2.6. Бюджет проекта

Данный раздел показывает, сколько будет стоить выполнение проекта. Он представляет собой смету заявки и должен включать в себя две части: подробный список расходов, обычно в формате электронной таблицы, и пояснения к нему (эту последнюю часть называют бюджетным описанием). В целом бюджет должен соответствовать тем видам деятельности и мероприятиям, которые запланированы в рамках проекта и отражены в предыдущем разделе. Многие грантодатели требуют составления отдельной сметы с обоснованием статей затрат на запрашиваемую от грантодателя сумму. Бюджет и смета должны быть финансово обоснованными, реалистичными, а планируемые затраты должны соответствовать деятельности проекта (например, если деятельность проекта направлена на создание благоприятных условий воспитанникам интерната для развития этнокультурных ценностей эвенкийского народа через организацию работы Школы эвенкийских народных ремёсел, в бюджете не может быть статьи «приобретение караоке»).

Необходимо тщательно продумать все шаги работы по проведению мероприятия. Какие затраты потребуются на каждом этапе? При этом не следует гадать. Целесообразно провести маркетинговое исследование, чтобы быть уверенными в том, что предлагаемая смета расходов вполне разумна и обоснована. Имеет смысл получить от разных компаний их действующие расценки на услуги и товары, приобретение которых понадобится для реализации проекта. Часто спонсор ожидает прайс-листы с несколькими возможными поставщиками ресурсов по проекту и обоснованию выбора именно указанного в смете поставщика. Особенно, если статья бюджета касается приобретения дорогостоящего оборудования.

Если возможно, имеет смысл отразить расходы в показателях на каждого участника того или иного мероприятия, например:

- информационные материалы - 30 руб. х 50 участников конференции - 1 500 руб.

Косвенные расходы или административные издержки могут исчисляться как процент от бюджета всего проекта. Некоторые организации-доноры разрешают включать косвенные расходы в бюджет, другие - нет. Иногда по условиям конкурса в бюджет не включается заработая плата и т.д. С самого начала целесообразно узнать, какова политика по этому вопросу той организации, куда обращается заявитель. Если отражать косвенные расходы в бюджете нельзя, необходимо выделить среди них прямые расходы и включить их в различные разделы бюджета. Примеры административных издержек, которые могут быть включены в бюджет как прямые расходы: арендная плата за офисное помещение, зарплата административному персоналу, оплата коммунальных услуг и телефонной связи. Если в проекте именно таким образом включаются административные расходы в бюджет, важно быть уверенным в том, что они напрямую связаны с задачами проекта и обосновать эти расходы перед потенциальными спонсорами. Организации-доноры очень редко соглашаются оплачивать административные расходы без четкого и убедительного обоснования.

Социальные платежи - это то, что перечисляется в социальные фонды в зависимости от величины заработной платы. Они выплачиваются в форме единого социального налога (ЕСН), который имеет конкретное значение в соответствии с налоговой политикой текущего момента. ЕСН рассчитывается как процент от заработной платы и, как правило, показывается отдельной строкой в разделе бюджета «заработная плата». При этом необходимо грамотно обосновать исчисленную в бюджете цифру. Важно помнить, что подоходный налог входит в сумму, которую специалист получает ежемесячно и отдельно не показывается.

Описание бюджета должно включать обоснование по каждому виду нетиповых или специальных расходов, а также подробности в отношении тех или иных типов расходов. Оно прилагается к таблице с расчетами сметы. Нетиповыми или специальными расходами можно назвать высокие цены на билеты (при командировках), затраты на приобретение дорогого оборудования (например, автомобилей) и т.п. Большая часть организаций-доноров отказывается финансировать приобретение автомобилей или недвижимости. В тех случаях, когда приобретение дорогостоящего оборудования разрешается, иногда выдвигается условие, что по окончании проекта оно должно быть возвращено спонсору.

В бюджетном описании следует использовать те же разделы с теми же заголовками, что и в самой бюджетной таблице. Описание не обязательно должно содержать пояснения по каждому разделу, а только в случае необходимости. Например, по разделу «Оплата услуг телефонной связи» может потребоваться указать, как конкретно вы будете выделять телефонные переговоры по проекту из общих счетов по оплате за телефон вашей организации.

Как правило, финансирующая сторона ждет от кандидатов на гранты готовности понести какую-то часть расходов по проекту самостоятельно. Часто при составлении заявки соискатели не указывают собственные затраты на проект, поскольку сами их не видят. Например, кроме расходов, напрямую относящихся к реализации проекта, могут быть и расходы, обеспечивающие техническую, организационную или административную поддержку. Каковы они могут быть? Необходимо подумать обо всем, что имеет отношение к проекту и учесть эту стоимость в бюджете. Например, если в заявку не включена оплата труда главного бухгалтера организации или администратора компьютерной сети, а их участие так или иначе понадобится – целесообразно отразить часть их заработной платы как расходы организации по обеспечению проекта. Или для какого-то специалиста, полностью занятого в проекте, можно предусмотреть оплату 50% его рабочего времени за счет гранта, а остальные 50% - из собственных средств организации или за счет его волонтерского труда. Возможно, для реализации проекта будет использоваться собственное помещение или помещение, предоставляемое партнерами организации. Тогда стоимость аренды может быть заявлена как собственный вклад заявителя. В таблице с расчетами сметы целесообразно выделить три колонки, отражающие требуемую сумму, имеющуюся (т.е. собственные затраты) и общую сумму по статье затрат, равную сумме двух предыдущих колонок. В этом случае спонсору сразу же становиться понятно, какую часть расходов понесет сам заявитель, какие расходы требуют его (спонсора) участия в проекте.

У заявителя будет гораздо больше шансов на получение гранта, если он подтвердит заинтересованность другого спонсора в заявленном проекте и его готовность финансировать часть расходов. Если организация уже получала какие-то средства по представленному в заявке проекту от других доноров или имеет такие предложения на будущее, необходимо отразить это в заявке. Если у заявителя сохранились какие-то средства от предыдущего спонсора и организация можете распоряжаться ими по своему усмотрению в рамках нового проекта, это тоже должно быть отражено. Иногда спонсоры указывают размер необходимого собственного вклада в проект. Если этого нет – 50% стоимости проекта - нормальная величина собственного участия в реализации идеи проекта.

Наконец, целесообразно еще до работы над сметой проекта узнать размер грантов, обычно выдаваемых той организацией, куда обращается грантозаявитель. Если существуют ограничения суммы гранта, никогда не следует превышать их в заявке.

Таким образом, список расходов (и в целом бюджет, если нет особых требований спонсора), можно разделить на следующие разделы:

- оплата труда персонала;

- социальные выплаты и льготы;

- канцтовары и прочие материалы;

- оборудование;

- расходы на командировки и поездки;

- расходы на связь (электронная почта, телефонные переговоры, почтовые расходы);

- расходы на рекламу и публикации.

При этом в зависимости от требований грантодателя, расходы могут расписываться по мероприятиям проекта.

Бюджет должен обязательно содержать:

- четкое распределение всех расходов по категориям;

- бюджетное описание с подробным обоснованием всех необычных расходов;

- вклад грантозаявителя и его партнеров;

- характеристику других источников финансирования;

- требуемый бюджет не должен превышать суммы гранта, указанной в заявке.