Практичне заняття № 18

Тема: Контроль як функція управління

Мета: Узагальнити набуті знання з програмних питань теми, розвивати уміння викладати в усній формі відповіді на поставлені запитання; сформувати уміння здійснювати різні види контролю і розробляти ефективну систему контролю в організації.

Навчальні запитання:

2. Поняття контролю.

3. Місце контролювання в системі управління.

4. Принципи і цілі функції контролювання.

5. Процес контролювання.

6. Модель процесу контролювання.

7. Зворотній зв’язок при контролі.

8. Види управлінського контролю.

ХІД ЗАНЯТТЯ:

І D Психологічний тест “Оптимальний контроль” 11 [с. 119 – 120].

Вам пропонується певний перелік тверджень.: якими Ви можете погоджуватись або не погоджуватись. За усі по позитивні відповіді поставте соді по одному балу, усі негативні прирівнюються до нуля.

1. Якщо мене не контролюють, я перестаю працювати взагалі.

2. Мене більше стимулює покарання, ніж похвала.

3. Я ефективно та якісно виконую свою роботу лише тоді, коли відчуваю, що у цьому хтось зацікавлений.

4. Я не можу працювати якісно та продуктивно. коли у колективі створилась атмосфера, яка не сприяє роботі.

5.Якщо я відчуваю, що хтось із колег чи керівників спостерігає за виконанням мною посадових обов'язків, то я здатний мобілізуватись та ефективно працювати.

6. Якщо я знаю, що певні завдання ніхто не буде перевіряти, то я можу їх не виконати.

7. Якщо від результатів моєї роботи залежить подальше виконання іншими працівниками їхніх завдань, то я намагатимусь виконувати її швидко та якісно.

8. Я продуктивно працюю лише тоді, коли мене відповідним чином мотивують.

9. Я вважаю, що підлеглі працюють ефективно ліпше тоді, коли їх періодично, систематично та сукупно (а не вибірково) контролюють.

10. Якщо я зауважую, що рсзультати роботи мого колеги починають пильно контролюватись керівником, то я сам починаю активніше працювати.

КЛЮЧ ДО ТЕСТУ 7- 10 балів: Ви належите до категорії людей, які ефективно працюють лише в умовах тотального, жорстокого контролю. Оскільки, якщо Ви знаєте, що виконання певних завдань не будуть перевірятись, то Ви їх відкладаєте доти, доки хтось поцікавиться їхніми результатами. Якщо Ви не відчуваєте, що Вас постійно контролюють або керівники, або колеги, що у результатах Вашої роботи ніхто не зацікавлений, то Ви розслабляєтесь і можете взагалі перестати працювати.

4-6 балів: Ви належите до найчисленнішої категорії людей, яких час від часу необхідно контролювати, але не потрібно робити це постійно. Вибіркові та несистематичні контрольні перевірки Вашої роботи чи роботи колег надихають Вас на результативну працю.

1 -3 бали; Ви результативно працюєте лише тоді, коли не відчуваєте над собою "дамоклівого меча" контролю. Ви достатньо організована та відповідальна людина, тому поставлені завдання Ви викопуєте в будь-якому випадку. При цьому надмірний контроль вибиває Вас з колії і тільки заважає працювати. До Вас найкраще застосовувати неформальну форму контролю.

ІІ D Аналіз конкретних ситуацій 38 [с. 8], 11 [с. 120].

1. Джон Р. Рокфеллер якось відвідав один із своїх численних заводів. Коли він зайшов до кабінету директора, той диктував листа. «Не буду йому заважати», подумав Рокфеллер і дочекався поки директор звільниться. Коли секретар вийшов з кімнати, Рокфеллер сказав: «Я повинен ВУас негайно розрахувати, оскільки ви крадете мої гроші!»

«Як Ви можете це стверджувати?» - розлючено заперечив директор.

«Ви щойно диктували листа», - відповів Рокфеллер – «що, без сумніву, міг зробити дехто з Ваших підлеглих. Але той, хто отримує 3000$ на рік Вам я плачу в десять разів більше. Якщо ви займаєтеся справами підлеглих, значить погано виконуєте власні обов’язки. Тому гроші, які Ви отримуєте, викинуті на вітер»

2. Із.спостережень президента залізничної компанії. «Більшість менеджерів управлінь залізниць зайняті тим, що перевіряють квитки, змащують деталі локомотива, прочищають парові свистки та демонструють кухару вагону-ресторану, як робиться салат. А потім ще дивуються, що їх справи йдуть дедалі гірше».

3. Власник великої будівельної фірми з багатьма тисячами працівників та 50-ма будівельними майданчиками, принципово залишає за собою право самому приймати рішення по всіх фінансових питаннях. Під час важливої ділової розмови з замовником увійшла секретар і попросила його підписати термінове замовлення на матеріали. Він вибачається перед відвідувачем і візує вимогу на тачку вартістю 170 марок. При цьому він пояснює, що вимогу на жаль, не можна відкласти, оскільки тачка дійсно дуже потрібна.

