Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Первичные документы для бухгалтера. Практическое пособие
.pdf
УДК 657
ББК 65.052
Первичные документы для бухгалтера. Практическое пособие/ Московская
финансово-промышленная академия, 2011
© ООО «Ай Пи Эр Медиа», 2011
Автор: Турсина Елена Анатольевна — бухгалтер-консультант, опыт работы около
30 лет, опыт работы консультантом контрольно-счетной палаты Саратовской Городской
Думы, автор ряда книг и статей для практикующих бухгалтеров.
Издание посвящено различным аспектам бухгалтерской работы с первичной учетной
документацией. В нем рассмотрены особенности составления различных первичных учетных
документов, даны рекомендации по их оформлению, затронуты вопросы организации
документооборота и хранения документации, поиска и исправления ошибок в первичных
документах, своевременного и правильного отражения в документах фактов хозяйственной
деятельности фирмы (предприятия). Рассматривается документооборот в различных
отраслях экономики: строительстве, торговле и общественном питании, сельском хозяйстве,
на автомобильном транспорте.
Книга рассчитана на бухгалтеров, финансовых менеджеров, аудиторов, а также может
быть полезна студентам экономических специальностей.
1
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И МЕСТО ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ
ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ГЛАВА 2. РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
2.1. Основные понятия
2.2. Платежное поручение
2.3. Аккредитив
2.4. Платежное требование и инкассовое поручение
2.5. Ценные бумаги, используемые при расчетных операциях
ГЛАВА 3. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ
ГЛАВА 4. ДЕНЕЖНЫЕ РАСЧЕТЫ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОНТРОЛЬНО-
КАССОВЫХ МАШИН
ГЛАВА 5. ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА И НЕМАТЕРИАЛЬНЫЕ АКТИВЫ
5.1. Основные средства как объект бухгалтерского учета
5.2. Поступление основных средств
5.3. Ремонт, модернизация и реконструкция основных средств
5.4. Выбытие основных средств
5.5. Нематериальные активы
ГЛАВА 6. ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
ГЛАВА 7. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
7.1. Понятие инвентаризации имущества и обязательств
2
7.2. Инвентаризация денежных средств и ценных бумаг
7.3. Инвентаризация основных средств и нематериальных активов
7.4. Инвентаризация товарно-материальных ценностей
7.5. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами
ГЛАВА 8. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОТДЕЛЬНЫХ ОТРАСЛЯХ
ЭКОНОМИКИ
8.1. Строительство
8.1.1. Строительные и ремонтные работы
8.1.2. Учет работ машин и механизмов
8.2. Торговля и общественное питание
8.3. Сельское хозяйство
8.4. Автомобильный транспорт
ГЛАВА 9. УЧЕТ КАДРОВ, РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ С РАСЧЕТОВ С
ПЕРСОНАЛОМ
9.1. Первичные документы по учету кадров
9.2. Первичные документы по учету рабочего времени
оплате труда
ГЛАВА 10. ДОКУМЕНТЫ НАЛОГОВОГО УЧЕТА (СЧЕТА-ФАКТУРЫ)
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
НОРМАТИВНЫЕ ИСТОЧНИКИ
и расчетам с персоналом по
3
ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И МЕСТО ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ
ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Прежде чем приступить к рассмотрению вопроса о порядке применения на
предприятии первичных бухгалтерских документов, необходимо определиться с терминами.
В первую очередь отметим, что необходимость применения на предприятии
документов самого различного рода при ведении бухгалтерского и налогового учета
проистекает из норм Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) и
законодательства о бухгалтерском учете в Российской Федерации.
Напомним читателю, что согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-
ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон «О бухгалтерском учете»)
бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и
обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций
и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех
хозяйственных операций.
