Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Первичные документы для бухгалтера. Практическое пособие
.pdf
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и
заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами,
шариковой ручкой или выписаны с использованием технических средств, например,
пишущей машины (что в настоящее время встречается довольно редко) или с применением
компьютера. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их
составления, а также перечисляются прилагаемые к ним документы. Например, могут быть
указаны номера и даты договоров, доверенностей и тому подобное.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или
получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их
составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их
документов кассир обязан проверить:
9 наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на
расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи
(подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
9 правильность оформления документов;
9 наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в
бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или
заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег
подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или
надписью:
«Оплачено»
с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи
в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных
кассовых документов (унифицированная форма № КО-3). Данный первичный учетный
документ применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых
ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей,
заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные
кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату
труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
51
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных/расчетно-платежных
ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после
их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться как
традиционным способом, то есть от руки на бумажном носителе, так и с применением
средств вычислительной техники. Как правило, в настоящее время предприятия используют
для ведения бухгалтерии специальные бухгалтерские программы, которые обеспечивают
формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
После того, как по приходным и расходным кассовым ордерам (или документам, их
заменяющим) были получены/выданы наличные денежные средства, указанные операции
должны быть учтены в кассовой книге (унифицированная форма № КО-4).
Согласно Порядку каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая
должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя
и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу
чернилами или шариковой ручкой.
Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые
экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов
нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.
Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера
предприятия или лица, его заменяющего.
Порядком допускается возможность использования при заполнении кассовой книги
вычислительной техники. Непременным условием использования вычислительной техники
является полная сохранность кассовых документов (приходных и расходных кассовых
ордеров, иных документов).
Бухгалтерские программы, используемые на предприятиях и в организациях для
ведения бухгалтерского учета, в части заполнения кассовой книги должны отвечать
требованиям п. 25 Порядка. В частности, при использовании вычислительной техники:
9 листы кассовой книги формируются в виде машинограммы «Вкладной лист
кассовой книги»;
9 одновременно с указанной выше машинограммой формируется машинограмма
«Отчет кассира»;
52
9 обе машинограммы («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира») должны
составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать
все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;
9 нумерация листов кассовой книги в машинограммах «Вкладной лист кассовой
книги» и «Отчет кассира» осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала
года;
9 в машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц
должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый
месяц, а в последней за календарный год, соответственно, ― общее количество листов
кассовой книги за год.
В том случае, если кассовая книга ведется с использованием вычислительной
техники, кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет
кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и
передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в
бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы
«Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый
месяц.
По окончании календарного года (или в случае необходимости, например, при
ревизии) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом
порядке, при этом общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и
главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Рассмотрим теперь порядок ведения кассовой книги.
Записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу же после получения
или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день,
выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве
отчета кассира:
9 второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день);
9 приходные и расходные кассовые документы.
О получении отчета кассира с прилагаемыми к нему документами сотрудник
бухгалтерии расписывается в кассовой книге.
Пунктом 26 Порядка контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается
на главного бухгалтера предприятия.
53
Рассмотрим на простом примере, какие записи делаются при заполнении кассовой
книги.
Предположим, остаток наличных денежных средств в кассе ООО «Вектор» по
состоянию на конец дня 3 августа 2010 г. составлял 2 300 рублей.
В течение 4 августа 2010 г. были произведены следующие операции:
9 поступили денежные средства из банка для выдачи подотчетных сумм (на
командировку сотрудника) в сумме 15 000 рублей (приходные кассовый ордер № 45);
9 выдана сумма на командировочные расходы Смирнову В.В. ― 15 000 рублей
(расходный кассовый ордер № 89);
9 выдана сумма в счет погашения задолженности предприятия по авансовому
отчету Федорова П.П. за командировочные расходы ― 1 200 рублей (расходный кассовый
ордер № 90).
Кассир 4 августа 2010 г. должен сделать в кассовой книге следующие записи:
Остаток на начало дня: 2300 рублей 00 копеек
Корр.счет Приход Расход
№ 45 Из банка 51 15000-00
№ 89 Смирнову В.В. 71 15000-00
№ 90 Федорову П.П. 71 1200-00
Итого за 4 августа 2010 г. 15000-00 16200-00
Остаток на конец дня: 1100 рублей 00 копеек
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств ―
унифицированная форма № КО-5 применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы
организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата
наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Вполне понятно, что
если и когда на конкретном предприятии только один кассир и отсутствует практика
передачи денежных средств доверенным лицам (например, для выплаты заработной платы в
дальнейшем), вести данный первичный учетный документ нет необходимости.
Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия под отчет, а также возврат
неизрасходованных подотчетных сумм регламентируется указанным выше Порядком.
Согласно упомянутому нормативному акту, наличные денежные средства могут
выдаваться из кассы предприятия под отчет:
• на хозяйственно-операционные расходы;
54
• на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных
предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том
числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района
деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями
предприятий;
• на расходы, связанные со служебными командировками.
Предприятие вправе выдавать наличные денежные средства под отчет на названные
выше цели при соблюдении следующих условий:
9 выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными
командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам
на эти цели;
9 лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней
по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки,
предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним;
9 выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета
конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
9 передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Авансовый отчет составляется по форме, утвержденной постановлением
Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы
первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».
Рассмотрим порядок заполнения бланка авансового отчета на примере.
На основании приказа № 2 от 11.01.2011 года директора ООО «Вымпел» Федорова
А.А. водителю предприятия Круглову К.Д. были выданы под отчет денежные средства в
сумме 5 000 рублей на приобретения горюче-смазочных материалов за наличный расчет.
Срок использования подотчетной суммы определен до 30 января 2011 года.
31 января 2011 года (что в пределах установленного законодательством срока)
Круглов К.Д. предоставил авансовый отчет об использовании подотчетной суммы,
приложив к нему чеки на приобретение горюче-смазочных материалов:
***** См. Приложение «Авансовый отчет»
55
При наступлении определенных условий у предприятия может возникнуть
необходимость внести наличные денежные средства в банк для зачисления их на расчетный
счет предприятия.
Например, предприятие осуществляет наличные расчеты с населением (реализует
собственную продукцию, в том числе за наличный расчет). Договор на инкассацию
денежных средств с банком не заключен. В этом случае в соответствии с
законодательством предприятие обязано сдавать в банк сверхлимитные наличные
денежные средства. Кроме того, необходимость внести наличные денежные средства в
банк может возникнуть при депонировании заработной платы, а также в ряде иных
случаев.
При внесении наличных денежных средств в банк кассир предприятия (или иное
уполномоченное лицо) заполняет унифицированную форму «Объявление на взнос
наличными» (форма 0402001).
Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов,
состоящий из:
9 объявления;
9 квитанции;
9 ордера;
9 кроме того ― приходных кассовых ордеров банка (форма 0402008)
препроводительных ведомостей, иных внутренних документов банка.
Основные реквизиты объявления, квитанции и ордера формы 0402001 совпадают. В
частности, необходимо указать:
9 дату и номер документа;
9 наименование предприятия его ИНН и расчетный счет;
9 реквизиты банка вносителя и получателя;
9 сумму вносимых денежных средств (цифрами и прописью);
9 источник поступления;
9 подпись вносителя.
При приеме наличных денег от организации квитанция 0402001 с проставленным
оттиском штампа кассы выдается предприятию для подтверждения приема наличных денег,
ордер 0402001 передается
бухгалтерскому работнику банка.
Порядок заполнения объявления на взнос наличными достаточно прост, при
необходимости читатель может уточнить неясные для него вопросы у работника банка.
56
ГЛАВА 4. ДЕНЕЖНЫЕ РАСЧЕТЫ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОНТРОЛЬНО-
КАССОВЫХ МАШИН
Порядок применения контрольно-кассовой техники на территории Российской
Федерации определен Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт», а также постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470 «Об
утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники,
используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», принятым в
соответствии с названным выше федеральным законом.
В частности, ст. 2 Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники
при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт» предусматривается, что контрольно-кассовая техника, включенная в
Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном
порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении
ими наличных денежных расчетов, а также расчетов с использованием платежных карт при
продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг. При этом следует иметь в виду, что
в ст. 3 названного закона назван исчерпывающий перечень случаев, когда организации и
индивидуальные предприниматели вправе не применять контрольно-кассовую технику. При
этом первичным учетным документом при применении контрольно-кассовой техники
является кассовый чек, выдаваемый покупателю, и контрольная лента, фиксирующая факт
выдачи чека для продавца. В том случае, если в соответствии с законодательством
контрольно-кассовая техника не применяется, первичным учетным документом являются
бланки строгой отчетности, которые продавец обязан выдавать покупателю при
осуществлении наличных денежных расчетов (см. постановление Правительства РФ от 6 мая
2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с
использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).
Кассовый чек представляет собой первичный учетный документ, отпечатанный
контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт
осуществления между продавцом и покупателем наличного денежного расчета, содержащий
сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами
контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при
проведении расчетов.
57
На выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие
обязательные реквизиты:
9 наименование организации;
9 идентификационный номер организации-налогоплательщика;
9 заводской номер контрольно-кассовой машины;
9 порядковый номер кассового чека;
9 дата и время покупки (оказания услуги);
9 стоимость покупки;
9 признак фискального режима.
Собственно внешний вид кассового чека и расположение на нем перечисленных выше
реквизитов напрямую зависит от марки конкретной контрольно-кассовой машины.
Расчеты наличными деньгами без использования контрольно-кассовой техники, как
мы отмечали ранее, возможны только для отдельных видов деятельности и при обязательном
использовании бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности являются
альтернативой кассовым чекам, они предназначены для использования при расчетах
наличными деньгами в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О применении
контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или)
расчетов с использованием платежных карт». Правила их использования регламентируются
постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления
наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без
применения контрольно-кассовой техники».
Используемые на каждом конкретном предприятии бланки строгой отчетности могут
применяться при условии, что они соответствуют всем требованиям постановления
Правительства от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осуществления наличных денежных
расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-
кассовой техники» и содержат следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа, шестизначный номер и серия;
• наименование и организационно-правовая форма либо фамилия, имя, отчество —
для индивидуального предпринимателя, ИНН;
• адрес (юридический либо фактический);
• идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации
(индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
• вид услуги и ее стоимость;
• дата осуществления расчета;
58
• должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение
операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать;
• иные реквизиты, характеризующие специфику оказываемой услуги.
Бланк документа изготавливается, как правило, типографским способом.
Полномочиями по утверждению форм бланков строгой отчетности наделены федеральные
органы исполнительной власти.
Иной способ формирования бланков строгой отчетности достаточно проблематичен,
так при этом требуется, наряду с прочим, генерировать серию и номер документа. Для
обеспечения данного требования компьютерная программа должна иметь защиту от
несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с
бланком документа в течение не менее 5-ти лет и сохранять уникальный номер и серию
каждого бланка.
При заполнении бланка строгой отчетности необходимо обеспечить одновременное
оформление не менее одной копии либо бланк должен иметь отрывные части (за
исключением следующих случаев, когда законодателем прямо предусмотрен иной порядок
их заполнения). Бланки строгой отчетности должны заполняться четко и разборчиво, без
исправлений. Испорченный или неправильно заполненный бланк перечеркивается и
прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.
Хранятся бланки строгой отчетности в течение пяти лет с соблюдением всех требований,
предусмотренных постановлением Правительства от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке
осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных
карт без применения контрольно-кассовой техники».
Применение контрольно-кассовой
необходимостью оформлять результаты функционирования этой техники.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных
расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-
кассовых машин утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №
132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету
техники в практическом плане сопряжено с
торговых
подробно.
контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины — форма № КМ-1 применяется
для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации
контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули:
59
операций». Остановимся на этих унифицированных учетных формах более
Акт о переводе суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации
9 при вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой машины;
9 при инвентаризации в организациях.
Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием
представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта
как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую
контрольно-кассовые машины, второй - остается в данной организации.
Акт фиксирует показания следующих счетчиков:
9 контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество
переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;
9 главного суммирующего счетчика;
9 секционных суммирующих денежных счетчиков.
Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя
контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и
кассира организации.
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при
сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в
организацию — форма № КМ-2 применяется для оформления снятия показаний счетчиков
при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического
обслуживания контрольно-кассовых машин или при передаче для работы в другую
организацию.
Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием
представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя,
старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания
контрольно-кассовых машин.
Акт с накладной, оформленной на передачу контрольно-кассовых машин в другую
организацию или в центр технического обслуживания контрольно-кассовых машин для
ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие
отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце
записей за рабочий день.
Ремонт контрольно-кассовых машин производится с разрешения администрации
организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных
счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и
контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а
кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным
кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) — форма № КМ-3
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]