Тема 7. Система организационно-распорядительной документации

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Являются обязательными для исполнения.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них излагаются конкретные предписания конкретным адресатам (конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица, работники).

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:

1)документы, издаваемые в условиях коллегиальности (позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки) В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

2)документы, издаваемые в условиях единоначалия (обеспечивает оперативность управления и повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения). В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления могут также приниматься руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности. Постановление подписывается руководителем органа управления. Постановления Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями также называются распорядительные документы, которые принимаются совместно неоднородными органами (коллегиальными и единоличными).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий). Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также каждой конкретной организации видов деятельности. Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников./

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управление в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают по вопросам частного характера (способ доведения до исполнителей оперативных вопросов), имеют ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Распорядительный документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: Государственный герб или субъекта Российской Федерации, эмблему организации; наименования организации; название вида документа; дата и номер документа; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации. Распорядительный документ может содержать приложения – схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы, о которых делаются пометки в соответствии с ГОСТом. Проект документа согласовывается со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?».

Текст состоит из двух частей:

1)вступительной (констатирующей) В ней дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать: ссылки на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту.; формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

2)распорядительной. Начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛИ, ОБЯЗЫВАЮ, ПОРУЧАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, после которого ставится двоеточие. Содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт включает: наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей, поручение, срок выполнения поручения. Каждый пункт или подпункт содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В зависимости от вида документа используются следующие слова: в постановлении – ПОСТАНОВЛЯЕТ, в решении – РЕШИЛ, РЕШИЛА, РЕШИЛИ, в приказе – ПРИКАЗЫВАЮ, в распоряжение – ОБЯЗЫВАЮ, реже ПРЕДЛАГАЮ, в указание – ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОРУЧАЮ.

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (т.к. он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом. Протоколы оформляются на общем бланке организации на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также на основании материалов подготовленных к заседанию: тексты выступлений, тезисов, проекты решений, список приглашенных. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре. Существует два вида протоколов: полные (содержит запись всех выступлений на заседании) и краткие (только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Заголовок к тексту (в заголовке указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. Например: Протокол общего собрания акционеров, Протокол заседания правления).

Текст состоит из двух частей:

1)вводной; оформляется идентично в полной и краткой формах. В ней указывается: фамилии председателя и секретаря, фамилии участников заседания и приглашенных лиц (до 15 человек, более – указывается количество и делается отметка «Список участников прилагается») (в алфавитном порядке с указанием места работы и должности), повестка дня (вопросы формулируются в именительном падеже с указанием фамилии докладчика и его должности).

2)основной; по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).

В разделе СЛУШАЛИ в кратких протоколах указывается: фамилия выступавшего (докладчика), тема его выступления. В полной – фамилия и инициалы, и содержание его доклада. Если текст доклада прилагается, то в скобках указывается (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ в краткой – фамилия лиц, выступивших в обсуждении, в полной – фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение.

Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются на левом поле на уровне записи выступления). Датой протокола является дата протоколируемого события.