С точки зрения налогового законодательства при определении налогооблагаемой базы
принимаются лишь данные, подтвержденные документально. В частности, при исчислении
налога на прибыль предприятие вправе уменьшить доходы на сумму документально
подтвержденных произведенных расходов (ст. 252 НК РФ). При этом, под документально
подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами,
оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо
документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в
иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие
расходы, и/или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы,
например, таможенной декларацией, приказом о командировке и т.д. При этом следует иметь
в виду, что для целей налогового учета понятие «первичные учетные документы»
определяется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», так как ст.
11 НК РФ предусмотрено, что понятия и термины связанные, в частности, с бухгалтерским
учетом, применяются в том значении, в каком они используются в законодательстве о
бухгалтерском учете. Это положение разъяснено, в том числе, в письме Минфина РФ от 24
апреля 2007 г. № 07-05-06/106.
Итак, документирование хозяйственных операций является необходимостью,
вытекающей из действующего законодательства.
Обратимся теперь к собственно теме настоящего пособия и выясним, что следует
понимать под первичным учетным документом. Согласно ст. 9 Федерального закона «О
4
бухгалтерском учете» первичными учетными документами, на основании которых ведется
бухгалтерский учет, являются оправдательные документы, которыми должны оформляться
все хозяйственные операции, проводимые организацией.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по
установленной унифицированной форме (утвержденной постановлением соответствующего
органа) либо, если для какого-либо конкретного документа не предусмотрена
унифицированная форма — при условии обязательного наличия в документе всех
необходимых обязательных реквизитов.
Таким образом, из всего многообразия различного рода оправдательных документов
под первичными бухгалтерским документами следует понимать те документы, которые
предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
либо документы, составленные в произвольной форме с обязательным соблюдением
требований, предъявляемым к первичным бухгалтерским
документам. Кроме того, перечень
форм первичной учетной документации может быть предусмотрен отдельными
законодательными и нормативными актами. Так, например, в альбоме унифицированных
форм первичной учетной документации отсутствует такой документ, как чек контрольно-
кассовой машины. Тем не менее, данный документ является, наряду с контрольной лентой
контрольно-кассовой машины, первичным учетным документом, подтверждающий
факт
осуществления между пользователем и покупателем наличного денежного расчета (см.
Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт» (далее — Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт») и постановление Правительства РФ от 23 июля 2007 г.
№ 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой
техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями»).
Унифицированные формы первичной бухгалтерской документации в настоящее время
охватывают широкий и почти исчерпывающий круг документов, применяемых на
предприятии. Заметим, что применение унифицированной формы документа является
обязательным для предприятий и организаций всех форм собственности, что предусмотрено
постановлением Госкомстата РФ от 29 мая 1998 г. № 57а, Минфина РФ от 18 июня 1998 г. №
27н «Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы
собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации,
унифицированных форм первичной учетной документации».
5
Например, для оформления поступления наличных денежных средств в кассу
предприятия постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 утверждена
унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер». Это означает, что для
оформления данной операции возможно применение только унифицированной формы
документа.
Использование первичного учетного документа, составленного в произвольной
форме, не содержащей обязательных реквизитов (в том числе кода, номера формы,
наименования документа), является нарушением действующего порядка ведения
бухгалтерского учета.
Тем не менее, согласно постановлению Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об
утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной
документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной
учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации
допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, включения
дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки
необходимой информации.
Обращаем внимание читателя, что изменения могут вноситься во все первичные
учетные документы за исключением форм по
операций (устанавливаемых ЦБ РФ).
В тех случаях, когда предприятию необходимо составить первичный учетный
документ, не предусмотренный альбомом унифицированных форм, такой документ должен
содержать следующие обязательные реквизиты:
9 наименование документа — представляет собой формулировку содержания
хозяйственной операции, которую призван оформить данный первичный учетный документ
(например, Акт приема-передачи арендованного транспортного средства); кроме того,
унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы» (по
учету кассовых операций и учету банковских
При изготовлении
Общероссийскому классификатору управленческой деятельности), в самостоятельно
разработанных формах первичных учетных документов код может отсутствовать либо
предприятие может разработать самостоятельно систему кодировки, если того требует
принятая на предприятии система обработки документации;
9 дату составления документа, которая призвана определить конкретную дату
совершения хозяйственной операции и должна быть записана с использованием арабских
цифр;
9 наименование организации, от имени которой составлен документ;
6
9 содержание хозяйственной операции;
9 измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
9 наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления — при этом перечень лиц, имеющих право подписи
первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с
главным бухгалтером, а документы, которыми оформляются хозяйственные операции с
денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером
или уполномоченными ими на то лицами;
9 личные подписи указанных лиц.