Справа яку відвідувач намагався вирішитиз власником фірми, не вийшла. А своїм колегам він пояснив: «Якщо на фірмі шеф самостійно вирішує дріб’язкові проблеми, то мені важко не зважати на думку про те, що ця фірма у фінансовому відношенні не заслуговує довіри».

4. В цеху є конвеєрна дільниця. Операції, що виконуються на конвеєрі, нескладні, але пригнічують працівників своїм одноманіттям і монотонністю. Це є однією з причин постійної плинності кадрів, яку Ви вирішили зменшити шляхом впровадження ряду цікавих організаційно-технічних заходів двом майстрам дільниці. Через деякий час аналіз показав, що плинність кадрів не зменшилась. В чому ж причина?

ІІІ. D Виконання практикуючих міні-вправ 38 [с. 9 - 14]:

Тема: Контроль у фірмі “Дорожні перевезення”;

Мета: Навчити студентів використовувати 7 ключових елементів для ефективного контролю взаємозв’язаних аспектів часу і палива.

Крок 1. студенти індивідуально вивчають текст завдання і відповідають на запитання до тексту:

Уявіть, що вам належить невелика компанія, яка спеціалізується на дорожніх перевезеннях. У вас 3 вантажівки і 3 водія, а також невелика ділянка, де встановлена бензоколонка. Кожен день вантажівки заправляються бензином і їдуть виконувати замовлення, які надійшли.

У бізнесі дорожніх перевезень ціноутворення залежить частково від відстані, яку необхідно покрити, і частково від тривалості часу, на протязі якого водій і вантажівка будуть знаходитись далеко від бази. Це викликано тим, що деякі витрати, такі, як витрати на паливо, масло і шини, визначаються пройденою відстанню, а розмір інших витрат (як, наприклад, зарплата водіїв) залежить від часу, витраченого на роботу.

Запитання:

• на ваш погляд, які два найбільш важливі аспекти повсякденної роботи у бізнесі дорожніх перевезень слід контролювати?

• Як Ви будете контролювати названі вами 2 аспекти, приймаючи до уваги такі ключові елементи: планування у вимірюваних параметрах; порівняння запланованих і реальних результатів; частота порівняння; повідомлення про помітні відхилення менеджеру, відповідальному за даний процес (якщо ви повідомите про те що корабель відхилився від курсу корабельного офіціанту, то цей корабель не потрапить у порт призначення); оперативність (швидкість) інформування; вибір підходящого способу дій: а) нічого не робити, б) змінити плани, в) налагодити роботу; г) оцінка і ефективність витрат.

Крок 2. В аудиторії досягається консенсус і всі дані заносяться у таблицю:

Сім елементів контролю

Ключові елементи	Контроль часу	Контроль витрат часу
1. Планування у вимірюваних параметрах
2. Порівняння запланованих і реальних результатів
3. Частота порівняння
4. Повідомлення про помітні відхилення
5. Оперативність інформування
6. Які заходи слід вживати?
7. Оцінка і ефективність витрат

Тема: Контроль енергоспоживання в організації;

Мета: Показати студентам важливість знання того, що саме є значним відхиленням від очікуваних середніх витрат.

Крок 1. Студенти в малих групах розглядають ситуацію:

Кожен день ви зчитуєте показники лічильника електроенергій організації і порівняєте витрати реальні з очікуваними середніми витратами для цієї пори роки (500 кВт). Що у такому випадку буде відмінністю?

Реальні витрати:

В кВт	У %
505	1
525	5
550	10
А) більше 505	(+1%)
Б) більше 550	(+10%)
В) неможливо відповісти

З наведених відповідей група вибирає одну правильну і пояснює мотиви вибору.

Крок 2. В аудиторії разом з викладачем робиться загальний висновок.

Тема: Контроль якості продукції;

Мета: Розвивати уміння студентів організувати безпосередній контроль якості продукту.

Крок 1. Студенти індивідуально визначають, як вони постараються уникнути слідуючих дефектів у партії з 10000 мішків цукру на етапі її виробництва:

а) мішків з недовагою;

б) розірваних мішків;

в) мішків з кнопками в середині;

г) мішків, які містять цукор, що злипся.

(мах 10 хв.)

Крок 2. В аудиторії проводиться обговорення результатів виконання завдання.

Тема: Проблема контролю на птахофабриці: відповідальність і дії;

Мета: навчити студентів визначати відповідальних за розв’язання певної проблеми та дії по розв’язанню.

Крок 1. Студенти індивідуально аналізують такі завдання і шукають відповіді на запитання.

Ви менеджер птахофабрики по переробці домашньої птиці. Тушки індикт упаковані у великі коробки, а курчат - у маленькі. Вартість тижневого запасу коробок звичайно знаходиться у межах 500 грн. і нікого не хвилює, що реальні витрати залишаються достатньо близькі до цієї цифри. Однак, одного разу вам повідомляють, що на минулому тижні витрати на тару склали 585 грн. Наведіть причини, з-за яких могли б вирости витрати на тару (тах 10 хв.)

