4. Диагностики деятельности предприятия.

Диагностика (от гр. diagnostics - способный распознавать) - установление и изучение признаков, характеризующих состояние систем для предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима их работы. Диагностика экономической системы - Economical system diagnostics - совокупность исследований проводимых для определения целей функционирования хозяйственного объекта (организации, предприятия), способов их достижения, выявления проблем и вариантов их решения. Выявляют разные направления проведения диагностики: экономическая, финансовая, ревизионная и др.

Экономическая диагностика предприятия - Economic diagnostics of an enterprise - анализ и оценка экономических показателей работы предприятия на основе изучения отдельных результатов, неполной информации с целью выявления возможных перспектив его развития и последствий текущих управленческих решений. Как итог диагностики на основе оценки состояния хозяйства и его эффективности делаются выводы, необходимые для принятия неотложных важных решений, например о целевом кредитовании, о покупке или продаже предприятия, о его закрытии и т.п.

Финансовая диагностика - Financial diagnostics - определение показателей, дающих картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами на основе имеющейся бухгалтерской документации.

Ревизионная диагностика - Audit (auditing) diagnostics - выявление и изучение признаков, характеризующих наличие упущений и злоупотреблений в деятельности предприятий, в целях предупреждения в дальнейшем нарушений в их работе, а также разработки необходимых организационных изменений.

В том или ином виде диагностика существует на любом предприятии. Она может проводиться время от времени, не использовать определенные технологии, но везде, где есть управление бизнесом, есть и его оценка. На предприятиях, где нет постоянного анализа деятельности, не определены критерии оценки, чаще всего можно «нащупать» лишь класс проблем, «болевые точки», но не найти их локализацию по бизнес-процессам и, соответственно, не понять, как с ними бороться. Чтобы найти источник проблемы и разработать ее решение, необходимо использовать последовательный, системный подход к диагностике и определенные технологии.

Невозможно изучить все случаи, где может понадобиться технологичная диагностика, но в этом и нет необходимости. Любая глобальная задача может быть разбита на большое количество более мелких, каждая из которых заслуживает самого пристального рассмотрения. Главное – понять основной принцип диагностики, и тогда для каждого случая технологии можно разработать и самостоятельно.

Организация может использовать большое количество диагностических показателей. Одни показатели могут отражать эффективность компании в целом, другие – эффективность работы её отделов и подразделений, третьи – эффективность работы отдельных сотрудников. У каждого сотрудника должен быть свой набор показателей, которые отражают эффективность работы именно этого сотрудника. Даже в тех областях, где сложно измерить продукт каждого отдельного работника, это всё-таки можно сделать. Например, сотрудники, занимающиеся маркетингом и рекламой, могут подсчитывать количество откликов на рекламу (количество потенциальных клиентов, позвонивших или пришедших в офис компании по рекламе). Сотрудники, занимающиеся продажами, могут подсчитывать количество сделанных ими звонков, количество назначенных встреч, количество проведённых встреч, соотношение количества проведённых встреч к количеству заключённых сделок, число имён потенциальных покупателей, полученных от постоянных клиентов. На основании этих данных можно определить, какое подразделение вашей организации является наиболее эффективным.

Диагностические показатели в организации необходимы по следующим причинам:

1. То, что можно измерить и вознаградить, будет выполнено.

2. Возможно оценить: улучшается ли ситуация, остаётся неизменной или ухудшается.

3. Возможно определить: является ли какое-либо действие успешным или нет.

4. Это позволит разработать стратегию организации, основываясь на статистических показателях, а не на предположениях.

5. Управлять на основе конкретных диагностических показателей лучше и безопасней, чем управлять, руководствуясь слухами, предчувствиями, интуицией или личной неприязнью.

6. Отчетные показатели дают вам в распоряжение факты и только факты.

7. Возможность создать для сотрудников точные правила, в соответствии с которыми будет измеряться их работа, и в каком случае они будут получать премии.

8. Диагностические показатели выявляют, какие области деятельности нуждаются в коррекции или улучшении, предоставляют ключевые данные для проведения оценки эффективности работы.

9. Если вы не можете измерить какую-то работу, то, скорее всего, она и гроша ломанного не стоит.

Диагностические показатели связаны между собой. Например, если уменьшается количество имён потенциальных клиентов в базе данных менеджера по продажам, то, соответственно, будет падать и объём продаж новым клиентам и общий доход компании. Они чётко показывают ситуацию и позволяют определить стратегию, подходящую именно к конкретному случаю. Они являются фактором, определяющим необходимость изменений.

При создании системы диагностических показателей необходимо помнить, что они должны быть сбалансированы, так как сосредоточение работника на выполнении плана по одному направлению может привести к ухудшению других, не менее значимых направлений его деятельности. Более подробно это рассматривается в курсе «Планирование деятельности предприятия».

