- •Документационное обеспечение управления ч. 2. Основы делопроизводства
- •Санкт-Петербург 2008 г.
- •Оглавление
- •1. Цель и задачи изучения дисциплины
- •2. Содержание дисциплины
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •3. Структура дисциплины
- •4. Методические рекомендации по изучению дисциплины
- •5. Источники и литература
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Опорный конспект лекции
- •13.1. История делопроизводства в России
- •13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций
- •13.3.Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (доу) и информационно-документационное обеспечение управления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Опорный конспект лекции
- •14.1. Современная структура управления документацией в России
- •14.2. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией
- •14.3. Основные современные нормативно-методические документы по делопроизводству
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов
- •15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки усд
- •15.4. Международная организация стандартизации (iso), общая характеристика ее деятельности
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 16. Бланк и формуляр управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •16.1. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты, обязательные реквизиты документа
- •16.2. Понятие «формуляр документа». Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Формуляр-образец
- •16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
- •Санкт-петербургский технологический институт сервиса
- •Управление делами приказ
- •Федеральная архивная служба россии
- •16.4. Требования к оформлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации
- •Комитет по содержанию жилищного фонда
- •Формуляр-образец внешнего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внешнего документа на продольном бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на угловом бланке
- •Формуляр-образец внутреннего документа на продольном бланке
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •17.1. Состав постоянных и переменных заголовочных реквизитов
- •17.2. Требования к оформлению постоянных реквизитов заголовочной части управленческого документа
- •Министерство труда и социального развития российской федерации
- •17.3. Требования к оформлению переменных реквизитов заголовочнгй части документа
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов
- •18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись
- •18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление и место в формуляре документа
- •18.4. Печати и штампы, их виды и назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах
- •18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Опорный конспект лекции
- •19.1. Состав реквизитов содержательной части документа. Требования к тексту управленческого документа
- •19.2. Рубрикация текста документа
- •19.3. Унификации и стандартизация текстов управленческих документов
- •19.4. Заголовок и приложение как элементы содержательной части служебного документа, их назначение и оформление
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Опорный конспект лекции
- •20.1. Понятие «классификация документов». Классификация управленческих документов
- •1) По видам деятельности:
- •10) По стадиям создания:
- •11) По срокам хранения:
- •12) По функции управления:
- •20.2. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание
- •20.4. Учредительные документы: устав, учредительный договор, положение об организации. Правила их составления и оформления
- •20.5. Положения. Правила их составления и оформления
- •20.6. Инструкции. Правила их составления и оформления
- •20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
- •20.8. Структура и штатная численность организации, штатное расписание. Правила их составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Опорный конспект лекции
- •21.1. Назначение и состав распорядительной документации. Способы принятия управленческих решений
- •21.2. Этапы подготовки проекта распорядительных документов
- •21.3. Общие правила составления и оформления распорядительных документов
- •21.4. Согласование и подписание распорядительных документов
- •21.5. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе коллегиальности
- •21.6. Правила составления и оформления распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия
- •00.00.200__ №
- •12.05.2008 № 26-Л/с
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Опорный конспект лекции
- •22.1. Назначение и состав информационно-справочной документации в управленческой деятельности. Особая роль информационно-справочных документов в процессе принятия управленческих решений
- •22.2. Подготовка, составление и оформление докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, представлений, справок, сводок, перечней, списков, заключений
- •22.3. Служебная переписка. Классификация служебных писем. Правила их составления и оформления
- •22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления
- •22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •Тема 23. Документы личного характера
- •Опорный конспект лекции
- •23.1. Назначение и состав документов личного характера
- •23.2. Правила составления и оформления личного заявления, автобиографии, резюме, личной доверенности, расписки
- •23.3. Правила составления и оформления характеристики, отзыва, рекомендации, ходатайства
- •Характеристика на __________________________________
- •Контрольные вопросы для самопроверки:
- •Литература
- •5. Заключение
- •1. Основные выводы по содержанию прочитанного материала
- •2. Практические рекомендации по организации самостоятельной работе и подготовке к экзамену
- •6. Темы курсовых работ по курсу
- •Оглавление
- •Глава 1. Наименование главы (точка в конце не ставится) 5
- •7. Вопросы к экзамену по курсу «документационное обеспечение управления.
