Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Первичные документы для бухгалтера. Практическое пособие
.pdf
сроки создания первичных учетных документов, сроки их передачи в бухгалтерию для
отражения на счетах бухгалтерского учета. Данный порядок должен быть определен
графиком (либо схемой) документооборота, утвержденным руководителем предприятия. При
этом график документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в
качестве приложения к учетной политике организации.
График документооборота отражает сложившуюся на предприятии систему
документооборота и включает в себя:
9 перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных
документов, сводных документов, иных регистров бухгалтерского учета,
9 указание ответственных за названные выше действия подразделений предприятия
и конкретных сотрудников(должностей) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения
этих работ.
При использовании
возможности для сокращения времени, затрачиваемого на обработку документов, в первую
очередь, за счет следующих факторов:
9 повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и
обработки документов;
9 выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (либо излишних)
документов (в том числе, своеобразная «инвентаризация» документов при разработке
графика документооборота
документов, разработанных на самом предприятии и, что нередко бывает, дублирующих
существующие формы первичной учетной документации).
От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит
своевременность получения информации для целей управления предприятием, полнота и
достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, налогового учета.
График документооборота является, таким образом:
9 важнейшим организационным регламентирующим документом, обеспечивающим
графика документооборота на предприятии создаются
позволяет исключить из оборота значительное количество
создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;
9 средством обслуживания рабочего места, призванным обеспечить ритмичность
работы бухгалтерии в целом и каждого ее сотрудника в частности; выполнение работ в
соответствии с планом индивидуального распределения должностных обязанностей;
9 средством повышения качества работы бухгалтерии, так как обеспечивает
своевременное составление бухгалтерской и статистической отчетности, а также
своевременное получение необходимой информации для оперативного руководства
предприятием.
11
Работу по составлению графика документооборота на предприятии организует
главный бухгалтер, на него же возлагается контроль соблюдения исполнителями графика
документооборота.
В свою очередь, ответственность за соблюдение графика документооборота, а также
ответственность за своевременное и качественное оформление документов, своевременную
передачу их в бухгалтерию, за достоверность содержащихся в документах данных несут
лица, создавшие и подписавшие эти документы.
График документооборота на предприятии создается на основании законодательных и
нормативных актов:
9 регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского
документооборота, в первую очередь, Федерального закона «О бухгалтерском учете», а
также Приказа Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по
ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
— Приказ Минфина РФ «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»);
9 регламентирующих особенности документооборота первичной учетной
документации в части применения и заполнения унифицированных форм (постановления
Госкомстата РФ и нормативные документы отраслевых министерств);
9 регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности
организаций.
Работа
несколькими способами. В частности.
Составление графика документооборота проводится сотрудниками организации, при
этом для разработки графика могут быть привлечены как уже работающие на предприятии
сотрудники (как правило, сотрудники бухгалтерии), так и принятые на работу специально
для составления графика документооборота новые сотрудники. К преимуществам данного
способа разработки графика документооборота можно отнести минимализацию затрат
по составлению графика документооборота может быть выполнена
в Российской Федерации» (далее
предприятия на выполнение данной работы, так как предполагается, что работа выполняется
сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате
труда. Недостатком данного способа можно назвать достаточно продолжительное время,
необходимое для разработки графика документооборота.
График документооборота может быть разработан привлеченными консультантами,
что позволяет значительно сократить продолжительность времени, необходимого для
осуществления данной работы, так как привлеченные специалисты имеют опыт составления
подобных документов, а, кроме того, они могут посвятить все свое рабочее время
12
выполнению данной работы (в отличие от штатных сотрудников предприятия). При таком
подходе участие в работе по составлению графика документооборота сотрудников
предприятия ограничивается предоставлением привлеченным специалистам данных (в
письменной и/или устной форме), необходимых для выполнения работ.
По окончании работы привлеченные специалисты составляют отчет, в котором
основным элементом будет разработанный график документооборота. Кроме того, в отчете
могут содержаться выводы специалистов, например, о принятой на данном предприятии
номенклатуре учетных документов, в том числе и о документах, разработанных на самом
предприятии.