При необходимости перечень реквизитов первичного учетного документа может быть
расширен, однако все перечисленные выше обязательные реквизиты должны присутствовать
в составленном документе.
Например, ООО «Салют» 30 декабря 2010 года заключило договор аренды
транспортного средства без экипажа и сочло необходимым оформить соответствующим
актом передачу арендованного автомобиля. Унифицированная форма акта приема-
передачи арендованного транспортного средства в настоящее время отсутствует. Тем не
менее, предприятие вправе составить такой акт, указав в нем следующие реквизиты:
9 наименование документа — Акт приема-передачи транспортного
средства без экипажа;
9 дата составления документа — 30.12. 2010 г.;
9 наименование организации, от имени которой составлен документ —
ООО «Салют»;
9 содержание хозяйственной операции — прием арендованного автомобиля
на основании договора аренды от 30 декабря 2010 года (с указанием количества,
марки и технических характеристик арендованного автомобиля/автомобилей);
9 измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном
выражении — стоимость автомобиля согласно договору аренды 500 000 рублей;
9 наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления — директор ООО «Салют»
Федоров А.А.;
9 личная подпись Федорова А.А.
Перечень первичных учетных документов (как унифицированных форм, так и
разработанных самостоятельно), применяемых на предприятии, целесообразно оформить
отдельным приказом (распоряжением) руководителя предприятия и отразить в приказе об
учетной политике предприятия.
7
В учетной политике предприятия устанавливается не только перечень первичных
учетных документов, принятых для оформления хозяйственных и иных операций на данном
предприятии, но и формализуется график документооборота.
Если попытаться классифицировать документы, составляемые на предприятии, то
следует осуществлять такую классификацию по нескольким признакам.
Итак, бухгалтерские документы можно классифицировать следующим образом.
1. По их назначению:
9 распорядительные документы, содержащие приказ непосредственному
исполнителю на совершение определенной хозяйственной операции (эти документы,
например, приказы, распоряжения, не удостоверяют факт хозяйственной совершения
операции и не являются непосредственным основанием для совершения учетных записей;
9 оправдательные документы, которые призваны подтвердить факт совершения
хозяйственной операции, а также служат основанием для записей
учета (например, расходный и приходный кассовые ордера, накладная на получение товарно-
материальных ценностей, акт на списание товарно-материальных ценностей);
9 бухгалтерские документы, составляемые на основе распорядительных и
оправдательных документов с целью их дальнейшего использования в учетном процессе
(например, первичные учетные документы по начислению оплаты труда персоналу
предприятия,
предприятия);
9 комбинированные документы, содержащие признаки распорядительных,
оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления, которые
одновременно содержат распоряжение о выполнении хозяйственной операции,
подтверждают ее выполнение и содержат указание о порядке отражения операции на счетах
бухгалтерского учета.
2. По порядку составления:
9 первичные, составляемые в момент совершения хозяйственных операций и
иные справки и расчеты, составленные сотрудниками бухгалтерии
на счетах бухгалтерского
являющиеся первым свидетельством их совершения, которые, в свою очередь, можно
подразделить на внутренние и внешние документы;
9 сводные документы, составляемые на основе первичных документов.