- •Часть 2. Основы делопроизводства»
- •Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления
- •Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
- •Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •Тема 16. Бланки и формуляр управленческих документов
- •Тема 17. Требования к оформлению заголовочных реквизитов управленческих документов
- •Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов
- •Тема 19. Требования к реквизитам содержательной части управленческих документов
- •Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации
- •Тема 21. Система распорядительной документации
- •Тема 22. Система информационно-справочной документации
- •Тема 23. Документы личного характера
- •9. Словарь основных терминов
16.3. Понятие «бланк» документа. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, определяемые Государственным стандартом
История бланка насчитывает более двух столетий. Появление в делопроизводстве России бланков относится к началу XIX в. Вначале они были рукописными (их писали каллиграфы). Для ускорения хода дела бланки заготавливались впрок. Затем их стали изготовлять методом гравирования, а вслед за этим получили распространение бланки, созданные типографским способом.
Бланк документа– это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
При получении документа адресат, прежде всего, акцентирует внимание на содержащейся в нем информации, на существе рассматриваемого вопроса. Однако неизбежно в поле зрения попадает и внешний вид документа – качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Поэтому при разработке бланка необходимо стремиться к созданию благоприятного впечатления об организации.
Требования к форматированию бланка могут быть жесткими (регламентируемыми) и мягкими (эстетическими).
К жестким (регламентируемым) требованиям относятся:
функциональные (место организации в ведомственной иерархии);
конструкционные (использование твердых форматов бумаги);
юридические (достаточность состава реквизитов).
Мягкие(эстетические) требования включают:
дизайн эмблемы или товарного знака;
цветовое решение;
качество бумаги;
продольное или угловое расположение реквизитов.
Бланки документов создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующиеся правами юридического лица.
На бланках изготавливают только первую страницу документа. Для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы чистой бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены в ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении управленческих документов используются принятые в нашей стране стандарты форматов бумаги. Документы изготавливаются главным образом на бумаге формата А4 (210 × 297) и А5 (148 × 210). Бланки формата А3 (297 × 420) отменили в основном из-за технических возможностей принтера. Для оформления резолюций (поручений) допускается использование бланков формата А6 (105 × 148). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.
Государственным стандартом установлены минимальные («не менее») размеры полей бланка: Каждый лист документа должен иметь поля: 20 мм – левое, верхнее, нижнее, 10 мм – правое. В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, устанавливаются размеры полей, бОльшие, чем минимальные значения, определенные стандартом. Например, левое поле – от 2,75 до 3,5 см. (для документов длительных сроков хранения, подшиваемых в дело), правое – от 2 до 2,25 см., верхнее – от 2 до 2, 5 см.
Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета типографским способом, а также с помощью средств оперативной печати или воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Наиболее надежным и традиционным способом изготовления бланков является типографский. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков на компьютере очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.
При типографском изготовлении бланков, как правило, используются шрифты размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» допускается печатать рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля.
Допускается в бланках и в тексте письма использовать жирный и наклонный шрифты. Шрифт должен быть четким, ясно различимым. «Слепая» печать не только затрудняет чтение, но и свидетельствует о неуважительном отношении к адресату, о небрежности и даже некорректности отправителя письма.
Государственным стандартом устанавливаются два способа расположения реквизитов: угловой, продольный.
Угловое расположение реквизитов наиболее рационально и экономично, прежде всего, для документов, направляемых в другие организации, т.е. для внешних, исходящих. Размещение заголовочных (надтекстовых) реквизитов в левом углу бланка экономит до 20% рабочей площади документа. При этом правый угол документа остается свободным для размещения адресата, резолюции, грифа утверждения. Допускается два варианта оформления угловых реквизитов - флаговое (все строки выровнены по левой вертикальной линии) и центрованное (строки центрируются по отношению к самой длинной строке).
При продольном способевсе реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине строки, либо по центру. Продольный бланк применяется в том случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержат большое количество печатных знаков. Бланки с продольным расположением реквизитов используются при создании любых видов документов, но в первую очередь - внутренних.
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает создание бланков организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки структурного подразделения проектируются в том случае, если руководитель подразделения имеет право подписи.
Для управленческих документов организации определены три основных вида служебных бланков:
общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк конкретного вида документа (кроме письма);
бланк для письма.
Каждый вид бланков имеет определенный состав постоянных реквизитов и (при необходимости) ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, пунктиров, линий или других обозначений для размещения отдельных реквизитов: для адресата - в правом верхнем углу; для заголовка к тексту - под ссылочными данными о входящем документе или ниже даты и регистрационного номера документа. Такие отметки не обязательно наносить на бланк, но следует иметь в виду, что они значительно облегчают оформление документа.
Общий бланк используется при создании внутренних документов. В состав его реквизитов в зависимости от учредительных документов входят: герб (или эмблема), полное и сокращенное наименование организации - автора документа, место для проставления даты и регистрационного номера (___________ № ), место составления или издания документа (при необходимости) (6).
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов
Министерство общего и профессионального образования РФ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ СФЕРЫ, БЫТА И УСЛУГ