2. Облік грошових коштів

Грошові кошти - ресурси, контрольовані підприємством, використання яких сприяє одержанню економічних вигод.

Грошові кошти є оборотними активами підприємства та використовуються протягом операційного циклу або протягом дванадцяти місяців з дати балансу (П(С)БО 2, п. 4). Кошти, які не можна використати для операцій протягом операційного циклу внаслідок обмежень, виключаються зі складу оборотних активів і відображаються в балансі як необоротні активи (П(С)БО 2, п. 34).

Грошові кошти - готівка, грошові кошти на рахунках у банках і депозити до запитання (П(С)БО 4, п. 4).

Кошти підприємств перебувають у касі, в дорозі та на рахунках в банку. Вони можуть бути виражені в національній і іноземній валюті. Облік грошових коштів повинен забезпечити одержання інформації про їхню наявність і рух у розрізі місць зберігання та видів валют.

У П(С)БО 4 крім грошових коштів використовуються терміни еквіваленти грошових коштів і рух грошових коштів, що мають наступне значення:

1. Еквіваленти грошових коштів - короткострокові високоліквідні фінансові інвестиції, які вільно конвертуються в певній сумі грошових коштів і які характеризуються незначним ризиком зміни їхньої вартості;

2. Рух грошових коштів - надходження й вибуття грошових коштів і їх еквівалентів.

Правовою основою обліку готівкових грошових коштів і безготівкових розрахунків є:

- Закон України “Про використання реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування й послуг” від 1.06.2000 р. зі змінами й доповненнями.

- Закон України «Про обіг векселів в Україні» від 5.04.2001 № 2374

- Закон України “Про платіжні системи та переклад грошей в Україні” від 5.04.2001р. № 2346 зі змін. 5.06.2003р.

- Інструкція про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній і іноземній валютах. - Пост. НБУ від 12.11.2003р. № 492.

- Інструкція «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті». - Пост. НБУ від 21.01.2004р. № 22 зі змінами і доповненнями.

- Інструкція «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України». - Пост. НБУ від 19.02.2001р. № 69, зі змін. від 01.08.2001 р. № 312.

- Положення «Про ведення касових операцій у національній валюті в Україні». - Постанова НБУ від 19.02.2001р. № 72 зі змінами й доповненнями.

- Наказ «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій».

- Наказ Міністерства статистики України від 15.02.1996р. № 51.

- Наказ ГНАУ від 1.12.2000р. № 614, яким затверджені: положення про форму й зміст розрахункових документів, порядок реєстрації й ведення книг обліку розрахункових операцій, порядок реєстрації й використання реєстраторів розрахункових операцій, Порядок подання звітності, пов'язаної з використанням РРО або розрахункових книжок.

Методологічні принципи обліку грошових коштів і розрахунків регламентують: П(С)БО 2 «Баланс», П(С)БО 4 «Звіт про рух грошових коштів», П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість»

Всі кошти підприємства, незалежно від форм власності, зобов'язані зберігати в установах банків, крім невеликої готівки, обумовленої лімітом для будь-якого підприємства. Ліміт залишку готівки в касах, а також порядок і строки здачі наявного виторгу встановлюють підприємства й затверджують установи банків обслуговуючих юридичних осіб.

Для зберігання та витрат готівки підприємство має касу, основна функція якої - це прийом і видача грошових коштів.

Каса підприємства - приміщення або місце, призначене для прийому, видачі й зберігання наявних коштів, інших цінностей і грошових документів, на підставі яких ведеться касова книга. Керівник підприємства одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність.

Касові операції - операції підприємств між собою і з підприємцями та фізичними особами, пов'язані з прийомом і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відбиттям цих операцій у касовій книзі. Порядок ведення касових операцій регулює Національний банк України на основі Положення «Про ведення касових операцій у національній валюті в Україні».

Надходження та вибуття грошових коштів у касі обов'язково документується. Основними документами по касі є прибутковий касовий ордер (тип. форма КО-1) і видатковий касовий ордер (тип. форма КО-2). Ордера виписує бухгалтер, реєструє їх у спеціальному журналі, де кожному документу привласнюється порядковий номер. Прийом і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їхнього складання.

Касир наприкінці кожного дня зобов'язаний зробити підрахунок операцій за надходженнями і видачею грошей і зробити записи в касову книгу (тип. форма КО-4). Кожне підприємство, що є юридичною особою та має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті.

Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчує підписами керівника та головного бухгалтера.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим й видатковим ордером. Записи в цій книзі здійснюються під копірку в двох екземплярах. Другий екземпляр відривається та служить звітом касира. Звіт разом з усіма документами здається в бухгалтерію. Установлено щоденну звітність касира.

Ніяких підчищень і виправлень у касових документах не допускається. Готівка, що не оформлена документами, ураховується як надлишок і відноситься на доходи підприємства, а в державних підприємствах підлягає внеску в бюджет.

Облік наявності та руху грошових коштів у касі здійснюється на активному рахунку 30 «Каса» класу 3. Рахунок має субрахунки:

301 «Каса в національній валюті»;

302 «Каса в іноземній валюті».

У строки, встановлені керівником підприємства, здійснюється раптова інвентаризація каси з повним покупюрним перерахуванням всіх наявних грошових коштів і інших цінностей, що зберігаються в касі. Акт інвентаризації наявних грошових коштів складається у двох екземплярах, а при зміні касира - у трьох. У випадку розбіжностей фактичної наявності грошей з обліковими даними, касир в акті пише пояснення причин нестачі або надлишку, після чого керівник приймає рішення. Акт складається з метою відбиття результатів інвентаризації готівки, грошових документів, цінних паперів і та ін., що зберігаються в касі підприємства.

Бухгалтерські записи за рахунком 301 «Каса в національній валюті»

Документ	Зміст запису	Кор. рахунків
		Дебет	Кредит
Чек, виписка банку	1. Одержання готівки з поточного рахунка	301	311
Чек, виписка банку	2. Одержання готівкою за путівки	301	331
Прибутковий касовий ордер	3. Повернення невикористаних підзвітних сум	301	372
Прибутковий касовий ордер	4. Одержання грошей від осіб, що заподіяли збиток підприємству	301	375
Акт інвентаризації наявності грошових коштів	5. Оприбуткування надлишку, виявленого при інвентаризації: а) у державних підприємствах б) у недержавних підприємствах	301 301	642 719
Прибутковий касовий ордер	6. Оприбуткування виторгу	301	701,702
Оголошення на внесок готівки	7. Здача грошей у банк	311	301
Копія супровідної відомості	8. Здача виторгу інкасатору	333	301
Видатковий касовий ордер	9. Видача наявних грошових коштів у підзвіт	372	301
Акт інвентаризації наявності грошових коштів	10. Відображення недостачі в касі: а) за рахунок винних; б) за рахунок підприємства	375 947	716 301
Видатковий касовий ордер	11. Виплати за рахунок коштів цільового фінансування	48	301
Платіжна відомість	12. Виплата допомоги за рахунок соцстраху	65	301
Платіжна відомість, видатковий касовий ордер	13. Виплата зарплати	66	301
Видатковий касовий ордер, копія чека	14. Оплата дрібних витрат	84, (92, 93,94)	301

Обліковим регістром за рахунком «Каса» є журнал за кредитом рахунка 30 і відомість за дебетом рахунка 30 або відомість обліку грошових коштів (форма 1-м), що рекомендована для малих підприємств. Записи в журнал або відомість здійснюються на підставі звіту касира та прикладених до нього первинних документів. Операції реєструються в хронологічному порядку та у розрізі кореспондуючих рахунків. В облікових регістрах протягом місяця та за місяць відображається, систематизується накопичується інформація про наявність і рух грошових коштів по касі в національній валюті.

Кожне підприємство, що є юридичною особою, для зберігання грошових коштів і ведення безготівкових розрахунків, має поточний та інші рахунки в банках. Всі рахунки в банку відкриваються на підставі договору.

Правила відкриття рахунків затверджуються НБУ. Для відкриття рахунку підприємство надає в установу банку наступні документи: заява, документ про державну реєстрацію юридичної особи, нотаріально засвідчену копію статуту, картку зі зразками підписів і відбитком печатки, відомості про реєстрацію в податкових і статистичних органах, у ПФ, Фондах соціального страхування.

Кожне підприємство в установах банків може відкривати наступні рахунки:

- поточний рахунок, що є основним рахунком і який призначено для зберігання безготівкових коштів і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою затверджених НБУ платіжних інструментів;

- депозитний (вкладний) рахунок, що призначено для зберігання грошових коштів на строк за договором і під певні відсотки;

• бюджетний рахунок, що відкривається для одержання коштів з державного або місцевого бюджету;

- кредитний рахунок, по якому ведеться облік отриманих підприємством кредитів, наданих банком шляхом оплати розрахункових документів, або перерахування на поточний рахунок позичальника;

- картковий рахунок відкривається для ініціювання перекладу грошей з рахунку платника в наявній формі в банківських автоматах;

- акредитивний рахунок, що відкривається на ім'я конкретного постачальника для розрахунків з ним за місцем його перебування.