К преимуществам способа разработки графика документооборота силами
привлеченных специалистов относится следующее:
9 нагрузка на работников организации при составлении графика документооборота
изменяется незначительно;
9 период составления графика документооборота можно сократить до минимума.
Разумеется, привлечение к разработке графика документооборота специалистов
(специализированной организации) предполагает значительные затраты предприятия на
осуществление и оплату этой работы, что можно отнести к очевидным «минусам» данного
способа разработки графика документооборота.
Кроме того, разработка графика документооборота может осуществляться
привлеченными специалистами при активном участии сотрудников предприятия. При такой
организации работы сотрудники предприятия не только предоставляют привлеченным
специалистам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно
участвуют в оптимизации документооборота. Использование такой организации работы по
разработке графика документооборота сочетает в себе преимущества первых двух
рассмотренных выше способов, а также создает предпосылки для получения максимально
возможного эффекта.
Разработка графика документооборота на предприятии должна включать в себя
следующие этапы.
Сбор информации, на котором осуществляется описание фактического
документооборота предприятия, то есть собирается информация о движении каждого
документа.
Оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика
оптимального документооборота по предприятию в целом, а также по отдельным его
подразделениям. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня
работ (таблицы) по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым
13
подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их
взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Разработанный график документооборота утверждается приказом руководителя
предприятия.
Работники предприятия (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-
экономического, финансового отделов, кадровой службы, снабжения, кладовщики,
подотчетные лица, работники бухгалтерии и иные сотрудники предприятия) создают и
представляют документы, относящиеся
к сфере их деятельности в соответствии с графиком
документооборота. Для этого каждому исполнителю необходимо вручить выписку из
графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере
деятельности данного исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия,
учреждения, в которые представляются указанные документы.
График документооборота, оформленный в виде таблицы, может иметь следующий
вид.
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ПРОГРЕСС»
Утверждено
приказом № 35 от 01 февраля 2011 года
Директор: (подпись) Прокофьев В.А.
Создание документа Проверка документа
Обработка
документа
Передача в
архив
14
документа
Наименование
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Приходный кассовый ордер
Количество
экземпляров
1
И так далее – по всем документам, используемым на ООО «Прогресс»
выписку
Ответственный за
бухгалтерия
оформление
Ответственный за
бухгалтерия
исполнение
Ответственный за
кассир
Срок исполнения
ежедневно
проверку
Ответственный за
Кто предоставляет
бухгалтерия
Порядок
документ
бухгалтерия
Срок
предоставления
ежедневно
при поступлении денежных средств
Исполнитель
предоставления
бухгалтерия
Срок исполнения
ежедневно
Исполнитель
Срок передачи
бухгалтерия
по истечению отчетного года
ГЛАВА 2. РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
2.1. Основные понятия
Расчетные документы предназначены для осуществления безналичных расчетов,
смысл которых, как это следует из самого их названия, состоит в том, что при уплате денег
не используются наличные деньги (купюры, монеты). Процедура уплаты денег в общем
случае осуществляется путем списания банком денег с одного счета
другой счет.
Наиболее распространенная классификация безналичных расчетов, основанная на
нормах ст. 862 ГК РФ, имеет в своей основе форму безналичных расчетов и предполагает
осуществление безналичных расчетов в следующих формах:
• платежными поручениями;
• по аккредитиву;
• расчеты чеками;
• расчеты по инкассо;
• в иных формах, предусмотренных законом
Для осуществления безналичных расчетов применяются следующие первичные
учетные документы:
9 платежное поручение;
9 аккредитив;
.
и зачисления их на
9 платежное требование;
9 инкассовое поручение;
9 платежный ордер;
9 реестр счетов;
9 реестр переданных на инкассо расчетных документов;
9 заявление об акцепте, отказе от акцепта.
Чеки представляют собой один из видов ценных бумаг, содержащей ничем не
обусловленное распоряжение банку со стороны чекодателя произвести платеж указанной в
чеке суммы чекодержателю. Таким образом, чеки представляют собой исключение в ряду
расчетных документов как по своей экономической природе, так и по способу формализации
данного платежного документа на бумажном носителе. В частности, бланк чека не включен в
систему банковской документации и отсутствует в Общероссийском классификаторе
управленческой документации, как все остальные перечисленные нами расчетные
документы.
