Контрольные вопросы для самопроверки:

1. В чем заключаются основные функции Госстандарта России?

2. Какая организация является исполнительным органом власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ?

3. Какие права имеют частные компании по хранению документов, образующихся в результате их деятельности?

4. Когда и с какой целью была введена ГСДОУ? Дайте расшифровку этой аббревиатуры.

5. Какой нормативно-методический документ в настоящее время можно использовать для разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству в организации?

Литература

• Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

• Федеральный закон от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: МЦФЭР, 2007. - 432 с.

• Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. - М.: Юрайт-Издат, 2004. - 182 с.

• Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 304 с.

• Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа: Учебно-практическое пособие /Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. - Ростов н/Д.: Феникс, 2007. - 396 с.

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Целевая установка: раскрыть сущность понятий «унификация» и «стандартизация»; охарактеризовать основные нормативные документы по унификации и стандартизации документации и систем документации.

После изучения данной темы слушатели смогут:

• иметь представление об унификации и стандартизации документов;

• назвать объекты унификации и стандартизации;

• знать методы унификации состава и форм документов;

• ознакомиться с государственной, отраслевой и международной системами стандартизации документов, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Опорный конспект лекции

15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов.

15.2. Понятия «унифицированная форма документа», «унифицированная система документации». Основные принципы разработки УСД.

15.3. Стандартизация как форма юридического закрепления результатов унификации. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

15.4. Международная организация стандартизации (ISO), общая характеристика ее деятельности.

15.1. Унификация управленческих документов. Цель, объекты и методы унификации документов

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, обеспечивающих управленческие функции организации. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.

Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Объектами унификации и стандартизации являются:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой документацией;

• организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация (1).

Под унификацией (от лат. unus - один и facio - делаю) в широком значении этого слова понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно.

Унификации документов производится в целях:

• сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов;

• типизации форм документов;

• установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач;

• снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов;

• достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности (2).

Использование унифицированных документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск

При унификации документации используются различные методы:

• создание типовых форм документов;

• – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач;

• построение единой модели для групп однородных задач (использование формуляра-образца);

• унификация реквизитов документа;

• создание общих синтаксических правил построения документа и др. (3)