Операції на поточному та інших рахунках банку відображаються на підставі платіжних документів, які затверджені НБУ. Банківські документи можуть бути представлені на паперових носіях і в електронному виді. Вони служать підставою для безготівкових розрахунків.

Розрахунки - це система взаємин з іншими підприємствами та особами, що засновані на грошовому відшкодуванні вартості товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг.

Розрахунки з фізичними особами здійснюються в основному готівкою, а з юридичними особами – здебільшого у безготівковому порядку. Безготівкові розрахунки здійснюються через установи банків і регламентуються інструкцією НБУ від 21.01.2004р. № 22. «Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті».

Форми безготівкових розрахунків за товари та послуги: акредитивна, інкасова, вексельна, чекова. Платіжними інструментами (документами) при безготівкових розрахунках є: платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, рахункові чеки, акредитиви, векселі, банківські платіжні картки. Вони використовуються як для розрахунків з дебіторами, так і з кредиторами. Підприємства самостійно вибирають платіжні документи та указують їх у договорі з банком на розрахунково-касове обслуговування.

Безготівкові розрахунки - перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки одержувачів коштів.

Платіжне доручення - розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів і її перерахування на рахунок одержувача. Платіжне доручення приймається банком платника до виконання протягом 10 календарних днів з дати виписки за умови, якщо сума цього доручення не перевищує суми, наявної на його рахунку.

Розрахунки платіжними дорученнями застосовуються при передплаті товарів, послуг за транспорт, воду, електроенергію, телефон, поштово-телеграфні послуги, при розрахунках з податковими органами, за страхуванням, з органами управління, різними кредиторами. Платежі, таким чином, можуть здійснюватися як за товарними так і нетоварними операціями.

Розрахунки чеками застосовуються при платежах за товари, послуги. При цій формі розрахунків одержання цінностей, робіт, послуг збігається з їхньою оплатою.

Акредитив виставляється на ім'я конкретного постачальника в тому банку, що його обслуговує, за письмовою заявою платника (покупця, замовника). До одержання акредитива постачальником відпуск товарів не здійснюється. При цій формі розрахунків оплата постачальнику гарантована.

Платіжне вимога-доручення - це розрахунковий документ, що складається із двох частин: верхньої та нижньої (відповідно вимога та доручення). Вимогу виписує постачальник після відпуску товарів і здає його не в банк на інкасо, а пересилає безпосередньо платникові. Платник при згоді на оплату та при наявності грошей на поточному рахунку, оформляє відповідним чином доручення і здає в банк для оплати. Таким чином, у банк надходять документи, що гарантують оплату.

Вексель - письмове грошове зобов'язання платника, оплатити певну суму в певний строк. Вексель виступає як форма розрахунків, як форма платежу і як форма кредиту (за векселем може бути зроблена відстрочка або розстрочка платежу за періодами).

Всі платіжні інструменти (документи) складаються за встановленою формою, виписуються чітко, без помарок, виправлення в них заборонені.

Підприємство щодня, у робочі дні банку або інші строки одержує виписку з рахунку, у якій вказується перелік всіх операцій, здійснених банком. До виписки банку додаються документи, на підставі яких були зараховані або списані грошові кошти.

Обробляючи виписку банку, бухгалтер підприємства повинен знати, що банк записує залишки коштів і надходження на поточний рахунок за кредитом, а видачу - за дебетом. На підприємстві ці записи робляться навпаки, тому що для підприємства поточний рахунок активний, а для банку він є пасивним.

Для обліку грошових коштів підприємства на рахунках банку використовують бухгалтерський рахунок 31 «Рахунки в банках». Рахунок має 4 субрахунки:

311 «Поточні рахунки в національній валюті»

312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»

313 «Інші рахунки банку в національних валютах»

314 «Інші рахунки банку в іноземних валютах»

Всі зазначені субрахунки є активними. Залишки коштів відображаються за дебетом. Підставою для записів за рахунками є виписки банку та прикладені до них первинні документи, що підтверджують зарахування та списання грошових коштів.