15
Наряду с чеками, возможно осуществление безналичных расчетов посредством
другого вида ценных бумаг — векселей. Порядок составления и оборота ценных бумаг
регулируется соответствующим законодательством.
Все перечисленные нами формы расчетов осуществляются на основании правил и
стандартов, вытекающих из норм ГК РФ и оформленных:
• федеральными законами;
• постановлениями Правительства РФ;
• приказами Министерства финансов РФ;
• приказами Федеральной налоговой службы;
• инструкциями центрального Банка России;
• иными правовыми и нормативными актами.
Пункт 2.4. Положения ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в
Российской Федерации» (далее — Положение ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской
Федерации») предусматривает, что расчетные документы на бумажном носителе
оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор
управленческой документации (ОКУД).
Разберемся более подробно в правилах использования бланков расчетных
документов.
Пункт 2.5. Положения ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации»
предусматривает, что бланки расчетных документов изготавливаются в типографии или с
использованием электронно-вычислительных машин. Кроме того, допускается
использование копий бланков расчетных документов, полученных на множительной
технике, при условии, если копирование производится без искажений.
Действующими нормами предусматривается, что размеры полей бланков расчетных
документов должны соответствовать тем, которые указаны в приложениях к Положению ЦБ
РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации», а отклонения от установленных
размеров могут составлять не более 5 мм при условии сохранения их расположения и
размещения бланков расчетных документов на листе формата А4. Оборотные стороны
бланков расчетных документов всегда должны оставаться чистыми.
Использование бухгалтерских компьютерных программ, например, «1-С
Бухгалтерия», существенным образом облегчает работу бухгалтера, так как позволяет
генерировать не только сам бланк расчетного документа, но и заполнить его реквизиты в
соответствии с действующими нормами.
16
Правила составления расчетных документов в целом являются общими и применимы
ко всем расчетным документам, разумеется, с учетом их особенностей и наличия в них тех
или иных реквизитов и полей для записи этих реквизитов.
Расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих
машинок или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета. В том случае,
если расчетный документ заполняется на бланке, изготовленном типографским способом, с
использованием пишущей машинки, особенно важно соблюдать границы полей, отведенных
для реквизитов, так как при заполнении расчетных документов не допускается выход
текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их
проставления. Заполнение всех полей расчетного документа должно осуществляться таким
образом, чтобы значения реквизитов читались без затруднения.
Общими для всех без исключения расчетных документов являются требования к
заполнению таких их реквизитов, как подписи и печать на документе. Подписи на расчетных
документах проставляются ручкой (перьевой или шариковой) с пастой или чернилами
черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка,
проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими. Подписи, печати и штампы
должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.
Расчетный документ должен быть подписан лицами, имеющими право подписывать
такие документы. Как правило, расчетные документа подписываются двумя
уполномоченными лицами (руководителем организации и главным бухгалтером). В том
случае, если в штате организации отсутствует лицо, которому может быть предоставлено
право второй подписи, на расчетном документе должна иметься одна подпись и печать.
При поступлении расчетного документа банк обязан установить соответствие
подписей и печати на документе заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска
печати. В том случае, если будут выявлены несоответствия, расчетный документ
исполнению не подлежит.
Например, в карточке с образцами подписей и оттиска печати ООО «Салют»
заявлено две подписи:
9 директора предприятия Иванова Василия Петровича;
9 главного бухгалтера Федоровой Галины Яковлевны.
По состоянию на 1 июня 2010 года, день предъявления в банк платежного поручения,
никаких надлежащим образом оформленных изменений в карточке с образцами подписей и
оттиска печати ООО «Салют» сделано не было. При этом в предъявленном платежном
поручении в наличии оказалась только одна подпись, а именно, главного бухгалтера ООО
«Салют» Федоровой Галины Яковлевны. По действующим нормам в части исполнения
17
расчетных документов, такое платежное поручение не может быть принято и исполнено
банком, так как отсутствует подпись первого лица предприятия.
