1.3. Пять циклов управления проектом

Выше уже отмечалось, что проект всегда направлен на решение какой-либо проблемы. При этом очень важно иметь возможность в дальнейшем контролировать ход проекта и достижение запланированного эффекта. При разработке проекта любой грантозаявитель должен, как минимум:

- оценить исходную ситуацию, на изменение которой проект будет направлен;

- определить, какие изменения необходимо получить «на выходе», то есть после завершения проекта;

- разработать комплекс мероприятий, которые могли бы обеспечить такие изменения;

- сформировать систему отслеживания и оценки таких изменений. К сожалению, большинство грантозаявителей, как инициативные группы или физические лица, так и некоммерческие организации в России пока ограничивается разработкой комплекса мероприятий. Это связано в первую очередь с тем, что у некоммерческого сектора нет практики, методик, кадров и опыта оценки своей деятельности. Несомненно, серьезная оценка ситуации и разработка системы выходных индикаторов для оценки изменений требует серьезных ресурсов для больших проектов. Большие проекты, требующие серьезной оценки, представляют организации, как правило, с большим опытом работы. Однако и для небольшого проекта необходимо включение этих разделов в заявку.

В общем виде общая схема проекта и подготовки разделов заявки ориентирована на пять циклов управления:

1. Первый цикл управления начинается с идеи. Идея, как правило, формируется, когда возникает проблема и становится очевидным, что ее необходимо решить. По сути, деятельность субъекта социальной политики, общественная активность начинаются, когда приходит понимание, что ситуацию или обстоятельста, которые перестали устраивать, необходимо изменить к лучшему. Определение изменений, которые необходимо достичь для улучшения ситуации, представляет собой процесс формирования цели. Цель показывает, к каким изменениям стремится организатор проекта. Она определяет качественный итог (результат) проекта. Для достижения результата необходимо выполнить определенные задачи. Очень важно уметь разделять проблему и способы ее решения. Например: проблема – правовая безграмотность учащихся старших классов. Способ ее решения – повышение правового уровня педагогов, которые с ними работают за счет организации специализированных тренингов. При этом способ решения выявляется во втором цикле. Например, для данного случая были выявлены причины проблемы, которые заключались в следующем: школьники не имеют доступа к информации на эту тему; педагогов, работающих с ними по этим вопросам, также отличает низкий уровень правовой культуры; ни у кого из них нет ни практики, ни примеров отстаивания своих гражданских прав. В результате достаточно велико как число правонарушений среди школьников, так и нарушений прав школьников.

2. Для того чтобы эффективно управлять реализацией проекта, необходимо четко понимать проблему, которую требуется решить. Именно поэтому второй цикл управления связан с оценкой ситуации по проблеме. Оценка ситуации проводится до разработки проекта (заявки). Она позволяет глубже понять проблему и причины, которые ее вызывают. Именно поэтому оценку ситуации проводят на этапе анализа проблемы и разработки идеи ее решения. Самое главное на этом этапе – понять, откуда возможно получить информацию. Потенциальные источники информации о проблеме: официальные отчеты, СМИ, научные исследования в проблемной области, статистика, беседы со специалистами и пр. Оценка ситуации может быть организована с использованием глубинных исследований (социологических, маркетинговых и пр.), с использованием различных технологий (SWOT-анализ, анализ ресурсов и пр.), а может быть представлена в более простом варианте. Однако при любом подходе оценка ситуации должна быть представлена в ясной, понятной форме, с указанием оценочных характеристик, индикаторов текущего состояния ситуации.

3. Для того чтобы организовать решение проблемы, необходимо разработать четкий план действий, технологию (механизм) реализации решения. Этот цикл включает в себя серию тактических шагов, описание действий, которые позволяют достичь результата. При этом объясняется, кто и что будет делать, в какой последовательности, какие методы, инструменты и технологии использовать.

4. Четвертый цикл включает в себя все ресурсы, которые необходимы для реализации проекта (финансовые, человеческие, организационные и пр.). В том числе и те, которые имеются у грантозаявителя, и те, которые предоставляются партнерами. В заявке ресурсы представлены в форме подробного бюджета проекта с указанием всех затрат на его реализацию. Многие грантодатели требуют составления отдельной сметы с обоснованием статей затрат на запрашиваемую от грантодателя сумму. Бюджет и смета должны быть финансово обоснованными, реалистичными, а планируемые затраты должны соответствовать деятельности проекта (например, если деятельность проекта направлена на проведение семинаров для педагогов по повышению правовой грамотности, в бюджете не может быть статьи «приобретение швейной машинки»).

5. Пятый цикл – оценка результатов и достигнутого эффекта. Для того чтобы оценить результат деятельности по проекту, разрабатывается система показателей (индикаторов), характеризующих изменения ситуации. Именно их предполагается достигнуть в результате решения проблемы. Таким образом, индикаторы (показатели эффективности деятельности по достижению изменений) – это некие критерии, при помощи которых возможно определить, хорошо ли выполнен (или выполняется) проект. При этом важно помнить, что индикаторы оценки ситуации и индикаторы результата – это могут быть одни и те же показатели, через которые определяется изменение ситуации в запланированном направлении действий решения проблемы. Например, эффективность проведения тренингов для педагогов можно измерить при помощи количества сниженных правонарушений среди учеников; количества педагогов, желающих пройти обучение; расширения доступа к информации и пр. При определении индикаторов необходимо заранее определить и убедительно доказать, какой результат по индикатору следует считать хорошим, обеспечивающим запланированные изменения. Так, например, если в проекте участвуют 10 школ, а в каждой школе по два преподавателя-правоведа, хорошим результатом можно считать, если не менее 20 педагогов пройдут обучение.

Более подробно подходы к формированию индикаторов, оценки ситуации, бюджетному планированию представлены на конкретных примерах в разделе 3 - «Образцы заявок на финансирование с комментариями».

При этом необходимо иметь в виду, что каждый из циклов может быть представлен несколькими разделами заявки. Так, например, по условиям конкурса грантов «Губернское собрание общественности Иркутской области» первый раздел проекта представлен вторым циклом управления и включает в себя описание проблемы, на решение которой направлен проект. Фактически этот раздел должен содержать оценку ситуации. Далее следует раздел, содержащий цели и задачи проекта, которые в соответствии со схемой представлены первым циклом управления. Третий цикл управления представлен в формате заявки двумя разделами - планом действий (описание хода реализации проекта) и календарным планом реализации проекта, в котором указываются основные мероприятия с указанием сроков их выполнения по месяцам со дня получения субсидии. Четвертый цикл управления – бюджет проекта, также представлен двумя разделами:

- бюджет проекта, в котором должны быть отражены основные статьи расходов с указанием средств, запрашиваемых из бюджета и привлеченных из иных источников;

- подробная смета проекта в пределах запрашиваемой суммы.

И, наконец, пятый цикл управления - оценка результатов и достигнутого эффекта - представлен также двумя разделами: ожидаемые результаты проекта (результаты проекта для целевой группы, населенного пункта, в котором реализуется проект); механизм оценки результатов.