Есть определенные правила создания и введение в действие системы диагностических показателей (ДП) на предприятии:

1. Определите, что вы производите. Какой ЦКП (ценный конечный продукт) у вашей компании в целом, у отделов, у отдельных подразделений вашей компании и каждого штатного сотрудника? Вам необходимо хорошо проработать формулировки, потому что если вы сделаете их не совсем корректными, то применение данной системы управления на основе ДП не приведёт к ожидаемому результату.

2. Определите ДП, которые будет правильным образом отражать ваш ЦКП. Обратите на это особое внимание, поскольку здесь также можно совершить массу ошибок.

3. Разработайте систему, при помощи которой вы будете отслеживать свои ДП. Это могут быть, например, показатели валового дохода, прибыли, объёма продаж, количества заходов на ваш сайт, объёма предоставленных услуг, себестоимости продукта, отклика на рекламу, повторных продаж и любые другие.

4. Заведите для каждого ДП несколько графиков, которые будут обновляться на еженедельной, ежемесячной и ежегодной основе.

5. На постоянной основе проводите качественный анализ этих графиков.

6. Разработайте письменную стратегию, направленную на улучшение ДП. Ваши дела будут идти настолько хорошо, насколько хорошо будет проработана ваша стратегия. Добивайтесь, чтобы ваши сотрудники работали в соответствии с разработанной стратегией.

7. Оцените, насколько эффективна ваша стратегия, проанализировав графики ДП за то время, в течение которого вы эту стратегию используете. Если график отражает улучшение общей ситуации, то повторяйте шаги вашей стратегии.

8. Премируйте ваших сотрудников за их достижения.

9. Каждую неделю ставьте сотрудникам задачи по достижению определённых значений ДП.

Диагностика бизнеса - процесс, позволяющий выявить на ранней стадии скрытые проблемы компании. В последнее время некоторые компании стали предлагать консалтинговые услуги по диагностике бизнеса. Диагностика бизнеса необходима, что бы посмотреть на положение дел в компании и вовремя заметить что-то неоптимальное. Часто в рутине руководители не замечают, что что-то пошло не так и продолжают бороться с якобы «временными» трудностями. Но в итоге, спустя время, оказывается, что проблема гораздо шире. Поэтому, очень важно вовремя остановиться и посмотреть на бизнес, словно со стороны, что бы вовремя заметить свои неоптимальные действия и решения. Это можно сравнить с диагностикой организма, если вовремя обнаружить заболевание, шансы на полное выздоровление больше, чем если обратиться к врачу на последней стадии болезни, когда даже неспециалисту понятно, что болезнь есть. И тогда становится ясно, насколько полезно выигранное время в предотвращении необратимых последствий.

Как правило, внешняя диагностика заключается в интервью с руководителем или владельцем бизнеса, так как именно руководитель знает свой бизнес лучше всех. На диагностике не затрагиваются точные финансовые показатели, а коммерческая тайна обязательно соблюдается. Диагностика только выявляет проблему. И можно сказать намечает цель для дальнейшей оптимизации. А залог успешной оптимизации — качественно проведенная в начале диагностика. В диагностике важна своевременность, как и при обращении к врачу. В некоторых случаях в момент диагностирования проблемы находится и ее решение. В целом же можно говорить о двух видах диагностики:

• диагностика при непосредственном возникновении любых проблем в организации;

• диагностика, сопутствующая разработке стандартов деятельности различных служб организации.

Консалтинговых технологий диагностики существует много, и в зависимости от ситуации используется та, что подходит именно данной организации. Если проблема лежит на поверхности, ее обнаружить просто, то и сложных диагностических процедур часто не требуется. Для определения скрытых причин нужна комплексная диагностика, включающая глубокий анализ всех составляющих деятельности, проведение выборочных наблюдений, замер и анализ определенных показателей результативности тех или иных процессов. Как правило, при проведении диагностики консалтинговой фирмой не только проводится собственно диагностика, но и делаются определенные выводы, рассчитываются ресурсы, которые требуются для решения проблемы, а также прогнозируются последствия предлагаемых действий для организации, т.е. выполняются аналитические процедуры.

Вопросы для проверки

1. Дайте определение АХД. Приведите примеры объектов и предмета изучения АХД.

2. Какие функции включает систеа управления?

3. Каким требованиям должен отвечать АХД?

4. Перечислите важнейшие задачи АХД на предприятии.

5. Перечислите основные результаты, получаемые на основе микроэкономического анализа.

6. По каким признакам классифицируется АХД.

7. Какие виды диагностики деятельности предприятия вы знаете?

8. Для чего используются диагностические показатели в организации.

9. Перечислите основные правила создания и введения в действие системы диагностических показателей (ДП) на предприятии.