3. По содержанию хозяйственных операций:
9 материальные, отражающие наличие и движение средств и предметов труда, в
частности, основных средств, нематериальных активов, производственных запасов и затрат
(например, акты приема основных средств, акты списания основных средств, документы на
оприходование и списание материальных ценностей, накладные);
8
9 денежные документы, показывающие движение денежных средств (например,
приходные и расходные кассовые ордера);
9 расчетные документы, представляющие собой оформленные в письменном виде
требования или поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном
порядке за отпущенные товарно-материальные ценности, выполненные работы или
оказанные услуги (например, платежные поручения, платежные требования, платежные
аккредитивы).
4. По способу отражения операций:
9 разовые документы, которые единовременно фиксируют одну или несколько
однородных хозяйственных операций и служащие основанием для отражения данной
операции на счетах бухгалтерского учета (например, приходный кассовый ордер, расходный
кассовый ордер, требования на отпуск материалов);
9 накопительные, которые фиксируют однородные хозяйственные операции,
совершаемые в течение определенного периода (например, декады, месяца, квартала), в
конце периода в накопительных документах подсчитываются итоги по соответствующим
показателям.
5. По месту составления:
9 внутренние документы, которые составляются и используются внутри
предприятия (например, накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных
ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы,
товарные отчеты, авансовые отчеты подотчетных лиц);
9 внешние документы, поступившие от других организаций или направляемые в
другие организации (например, товарно-транспортные накладные, платежные получения).
6. Наконец, по порядку заполнения:
9 заполненные вручную;
9 составленные с применением компьютерной техники (компьютерных программ);
9 смешанная форма заполнения.
Мы только что упомянули, что по месту составления документы можно подразделить
на внутренние и внешние документы в целом для данного предприятия. Если вести речь
исключительно о бухгалтерии предприятия, то для данной службы все «внешние документы
предприятия» также будут являться внешними, то есть поступившими от других
предприятий и организаций. Кроме того, для бухгалтерии внешними будут являться и
документы, составленные самыми разнообразными службами данного предприятия. Таким
образом, для самой бухгалтерии внутренними можно считать только те документы, которые
составлены ею самой.
9
В самом деле, если рассмотреть деятельность любого «обычного» предприятия, то в
его бухгалтерию поступают первичные документы из различных служб предприятия, а,
кроме того, значительный массив первичных учетных документов составляется в самой
бухгалтерии предприятия. В частности, отдельные подразделения предприятия передают в
бухгалтерию (для последующего использования — отражения хозяйственных операций на
счетах бухгалтерского учета, либо в качестве информации, не требующей от бухгалтерии
каких-либо действий) следующие документы.
1. Отдел снабжения:
9 сведения о материалах в пути;
9 сведения о движении материалов, комплектующих изделий и реализации
сверхнормативных остатков на начало месяца и квартала в стоимостной оценке;
9 информацию о неоплаченных счетах с указанием причин;
лимиты затрат на телефонные, телеграфные и командировочные расходы;
9
9 отчетные данные о стоимости материалов и комплектующих изделий.
2. Производственные отделы:
9 о выпуске продукции (выполнении работ и услуг), о выполнении отдельных
производственных показателей, установленных для данного предприятия;
9 сведения о затратах на производство продукции;
9 разного рода справки, сведения и
подразделений.
3. Отдел сбыта:
9 данные об остатках продукции (по видам, маркам и типам);
9 сличительные ведомости по результатам инвентаризации продукции;
9 сведения о неплатежеспособности отдельных заказчиков;
9 извещения о применении санкций к покупателям и заказчикам.
4. Юридический отдел:
9 документы по фактам хищений материальных ценностей и взысканий дебиторской
задолженности с граждан и организаций;
прочие документы, связанные с деятельностью
9 документы по действиям тех или иных организаций, действия которых
неправомерны и (или) наносят ущерб имущественному положению организации.
5. Отдел кадров:
9 списки лиц, работающих в организации;
9 приказы о принятии на работу, увольнении, отпуске, внутреннем перемещении.
Многообразие форм документации со всей очевидностью демонстрирует
необходимость систематизировать их оборот на предприятии, то есть установить порядок и
10
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]