Крок ІІ. Разом з викладачем студенти будують діаіраму аналізу відхилень:

Сумарна вартість тари зросла

Крок ІІІ. Студенти у малих групах розглядають альтернативні можливі причини (min 6 шт.) і визначають відповідальних з числа працівників птахофабрики та конкретні дії у кожному з випадків.

Крок IV. В аудиторії досягається консенсус і висновки робляться у вигляді таблиці.

Проблема контролю на птахофабриці: відповідальність і дії

Причина	Персональна відповідальність	Дії
1. Підвищення ціни
2. Більш дорогі матеріали	:
3. Зміна структури попиту
4. Підвищення об'єму продаж
5. Поломки
6. Втрати

• Тема:Бюджетний контроль в організації

Мета: Переконати студентів у можливості створення проблем негнучкістю планів.

Крок 1. Студенти індивідуально аналізують слідуючі положення:

-"Дані розрахунки не мають до бюджету ніякого відношення, оскільки мова йде про пожежу, в якій раніше у цьому році згорів склад"

-"Пробачте, ви не можете закупити це обладнання, навіть не дивлячись на те, що це дозволить зекономити гроші. Ви повинні дочекатись наступного року, оскільки бюджет цього року не передбачає подібних витрат".

Крок 2. В аудиторії разом з викладачем студенти роблять висновки про те, які елементи доброї системи контролю пропущені в обох випадках? (mах 10 хв.).

ІV. Визначення коефіцієнту бездефектності праці 11 [с. 117 – 119].

Мета роботи: Визначити коефіцієнт бездефектності праці і величину премії управлінському персоналу.

На багатьох підприємствах та в організаціях для контролю за якістю праці використовується показник рівня бездефектності праці управлінського персоналу (Кб), яким розраховується за формулою:

Кб= Kb x Кя.

Де,

К_в - коефіцієнт відповідальності

Кя - коефіцієнт якості роботи.

К_в = Т : Т_ф де

Т - заданий термін виконання завдання. дні або години

Т_ф - фактичний термін виконання завдання, дні або години

Вихідні дані для розрахунку коефіцієнтубездефектпості праці управлінського персоналу.

Варіанти	Термін виконання завдань, дні		Кількість порушень при виконанні завдань								розмір премії
			Порушення графіку поставок продукції	Невиконання місячних планів	Неритмічне завантаження цехів	Невиконання завдань з впровадження інновацій	Невиконання завдань керівництва	Неоперативність в роботі	Порушення внутрішнього трудового розпорядку	Несвоєчасне складання і доведення до цехів місячних планів
	заданий	фактичний
І	7	8	-	-	-	1	1	-	-	-	6 0
ІІ	8	7	-	1	1	-	-	-	-	-	60
ІІІ	5	5	1	-	-	-	-	-	-	1	60
IV	10	8	-	1	1	-	-	-	-	-	50
V	4	3	-	-	-	-	1	1	-	-	60
VI	6	4	4	4	-	-	-	1	-	-	50
VII	1	2	-	-	-	-	1	-	1	-	50
VІІI	5	6	-	-	-	1	1	-	-	-	60
IX	3	4	-	1	-	-	-	1	-	1	60
X	2	3	1	-	1	1	-	-	-	-	50
XI	3	3	1	2	-	-	-	-	-	-	60
XII	2	3	-	-	1	-	-	-	1	1	55
XIII	4	6	-	-	1	1	-	-	-	-	60
XIV	2	1	-	-	-	1	-	-	1	-	55
XV	5	4	1	-	-	-	-	1	-	-
XVI	5	6	-	1	-	1	-	-	-	-	60
XVII	7	8	-	2	-	-	-	-	1	-	55
XVIII	3	4	-	-	-	-	-	-	-	2	50
XIX	2	3	1	-	1	-	-	-	-	-	55
XX	4	4	-	1	-	-	-	-	1	-	50
XXI	9	10	-	-	1	-	-	1	-	-	60

К_пі - порушення при виконанні і-го завдання

п - кількість порушень.

Рівень бездефектносі праці впливає па виплату премії працівникові. Фактична величина премії визначається як добуток максимального процента премії на коефіцієнт бездефектності праці.

Примітка: числова оцінка кожного порушення: порушення рафіків поставок - 0.2; порушення місячних планів - 0,3; неритмічне завантаження цехів 0.5: невиконання завдань з впровадження інновацій - 0.4; невиконання розпоряджень керівництва -0,4; неоперативність в роботі 0.3; порушення внутрішнього трудового розпорядку - 0.2; несвоєчасне складання і доведення до цехів місячних планів- 0,3.

Перелік базових знань та опорних умінь:

Знати:

2. Зміст, визначення, необхідність контролю.

3. Різновиди контролю.

4. Характеристики ефективного контролю.

5. Способи здійснення контролю в організації.

Уміти:

1. Розробляти ефективну систему контролю.

2. Здійснювати контроль в організації.

Джерела інформації:

Електронний конспект лекцій з дисципліни, 2 [с. 219 – 222], 8 [с. 390 - 414], 10 [с. 192 – 195], 12 [с. 292 – 293], 32 [с. 289 – 317].