21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем учреждений, объединений, организаций и предприятий в целях разрешения основных и оперативных задач.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Приказ обязателен для всех работников данной организации. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

По юридической природеприказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

По содержанию приказы делятся на:

1. приказ по организационным вопросам,

2. приказ по основной деятельности,

3. приказ по личному составу,

4. приказ по кадрам (11).

1) Приказ по организационным вопросам издается в случаях создания, реорганизации, ликвидации учреждений или их структурных частей; при утверждении структуры и штатной численности, в целях утверждения организационно-правовых документов - положений, инструкций, регламентов, правил и т.п.

2) Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и др. (12)

Проекты приказов по организационным вопросам и по основной (производственной) деятельности согласовываются с главным и ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером; подписываются директором предприятия.

Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по организационным вопросам и по основной деятельности оформляются на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст;

• подпись;

• визы;

• отметка об исполнении документа;

• идентификатор электронной копии документа.

Приказы, оформляющие решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и др., называются ИНИЦИАТИВНЫМИ.

В инициативных приказах преамбула может начинаться с формулировки: «В связи с ..., С целью ..., В целях ..., Для ... ». Например:

• Для организации подготовки к открытию филиала ...

• С целью привлечения дополнительных средств ...

• В связи с аварийным состоянием отопительной системы ...

• В порядке финансовой поддержки ...

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных ВО ИСПОЛНЕНИЕ.

Констатирующая часть таких приказов начинается с предлогов: На основании ..., «В соответствии с ..., В связи с ... , Во исполнение ...» и содержит название вида документа, наименование организатора-автора, полный заголовок к тексту, дату, индекс документа, во исполнение которого издается данный приказ. Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 00.00.2000___ № ___ «О ...»

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 00.00.200__ №_ «О...»

В тексте приказа, изданного на основе единоначалия, ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, должно стоять в форме первого лица единственного числа – ПРИКАЗЫВАЮ. В совместном приказе ключевым словом является глагол в форме первого лица множественного числа – ПРИКАЗЫВАЕМ. После этих слов ставится двоеточие.

Если исполнение приказа предполагает нескольких исполнителей и выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть подразделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (без скобок). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Текст распорядительной части имеет долженствующе-предписывающий характер. Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме: Создать комиссию в составе ...; Утвердить Инструкцию по делопроизводству ... .

Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной схеме: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например: Коммерческому директору Васильевой Е. А. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 2008; Рабочей группе представить в установленном порядке необходимые нормативно-методические документы 20 мая 2008 г.; Управлению кадров организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 2008 г.

Срок исполнения может указываться отдельной строкой и оформляться цифровым способом, например:

Начальнику ремонтно-технической службы Макарову И.Р. провести ремонтные работы в цехе № 3.

Срок исполнения – 15.02.2008.

Каждый пункт приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданный (-ые), то должно быть указано, какой (-ие) приказ (-ы) утратил (-ли) силу или подлежит (-ат) изменению и в какой части.

Пункт об отмене действующего приказа начинается со слов: «Считать утратившим силу ...». Перечень отменяемых приказов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого приказа в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более четырех отменяемых приказов, может быть приложен к основному приказу. В этом случае пункт об отмене приказа формулируется следующим образом: Считать утратившим силу приказ губернатора Санкт-Петербурга согласно приложению.

Пункт об изменении отдельного положения действующего приказа строится по схеме:

Пункт 4 приказа (губернатора Санкт-Петербурга) от ________ № ___ «О ... » изложить в следующей редакции: «______________» (приводится новый текст).

Пункт о дополнении отдельного положения действующего приказа строится по схеме:

Пункт 3 приказа (губернатора Санкт-Петербурга) от _____ № ____ «О ...» после слов « ______________» дополнить словами: « ______________».

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: В дополнение к приказу от ___________ № ___

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в листе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Последний пункт содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Белова И.Р.

3) Приказ по личному составу -правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций. Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников и являются основанием для внесения соответствующих записей в их учетные карточки и трудовые книжки.

Приказами по личному составу оформляются:

• прием на работу или назначение на должность;

• перемещение по службе, перевод работника на другую работу;

• освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава;

• длительное командирование (как правило, зарубежное, связанное с расходованием валютных средств);

• изменение фамилии (имени, отчества).

Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ) и оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля.

Текст каждого пункта приказа по личному составу заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений, например заявление с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя; докладная записка начальника структурного подразделения; трудовой договор и т.п. (13).

Слово Основание оформляется от границы левого поля (возможно с абзацного отступа) и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается наименование вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту (если необходимо), например:

Основание: трудовой договор от 18 июня 2008 г. № 92

Приказ о приеме на работу - правовой акт, издаваемый руководителем организации, регламентирующий основные условия труда (должность, оплату труда, характер работы) поступающего работника.

В приказах о приеме на работу рядовых рабочих и служащих используется слово ПРИНЯТЬ (кем?).

Словом НАЗНАЧИТЬ (на должность) обозначается прием на работу:

• руководителей и их заместителей,

• главных бухгалтеров,

• руководителей и заместителей руководителей обособленных групп подразделений,

• лиц, на которых возлагается материальная ответственность.

При составлении приказа о приеме на работу должны соблюдаться следующие правила:

• фамилия, имя и отчество работника записываются в строгом соответствии с данными паспорта или иного удостоверения личности, фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество - строчными буквами с начальной прописной;

• если заключен срочный трудовой договор, то в графе «дата» указывается и дата приема на работу, и дата увольнения. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, то в графе «по» ставится прочерк или пишется «не определен»;

• наименование структурного подразделения (цеха, отдела, участка и пр.) определяется в соответствии с установленными наименованиями подразделений по структурной схеме организации и штатному расписанию; по возможности наименование должно указываться без сокращений;

• наименование профессии или должности записывается в соответствии со штатным расписанием;

• условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д., а также условия о продолжительности рабочей недели) и характер работы (постоянно, временно, на определенный срок, сезонно) указываются без сокращений;

• размер оклада тарифной ставки устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Эти сведения проставляются в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки;

• если работнику устанавливается испытание, то в форме делается соответствующая запись и указывается продолжительность испытательного срока;

• в том случае, когда правом подписания приказа о приеме на работу обладает не руководитель организации, а иное лицо, то в реквизит «подпись» наименование должности «Руководитель организации» меняется. Вместо него указывается полное наименование должности лица, уполномоченного принимать работников.

На основании приказа о приеме на работу:

• вносится запись в трудовую книжку, которая является основанием для назначения пенсий, различных социальных льгот,

• заполняется личная карточка,

• в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказ об увольнении (прекращении трудового договора) - правовой акт, издаваемый руководителем организации, определяющий основание и дату увольнения работника. В данном приказе указывается причина увольнения (по собственному желанию, ликвидация организации, несоответствие работника занимаемой должности, нарушение трудовой дисциплины и др.).

Приказ об изменении фамилии. Изменение фамилий, имен и отчеств, которые регистрируются органами ЗАГС, на предприятиях и в организациях оформляются следующим образом:

СЧИТАТЬ Семенову Ксению Петровну, специалиста финансового отдела, изменившей фамилию на Николаеву К.П.

Основание: заявление Семеновой К.П. от 01.12.2007, копия свидетельства о заключении брака, выданного Невским отделом ЗАГС г Санкт-Петербург 25.11.2007 № 6234.

Отделом кадров предприятия для издания приказов могут применяться также типовые межведомственные формы приказов(распоряжений) о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основе представлений руководителей структурных подразделений. Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ, юристом. Круг работников, которым предоставляется право визирования приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.

Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации.

Копии приказов по личному составу или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим, и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости – в вышестоящую или заинтересованную организацию. Они также передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах бумаги (А4) и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности.Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

4) Приказы по кадрам составляются при оформлении:

• временных переводов и переводов на срок до одного месяца,

• отпусков,

• кратковременных командировок,

• поощрений,

• взысканий,

• снятия дисциплинарного взыскания,

• дежурств,

• направления на обучение и некоторые другие (14).

Традиционная последовательность оформления этих действий в сложных приказах следующая:

• ПЕРЕВЕСТИ (временно),

• ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков),

• КОМАНДИРОВАТЬ.

Приказ о переводе на другую работусоставляется при переводе как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставится после того, как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия.

При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии или специальности, наименование структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте должны быть также указаны срок, мотив или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ. При переводе (в том числе и временном) на срок более одного месяца согласие работающего, зафиксированное в личном заявлении, является обязательным.

Для перевода на срок до одного месяца согласие работающего не требуется.

Приказ о предоставлении отпуска. При предоставлении отпуска в тексте указывают его вид (в соответствии с ТК РФ), дату начала и продолжительность в календарных днях (иногда даты начала и окончания).

Оформление отпусков целесообразно проводить без издания приказа, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации или кадровой службой.

Приказы об отпусках хранятся пять лет.

Приказ о командировании.Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются.

При оформлении командировки указывают место командирования, дату ее начала, продолжительность в календарных днях и в случае необходимости – цель командировки.

Срок хранения приказа о краткосрочных внутрироссийских командировках - пять лет.

Приказ о поощрении. При добросовестном выполнении работником трудовых обязанностей издается приказ о поощрении. В тексте приказа указываются:

• фамилия, имя, отчество работника,

• табельный номер,

• занимаемая должность,

• структурное подразделение, мотив поощрения (за добросовестный многолетний труд, в связи с юбилеем, за выполнение важного производственного задания и т.п.),

• вид поощрения (денежная премия, ценный подарок и т.п.).

Как правило, такие приказы вывешиваются на информационном стенде для ознакомления всего трудового коллектива организации

Приказы о поощрении формируются в самостоятельное дело «Приказы по оперативным кадровым вопросам». Срок хранения - пять лет.

Приказ о взыскании. Согласно ст. 192 Трудового кодекса РФ за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

• Замечание.

• Выговор.

• Перевод на нижеоплачиваемую должность на определенный срок.

• Увольнение по соответствующим основаниям.

Самым строгим дисциплинарным взысканием является увольнение. Оно применяется в случаях, определенных соответствующими статьями Трудового кодекса РФ.

В приказе о применении дисциплинарного взыскания должны быть указаны следующие сведения:

• Проступок, совершенный работником.

• Время совершения и время обнаружения проступка.

• Вид налагаемого взыскания.

• Документы, подтверждающие совершение проступка, и информация о том, как работник объясняет свой проступок.

На проекте приказа о наложении дисциплинарного взыскания необходима виза юриста организации, который обязан проверить применяемую меру дисциплинарного взыскания на соответствие её законодательству, срок её применения, а также должен ознакомиться со всеми материалами, касающимися дисциплинарного проступка, и с объяснениями лиц, в отношении которых готовится приказ.

Работник, совершивший дисциплинарный проступок, должен собственноручно составить объяснительную записку.

В трехдневный срок с момента издания приказа с ним должен быть ознакомлен работник, совершивший нарушение с проставлением подписи и даты ознакомления.

Приказы о взыскании хранятся пять лет.

Приказы о поощрениях и взысканиях издаются всегдапростыми (индивидуальными) и могут быть оформлены по образцу приказа по основной деятельности, т.е. с обоснованием мотивов и причин издания в преамбуле.

Приказ о снятии дисциплинарного взыскания.Согласно ст. 194 Трудового кодекса РФ если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не подвергшимся дисциплинарному взысканию

Работодатель имеет право до истечения этого срока снять дисциплинарное взыскание по собственной инициативе, по просьбе самого работника или ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Приказы по кадрам хранятся от трех до пяти лет, поэтому в один приказ по личному составу такие распорядительные действия включать не допускается.

Реквизиты приказа по личному составу и приказа по кадрам в целом аналогичны реквизитам других распорядительных документов. Имеются некоторые особенности в оформлении реквизитов:

Дата составления приказа может являться одновременно датой его подписания и вступления в силу, проставляется руководителем, подписывающим документ. В некоторых случаях дата составления может быть проставлена работником кадровой службы в момент регистрации приказа. Вместе с тем в сводных и сложных приказах отдельные пункты могут иметь и свои индивидуальные сроки вступления в силу. Так, прием на работу может быть произведен с 01 октября 2008 г., а приказ подписан 25 сентября. В тех случаях, когда сроки распорядительных действий специально не оговариваются, они вступают в силу с даты подписания приказа (15).

Регистрационный номерприказа по личному составу является смешанным. К порядковому номеру (нумерация ведется в пределах календарного года) через тире или косую черту добавляются буквы «К»(кадровый) или «Л/С» (по личному составу). На практике приказы долговременного срока хранения часто регистрируются отдельно и имеют буквенную часть индекса – «Л/С», а приказам со срокам хранения три года дается буквенное обозначение «К». При регистрации приказов на компьютере каждой их группе может быть присвоен свой индекс:ОТ– приказы об отпусках,ПОилиП– о поощрениях,ВК– о внутренних командировках,ВЗ илиВ– о взысканиях,КМ– о командировках и др.

Заголовок к текступростого приказа по личному составу и по кадрам кратко формулирует содержание распорядительного действия, начинается с предлога «О» и включает фамилию и инициалы работника.

О назначении Тимофеева С.А.

О приеме Петрова Н.Т.

О командировании Крыловой А.Г.

О предоставлении отпуска Прохорову П.О.

О поощрении ______________

О наложении дисциплинарного взыскания _____________

Однако в заголовке можно и не указывать фамилию лица, в отношении которого издан приказ.

Заголовок к тексту сводных и сложных приказов формулируется обобщенно: По личному составу.

Приказы по личному составу и по кадрам могут быть простыми и сложными.

В простомприказе оформляется только одно распорядительное действие. Если оно совершается с одним работником, то приказ называетсяиндивидуальным, а если действие распространяется на нескольких работающих, то приказ считается сводным.

Сложный приказсодержит несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим. При оформлении сложного приказа используются пункты, содержащие действия одного характера, и подпункты. Если в одном пункте перечисляются несколько фамилий, то они располагаются в подпунктах в алфавитном или хронологическом порядке.

В документе эти действия располагаются по степени их значимости для деятельности предприятия или организации и с учетом хранения срока приказа.

Традиционно сложилась такая последовательность оформления этих действий:

• НАЗНАЧИТЬ на должность,

• НАЗНАЧИТЬ по контракту,

• ПРИНЯТЬ на работу,

• ПЕРЕВЕСТИ на другую работу,

• КОМАНДИРОВАТЬ,

• СЧИТАТЬ изменившей фамилию,

• ОСВОБОДИТЬ от занимаемой должности.

Формуляр приказа

по основной деятельности

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