5.2.Облік розрахунків з бюджетом по податку на доходи фізичних осіб

Порядок перерахування (сплати) податку до бюджету передбачено ст. 168 ПКУ, відповідно до якої податок зобов’язані сплачувати податкові агенти (юридичні особи, відокремлені підрозділи, фізичні особи-підприємці) та в окремих випадках фізичні особи самостійно.

Відповідно до пп. 168.1.1 ПКУ, податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи відповідну ставку податку.

Якщо доходи фізичній особі виплачуються з поточного рахунку підприємства (відокремленого підрозділу, фізичної – особи підприємця), то податок сплачується (перераховується) до бюджету під час виплати таких доходів. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування ПДФО до бюджету. Отже, податковий агент, не виплатить заробітну плату працівникам, без сплати податку в бюджет, але є ризик у тому, що може бути сплачена сума податку не в повному обсязі.

При виплаті доходів фізичній особі готівкою з каси податкового агента або у негрошовій формі, податок сплачується (перераховується) до бюджету протягом банківського дня, що настає за днем такого нарахування (виплати, надання).

Відповідно до пп.168.1.5 п.168.1 ст.168 ПКУ, якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду. Отже, податкові агенти, які нарахували, але не виплатилии доходи зобов’язані сплатити ПДФО до 30 числа місяця, слідуючого за звітним.

Таблиця 6.5

Граничний термін перерахування ПДФО

Спосіб виплати доходу	Граничний термін перерахування ПДФО
На платіжні картки	Під час виплати таких доходів
З каси підприємства або в натуральній формі	Протягом наступного банківського дня
Нараховано але не виплачено	До 30 числа місяця, слідуючого за звітним.

Відповідно до ЗУ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо строків виплати заробітної плати" від 23.09.2010 N 2559-VI заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні не рідше 2 разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Тобто, заробітна плата за першу половину місяця (15 календарних днів) має виплачуватись в період з 16 по 22 число, а за другу - з 1 по 7 число. Податкові агенти зобов’язані виплачувати працівникам заробітну плату два рази в місяць, одночасно (або наступного банківського дня) перераховувати податок на доходи фізичних осіб до бюджету.

Конкретні терміни виплати заробітної плати встановлюються підприємствами самостійно в колективному договорі або нормативному акті роботодавця, погодженому з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів - представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом).

Контроль за правильністю та своєчасністю сплати податку здійснює орган ДПС, відповідальність – податковий агент.

Згідно з п.127.1 ст.127 ПКУ ненарахування, неутримання або несплата (неперерахування) податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь іншого платника податків, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету. Ті самі дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, - тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 50% суми податку, що підлягає нарахуванню або сплаті до бюджету. Дії вчинені протягом 1095 днів втретє та більше, - тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 75% суми податку, що підлягає нарахуванню або сплаті до бюджету.

6.3. Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку і сум утриманого з них податку

Одним із елементів, будь-якого податку, є звітність. Якщо податок нараховується (утримується) і сплачується (перераховується), то і виникає обов'язок щодо подання податкової звітності, яка є невід'ємним елементом змісту податкового обов'язку платника податків.

Відповідно до абз. "б" п. 176.2 ст. 176 розділу IV ПКУ та пп. 49.18.2 п. 49.18 ст. 49 ПКУ особи, які відповідно до ПКУ мають статус податкових агентів, зобов'язані подавати, окремо за кожен квартал, протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу, податковий розрахунок суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, а також суми утриманого з них податку (додаток Д) до органу ДПС за місцем свого розташування.

Якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день, то граничним терміном вважається наступний робочий день (п. 49.20 ПКУ і п. 2.1 Порядку № 1020). Такий розрахунок подається тільки у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку податковим агентом протягом звітного періоду.

Форма 1-ДФ і Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку затверджені Наказом ДПАУ «Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку» від 24.12.2010 N 1020.

При заповненні розрахунку 1-ДФ, податковий агент повинен пам’ятати:

1) розрахунок заповнюється машинописним текстом або друкованими літерами на папері формату А4;

2) інформаційні рядки, які не підлягають заповненню, прокреслюються;

3) не допускаються виправлення, уточнення, закреслення;

4) розрахунок заповнюється у двох примірниках, один із яких після реєстрації його в податковій повертається податковому агенту;

5) у відповідній графі обов'язково вказується номер телефону посадових осіб, які підписали розрахунок;

6) розрахунок повинен бути завірений підписами головного бухгалтера та керівника, а також печаткою – для юридичної особи; підписом фізособи і печаткою (якщо вона в неї є) – для фізособи – податкового агента;

7) заповненню підлягають всі обов'язкові реквізити розрахунку.

Розрахунок за формою № 1ДФ можна подавати на паперовому носії, а також в електронному вигляді за самостійним рішенням податкового агента (пп. 2.3.2 Порядку № 1020). Але відповідно до пп. 49.4 ПКУ середні та великі підприємства зобов’язані надавати податкову звітність (в тому числі і розрахунок ф. № 1ДФ) виключно в електронному вигляді.

Порядок заповнення 1 ДФ (додаток Д) наступний:

1. Заповнення реквізитів.

• Навпроти напису "Стор." податковим агентом проставляється номер сторінки податкового розрахунку.

• Відмічається відповідна клітинка "Звітний", "Звітний новий" чи "Уточнюючий" залежно від того, який податковий розрахунок подається. «Звітний» відмічається якщо розрахунок в звітному періоді подається перший раз. «Звітний новий» - якщо в попередньому розрахунку поданому до органів ДПС виявлено самостійно помилку, а граничний терміні подання ще не настав. «Уточнюючий»- виявлено помилку в розрахунку поданому раніше, а термін подання вже закінчився.

• Навпроти напису "Порція" податковим агентом проставляється номер порції.

• Зазначається податковий номер юридичної особи - податкового агента, податковий номер або серія та номер паспорта фізичної особи - податкового агента (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), яка подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (для юридичних осіб доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8).

• Відмічається відповідна клітинка "Юридична особа" або "Самозайнята фізична особа".

• "Працювало у штаті" - проставляється найбільша з місячних за звітний період (на перше число місяця) облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи. Облікова кількість штатних працівників облікового складу юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи визначається відповідно до Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 N 286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за N 1442/11722.

• "Працювало за цивільно-правовими договорами" - кількість працівників за цивільно-правовими договорами у звітному періоді та зовнішні сумісники.

• Зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові самозайнятої фізичної особи, податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, що подає податковий розрахунок.

• Податковий номер органу ДПС, куди подається розрахунок.

• Найменування органу ДПС, куди подається податковий розрахунок.

2. Заповнення основної частини розрахунку.

У графі 1 "N з/п" відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється.

У графі 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта" відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в податковому розрахунку.

У графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, суми ЄСВ, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, - обов'язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми ПСП за її наявності.

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни у наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за ІІ кварталу входить заробітна плата за квітень, яка нарахована у квітні та виплачена у травні, за травень (нарахована у травні та виплачена у червні), за червень (нарахована у червні та виплачена у липні).

У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого ПДФО у графі 4а та сума перерахованого до бюджету ПДФО у графі 4 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками).

У графі 5 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів (додаток Ж). Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватись у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта.

Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.

У графі 6 "Дата прийняття на роботу" відображається дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу.

У графі 7 "Дата звільнення з роботи" відображається дата звільнення фізичної особи з роботи.

У графі 8 "Ознака податкової соціальної пільги" відображається ознака ПСП згідно з довідником ознак ПСП, наведеним у додатку З. Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк. При заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізичної особи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу).

У графі 9 "Ознака (0, 1)" відображається ознака "0", якщо рядок потрібно ввести, чи ознака "1", якщо рядок потрібно вилучити. Графа 9 заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкового розрахунків.

В останньому рядку розрахунку вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу за графою 3, нарахованого податку за графою 4а та перерахованого податку за графою 4.