22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления

В системе информационно-справочной документации особую группу представляют документы, создание которых так или иначе связано с деятельностью группы лиц, коллектива. К таким документам относятся акт и протокол.

Слово «акт» в делопроизводственной практике имеет несколько значений:

1. юридические акты – закон, указ постановление, издаваемые правительством, общественной организацией или должностным лицом;

2. акты гражданского состояния – записи о рождении, смерти, браке, разводе, усыновлении и т.п., осуществляемые специальными государственными органами;

3. административные акты – приказ, распоряжение, указание, решение, издаваемые руководителем или заместителем руководителя организации, учреждения, предприятия;

4. хозяйственные акты – документы, отражающие явления, факты или сложившиеся отношения.

В отличие от юридических, административных и других актов, где под словом «акт» понимается преимущественно само явление, оформленное или даже не оформляемое документом, под хозяйственным актом понимается информационно-справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий или действий (18).

В практике управления существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:

• ликвидации (организации, структурного подразделения),

• проверки (состояния оборудования и пр.),

• испытания (образцов, систем, технологий);

• приема-сдачи, или приема-передачи, сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов),

• инвентаризации,

• списания;

• ревизии,

• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи грузов, нарушений правил транспортировки и пр. Коммерческий акт составляется, как правило, на типографском трафаретном бланке установленного образца.

Акт составляется коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда НЕЧЕТНЫМ.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями на регулярной основе, так и специально созданными комиссиями. Цель работы, полномочия и состав комиссии определяются в распорядительных документах организации – в приказе руководителя, в распоряжении заместителя руководителя.

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Члены комиссии должны изучить существо вопроса, законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, качественные показатели и другие сведения.

На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется:

• целью и задачами работы комиссии,

• количеством заинтересованных сторон,

• нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях.

Акты оформляются на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (углового или продольного). Если акт является внешним документом, то бланк должен включать все необходимые реквизиты организации (бланк для письма).

Датой акта является, как правило, дата актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату ОКОНЧАНИЯ РАБОТЫ. Эта дата является датой составления документа (19).

Регистрационный номер акта обычно проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т.п.). При актировании единичных фактов и событий регистрационный номер может отсутствовать.

Заголовок актаможет отвечать на вопросо чем? – А К То списании материальных ценностей; или на вопросчего? -А К Тприема-передачи;А К Тинвентаризации,А К Тликвидации торгово-закупочного кооператива «Пеликан».

Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введения и констатирующей части. При необходимости в актах (проверок, обследований, ревизий и др.) допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержатся выводы, рекомендации, решения или предложения комиссии, составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основанием для составления акта может быть договор, докладная записка, распорядительный документ. Основание закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов. Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через один межстрочный интервал от границы левого поля (без абзацного отступа) через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Например:

Основание: приказ генерального директора от 20.02.2008 № 12 «Об обеспечении сохранности документального фонда»

Ссылка на документы или устное распоряжение, на основании которых составлен данный акт, бывают не во всех документах. Акты, составленные по инициативе составителей, не имеют этой записи.

Ниже слова «Основание» (через два межстрочных интервала) отдельной строкой печатаются слова «Составлен комиссией», которые заканчиваются двоеточием.

Через два межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых актах оформляются полные наименования должностей, т.е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения.

Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами с точкой (знак под знаком) и печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.

В вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т.п.).

Подобная формализация вводной части текста акта исключает использование устаревшего канцелярского оборота: Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что..., который не соответствует официально-деловому стилю современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая часть текста отражает существо и результаты работы комиссии, представляет собой, как правило, сплошной связный текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени их значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста.

При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами.

Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание визируется должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем организации, или его заместителями, по указанию (приказу, распоряжению) которых комиссия получила свои полномочия. Утверждение акта может быть осуществлено также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа в соответствии с ГОСТ.

Для ряда актов - по материальным, финансовым и другим важным вопросам – необходимо также заверение печатью.

