10) По стадиям создания:

• черновик - предварительная редакция документа;

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал - документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТ;

• копия - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления - ксерокс, факс, фотокопия;

• отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала; обладает той же юридической силой, что и подлинники;

• выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф - документ, написанный рукой автора.

11) По срокам хранения:

• постоянного (бессрочного) хранения (представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

• долговременного (свыше 10 лет) - личные дела, истории болезни, техническая документация и пр.;

• временного (до 10 лет) хранения.

12) По функции управления:

• организационно-правовые - устав, регламент, положение (о структурном подразделении, о коллегиальных и совещательных органах), штатное расписание, инструкция (по делопроизводству, должностная инструкция и пр.), правила внутреннего трудового распорядка и др.;

• распорядительные - постановления, решения, распоряжения. приказы по основной деятельности, указания;

• информационные - служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, объяснительные и служебные записки, сводки и др.;

• документы по личному составу - автобиография, заявление, резюме, характеристика, приказы по личному составу, анкета и др. (2);

При группировке исполненных документов в дела используется классификация, основанная на наиболее существенных и повторяющихся признаках, вытекающих из реквизитов документов. Эти признаки получили название признаков заведения дел:

1. номинальный признак - по наименованию документа (протоколы, акты, приказы, решения и т.д.);

2. предметно-вопросный - по основному тексту документа (предмет, вопрос);

3. авторский - по принадлежности документа одному автору (учреждению или отдельному лицу);

4. корреспондентский - по адресату (используется при группировке служебных писем);

5. географический - по географическому месту нахождения корреспондентов;

6. хронологический - по дате (в первичный комплекс группируются документы за определенный период, например, за календарный год) (3).

20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, является организация системы и процессов управления, т.е. организационная функция.

Организационно-правовые документысоставляют правовую основу организации, определяют ее статус, компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Цель разработки организационно-правовые документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками организации.

К организационно-правовым документам относятся:

• устав организации (или положение об организации),

• учредительный договор,

• структура и штатная численность,

• штатное расписание,

• положения о структурных подразделениях,

• положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения,

• регламент работы коллегиальных и совещательных органов,

• регламент работы аппарата управления (руководства),

• инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению управления),

• должностные инструкции,

• правила и др. (4)

Условно организационно-правовые документы можно разделить на две группы:

1) Документы, регламентирующие деятельность всего персонала либо различных его категорий в масштабах предприятия в целом:

• Учредительные документы (учредительный договор, устав, положение об организации).

• Положение о персонале.

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• Структура и штатная численность.

• Штатное расписание.

• Положение об аттестации и др.

2) Документы, регламентирующие деятельность организации в рамках отдельных служб:

• Положения о структурных подразделениях.

• Положение о коллегиальных и совещательных органах.

• Должностные инструкции и пр.

20.3. Общие правила подготовки и оформления организационно-правовых документов. Особенности текстов организационно-правовых документов. Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы разрабатываются руководством организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих деятельность организации.

Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке или на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

• наименование организации (подразделения);

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа;

• текст документа;

• подпись;

• оттиск печати;

• гриф утверждения.

Датойорганизационно-правового документа является дата его утверждения.

Заголовок к текстув организационно-правовых документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

• Положение (о чем?)- об отделе кадров.

• Инструкция (о чем?)- о ведении бухгалтерского учета;(по чему?)по делопроизводству.

• Штатная численность (чего?)- аппарата Управления.

По своему содержанию организационно-правовые документы являются сложными, поэтому текст большинства таких документов состоит из разделов, которые имеют собственные заголовки и разделены на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования)со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Организационно-правовые документы подлежат обязательному утверждениюуполномоченным на это органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным:они действую до момента их отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. Для этого руководитель издает распорядительный документ. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов и от формы собственности организации:

• изменения и дополнения в устав организации вносятся по решению высшего органа управления организаций с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций;

• изменения в штатное расписание и положения о структурных подразделениях вносятся по мере необходимости распорядительным документом (приказом) руководителя,

• изменения и дополнения в положение о коллегиальных и совещательных органах в государственной организации осуществляются распорядительным документом руководителя организации; в негосударственной организации изменения и дополнения принимаются на общем собрании акционеров (5).