на территории Российской Федерации;
назвать основные федеральные законы в сфере информации и документации;
ознакомиться с современными нормативно-методическими документами по делопроизводству.
Опорный конспект лекции
14.1. Современная структура управления документацией в России.
14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией.
14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству.
14.1. Современная структура управления документацией в России
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года, «Учреждение для управления губернией» 1775 г. Екатерины II, «Общее учреждение министерств» 1811 г. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие и сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).
Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства, издавались, и в советский период.
В настоящее время в Российской Федерации отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.
К основным органам власти и управления, отвечающим за организацию документационного обеспечения управления (ДОУ) на территории Российской Федерации, относятся:
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России);
Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций (Росархив);
Федеральная служба по труду и занятости в составе Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России);
Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФ России).
Положение о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарте России) утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 07.05.1999 №498.
Госстандарт является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.
Госстандарт России выполняет следующие основные функции:
несет ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм документов, их информационных элементов и систем документации;
обеспечивает общую координацию проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия форм документов, обращающихся в различных сферах деятельности;
участвует в международной унификации и стандартизации как самих документов, имеющих международное значение (например, внешнеторговая документация), так и их информационных элементов (например, обозначения дат, кварталов, недель, дней и пр.);
создает и ведет федеральный фонд государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации (1).
Упорядочение конкретных систем документации находится в ведении министерств и ведомств, отвечающих за определенную сферу деятельности и, соответственно, ее документационное обеспечение.
Общее методическое руководство в области делопроизводства и архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Положение о Федеральной архивной службе России утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 №1562.
Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации (2).
Ведущая научная организация в этой области - Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях (магнитных лентах, жестких дисках, дискетах и т.д.).
Росархив и его органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Росархив также несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране.
Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности, служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения.
Кроме того, на Росархив в качестве ведомства-разработчика возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД), что предполагает:
разработку общих требований к ОРД;
разработку форм документов;
контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела и за применением ОРД в различных сферах деятельности;
унификацию форм документов путем создания унифицированной системы ОРД;
осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.
В настоящее время в соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. на 01.12.1998) частные компании являются собственниками документов, образующихся в результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.
Частная компания имеет право заключить с каким-либо государственным или муниципальным архивным учреждением договор, согласно которому некоторые документы компании, отнесенные в установленном порядке к составу негосударственной части Архивного фонда РФ могут быть переданы на хранение в государственный или муниципальный орган.
Если компания имеет условия для обеспечения хранения документов и не желает иметь дело с государственным архивом, то она вправе не передавать свои документы на хранение в государственные архивные учреждения (3).
Таким образом, Госстандарт России и Росархив являются основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Как правило, они действуют в тесном контакте при решении всех основных вопросов управления документацией и делопроизводства. В их функции входит определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней.