Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Целевая установка:

• ознакомить студентов с классификацией управленческих документов;

• определить место и роль организационно-правовых документов в управленческой деятельности;

• ознакомить студентов с особенностями организационно-правовых документов,

• научить составлять проекты конкретных правовых документов и привить навыки их редактирования.

После изучения данной темы слушатели смогут:

• иметь представление о сущности и цели классификации управленческих документов;

• назвать документы, входящие в систему организационно-правовой документации;

• подготовить проекты различных видов локальных организационо-правовых документов;

• проанализировать конкретный организационно-правовой документ и при необходимости отредактировать его.

Опорный конспект лекции

20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов.

20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание.

20.3. Общие правила подготовки и оформления организационно-правовых документов. Особенности текстов организационно-правовых документов. Порядок внесения изменений и дополнений в организационно-правовые документы.

20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления

20.5. Положения. Правила их составления и оформления.

20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления.

20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа.

20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления.

20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов

Классификация документов (лат. classik - разряд, группа, класс и facere - делать) – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

В зависимости от цели классификации в ее основу можно положить различные признаки, например, по форме, по содержанию, по материалу и т.п., но этот признак должен быть общим и наиболее важным для данной классификации.

Таким образом, классификация представляет дифференциацию (разделение) документов по одному наиболее существенному признаку.

Управленческие документы, создаваемые в учреждении, отражают работу административно-управленческого аппарата. Все многообразие управленческих документов можно классифицировать по различным признакам:

1) По видам деятельности:

• организационно-распорядительные,

• финансово-бухгалтерские,

• учетно-финансовые,

• научно-технические,

• кадровые,

• отчетно-статистические,

• хозяйственно-договорные;

• внешнеэкономические (1).

2) По происхождению (в зависимости от издавшего документ автора) – официальные (служебные), личные (персональные, именные) и личного происхождения.

Автором официальных документов является организация или представляющее её должностное лицо. Официальный документ оформлен и удостоверен в установленном порядке

Личный или персональный документ удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное и общественное положение и может содержать другие сведения биографического характера. В личных документах отражаются персональные данные граждан.

Документ личного происхождениясоздается лицом вне сферы его служебной или производительной деятельности. Например: личные письма, дневники, заметки, отдельные записи (на календарях и еженедельниках), воспоминания личного характера, дневники.

3) По месту составления – внутренние и внешние. Внутренняя документация создается в организации для нужд самой организации и не выходит за её пределы. Внешние документы выходят за пределы организации или поступают из других организаций.

4) По содержанию – простые (рассматривается один вопрос) и сложные (два или более вопросов).

5) По наименованию – акт, отчет, протокол, приказ, распоряжение, справка и пр.

6) По способу документирования (способу фиксации информации) – письменные (рукописные, типографские, отпечатанные на пишущей машинке, ПК), изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковые (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты); кино- и фотодокументы (киноленты, фотографии, кино- и фотопленки); документы, созданные с помощью компьютерной техники.

7) По характеру изложения материала – примерные, индивидуальные (содержание излагается в свободной форме), типовые.

8) По форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

9) По степени гласности - несекретные, секретные (конфиденциальные) и для служебного пользования.