В данном случае не может служить оправданием тот факт, что директор
предприятия Иванов Василий Петрович на момент оформления платежного поручения
отсутствовал (например, находился в командировке). Во избежание подобных ситуаций
предприятия, как правило, считают целесообразным оформить в карточке с образцами
подписей и оттиска печати как минимум по две первых и две вторых подписи. Например,
это могут быть подписи следующих должностных лиц:
9 первая подпись – директор предприятия и заместитель директора предприятия
(либо, при наличии такой должности – главный инженер);
9 вторая подпись – главный бухгалтер и заместитель главного бухгалтера (или,
например, финансовый директор, начальник финансового отдела и тому подобное).
Наконец возможна и совершенна банальная причина, ведущая к отказу банком
исполнить расчетный документ. Подпись должностного лица, зафиксированная в карточке,
может не вполне соответствовать той подписи, которая удостоверяет какой-либо конкретный
платежный документ. Если не рассматривать криминальную подоплеку такой ситуации
(прямую подделку подписи в корыстных целях), то здесь может иметь место элементарная
неряшливость и невнимательность должностного лица. Не допустимо подписывать
расчетный документ в неподходящих для этого условиях, произвольно сокращать или
видоизменять собственную подпись, так как несоответствие какой-либо подписи (одной или
обеих) на каждом конкретном расчетном документе той, что зафиксирована и надлежащим
образом заверена на карточке, неизбежно приведет к отказу банка исполнить данный
платежный документ.
Аккуратность и тщательность необходимы также и при проставлении оттиска печати
организации. Печать должна быть четкой, легко читаемой, оттиск должен быть полным
(недопустимо, чтобы край печати не отпечатался на оттиске).
В рамках применяемых форм безналичных расчетов допускается использование
аналогов собственноручной подписи в соответствии с требованиями законодательства и
нормативных актов Банка России, в частности, электронной подписи.
Законодательной основой использования в гражданско-правовых сделках
электронной подписи является Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об
электронной цифровой подписи» (далее — Федеральный закон «Об электронной цифровой
подписи»).
Основываясь на нормах упомянутого Федерального закона, введем некоторые
понятия и определения.
18
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» призван обеспечить
правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных
документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном
документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном
носителе. Действие данного Федерального закона не распространяется на отношения,
возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, например,
факсимильной подписи.
Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой
подписи осуществляется в соответствии с упомянутым выше Федеральным законом, а также
в соответствии с:
9 ГК РФ;
9 Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»;
9 Федеральным законом от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи»;
9 иными федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации;
9 кроме того, регулирование отношений в области использования электронной
цифровой подписи осуществляется соглашением сторон.
Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» предусматривается, что
электронная цифровая подпись является реквизитом электронного документа,
предназначенным для защиты данного электронного документа от подделки, и создается в
результате криптографического преобразования информации.
Поля, отведенные для проставления значений каждого из реквизитов в расчетных
документах, обозначены соответствующими номерами.
Перечень обязательных реквизитов расчетных документов, включенных в
Общероссийский классификатор управленческой документации, следующий:
9 наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93;
9 номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;
9 вид платежа;
9 наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);
9 наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский
идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
9 наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер
налогоплательщика (ИНН);
19
9 наименование и местонахождение банка получателя, его банковский
идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;
9 назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном
документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не
уплачивается). Особенности указания назначения платежа применительно к отдельным
видам расчетных документов регулируются соответствующими главами и пунктами
Положения;
9 сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;
9 очередность платежа;
9 вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке
России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;
9 подписи/подпись уполномоченных лиц/лица и оттиск печати (в установленных
случаях).
Остановимся на таком реквизите как очередность платежа, которая регламентируется
ст. 855 ГК РФ. Указание очередности платежа в расчетном документе является
обязательным, а собственно списание денежных средств осуществляется в следующей
очередности:
• в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для
удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также
требований о взыскании алиментов;
• во вторую очередь производится списание по исполнительным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате
выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том
числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной
деятельности;
• в третью очередь производится списание по платежным документам,
предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате
труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям
страховых взносов;
• в четвертую очередь производится списание по платежным документам,
предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды
предусмотрены в третьей очереди;
• в пятую очередь производится списание по исполнительным документам,
предусматривающим удовлетворение других денежных требований;
20
, отчисления в которые не
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]