Формуляр акта

Наименование министерства Гриф утверждения

или ведомства (при необходимости)

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

А К Т

00.00.0000 №

Место издания

Заголовок к тексту

Основание: Распорядительный или нормативный документ, послуживший основанием

для написания акта (через один интервал)

Составлен комиссией:

Председатель Наименование должности И.О. Фамилия

Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через один-полтора интервала, нумеруются арабскими цифрами)

Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.

Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала.

Приложение: (если необходимо)

При необходимости указывают количество экземпляров (через 2-3 интервала от текста или приложения).

Составлен в двух экземплярах:

1-й – кому (куда)

2-й – кому (куда)

Председатель Личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия

Личная подпись И.О. Фамилия

Присутствовали Личная подпись И.О. Фамилия

Протокол – документ, создаваемыйколлегиальным органом или группой лиц по вопросам, требующим совместного обсуждения и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях. На основании протокола издаются распорядительные документы – постановление, решение.

От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка (протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол правонарушения и др.), а также протоколы договорного типа (протокол разногласий, протокол согласования разногласий, протокол согласования цены и пр.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основе черновых рукописных записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.п.).

Протокол ведется, как правило, во время заседания, а оформляется не позднее чем через три (пять) дня со дня проведения заседания на общем бланке, или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по типу общего бланка, или на специальном бланке протокола. Если протокол содержит несколько страниц, то на бланке оформляется только первый лист, а последующие страницы - на обычной бумаге.

• Дата протокола - дата ПРОВЕДЕНИЯ совещания, а не оформления протокола. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, напр., 20 - 25.07.2008.

• Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа в течение года (календарного, учебного и др.).

• Заголовок к тексту – указание на вид коллегиального органа в родительном падеже (заседания, совещания, собрания) и название коллегиального органа (заседания чего? - кафедры русского язык; совещания чего? - аппарата управления).

• Место составления протокола указывается по факту проведения заседания и должно соответствовать почтовым правилам РФ: г. Дубна Московской обл.(20).

По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными,по полноте записи - полными и краткими..

В кратких протоколах указывают повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения; текст полностью НЕ приводится.

Краткие протоколы могут вестись на оперативных производственных совещаниях, а также в тех случаях, когда заседания стенографируются или записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры. Подписанные председателем и секретарем стенограммы прилагаются к протоколу.

Такие протоколы не дают полного представления о ходе обсуждения вопросов, поэтому предпочтительнее полные протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу совещания (заседания).

Структура протокола (как полного, так и краткого) состоит из трех частей:

1. заголовочная (вводная), содержит информацию о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня;

2. основная, фиксирует ход заседания;

3. оформляющая, подписи участников.

1) Заголовочная (вводная) часть протокола с юридической точки зрения обычно несет в себе большую смысловую нагрузку. Например, протокол не может считаться действительным, если на заседании не будет кворума (достаточного числа участников для принятия решения), поэтому важнейший элемент преамбулы – состав присутствующих. В зависимости от характера события эти сведения могут оформляться отдельным документом или перечисляться поименно. Также необходимо в этой части перечислить приглашенных, состав которых нередко имеет определяющее значение для постановляющей части протокола.

Заголовочная часть начинается с указания фамилии председателя и секретаря. После слов председатель и секретарь возможно тире. Инициалы имени и отчества можно поставить и перед фамилией.

Следующий элемент вводной части с указанием состава присутствующих отделяется от предыдущего элемента двумя межстрочными интервалами:

Если присутствующих на заседании не более 15 человек, то после слова «присутствовали» ставится двоеточие, далее указываются фамилии, инициалы в алфавитном порядке (последовательность указания фамилии, инициалов имени и отчества не имеет значения) без наименования должности через один межстрочный интервал.

Если (на расширенных заседаниях) общее количество присутствующих больше 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись: Присутствовали 45 работников (список прилагается).

Аналогичным образом оформляется состав приглашенных, но с указанием их должности с включением в нее наименования организации (для иногородних указывается также географическое название места, откуда они прибыли).

Ниже состава присутствовавших (или приглашенных) через 2-3 межстрочных интервала оформляется повестка дня.

Оба слова печатаются на отдельной строке без абзацного отступа (допустимо - прописными буквами), после них можно поставить двоеточие, точка в конце не ставится. Возможно расположение этих слов по центру.

С новой строки перечисляются вопросы, выносимые на рассмотрение коллегиального органа. В конце формулировки пункта точка не ставится. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога О /об.

В повестке дня НЕ рекомендуются вопросы типа «РАЗНОЕ». Каждый вопрос должен иметь четкую формулировку. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности. В ряде случаев (при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов) повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, делается лишь отсылочная запись: Повестка дня заседания прилагается.

Вместо слов «повестка дня» возможны другие варианты: Рассмотренные вопросы.

2) Основная частьтекста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

Каждое из этих слов пишется прописными буквами на отдельной строке, после них может ставиться двоеточие.

В разделе СЛУШАЛИв кратких протоколах указывается фамилия, инициалы выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме приводятся: фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже (Слушаликого), содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). После фамилии выступающего ставится тире и передается или стенографическая запись выступления или краткое ее содержание.

Изложение выступления формулируется от третьего лица. При наличии текста выступления или тезисов они не записывается в протокол, а через тире после фамилии делается запись: Текст доклада прилагается.

Аналогично оформляется часть текста, начинающаяся словом «выступили», но фамилии выступающих указываются в именительном падеже и отвечают на вопрос кто?После тире косвенной речью записывается содержание выступления. Каждое выступление начинается с новой строки, с абзаца.

В этом разделе в кратких протоколах указываются только фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В полных протоколах фиксируется также сами выступления, включая вопросы к докладчику. Вопросы и ответы на них оформляются так:

Вопрос: Какие финансовые документы были подготовлены к предстоящей встрече представителей фирм?

Ответ: Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка.

В особо важных случаях выступивший должен завизировать протокол. Виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ(РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Оно может иметь инструктивный и распорядительный характер и начинаться глаголом неопределенной формы:обеспечить, выделить, направить, поручить, представить, завершить, реорганизоватьи пр.

Текст этой части может иметь позитивные оценки: одобрить, утвердить, огласить и др. Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня, например, заседания ученого совета по присуждению ученых степеней кандидатов и докторов наук:

За – 15,

Против – 1,

Воздержалось – 1.

или:

Единогласно.

Решение формулируется кратко, четко, конкретно, недвусмысленно. Текст делятся на пункты, подпункты 1.1, 2.1. и т.д. Постановляющая часть не должна содержать общие формулировки типа ПОВЫСИТЬ, ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕи пр. Четкость и конкретность по схеме –ЧТО выполнить, КОМУ, К КАКОМУ СРОКУ.

3) В оформляющей частипроставляются подписи председателя и секретаря заседания.

Некоторые протоколы, например, заседания комиссии по трудовым спорам или совета директоров акционерного общества подписываются всеми присутствовавшими на заседании членами комиссии или совета. Личные подписи проставляются на первом экземпляре документа.

Значительная часть протоколов является документами постоянного или долговременного сроков хранения (протоколы заседаний ученых советов, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций и их ликвидации, протоколы счетных комиссий и т.д.).

Протоколы подлежат обязательной регистрации по месту их создания. Отдельные протоколы подлежат утверждению или вышестоящим органом, или руководителем ведомства.

Формуляр протокола

Наименование министерства

или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование структурного

подразделения

ПРОТОКОЛ

00.00.200___ №

Место издания

собрания трудового коллектива (в род. падеже)

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа (в алфавитном порядке)

Приглашенные: должность, И.О. фамилии (в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О чем слушался вопрос. Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, И.О. Фамилия в род. падеже.

2. О чем (далее, как в п.1.).

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в род. падеже) – Запись доклада от третьего лица или -Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия (в именит. падеже) – Запись выступления от третьего лица или – Текст выступления прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

1.1. Постановляющая часть по схеме: действие – исполнитель – срок.

2. СЛУШАЛИ:

Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса.

Председатель личная подпись И.О. Фамилия

Секретарь личная подпись И.О. Фамилия