Тема 5. Системы документации

Документ является формой отражения деятельности предприятия. Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации. Под системой документации понимается «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.).

На верхней иерархической ступени находятся общегосударственные системы документации, классифицируемые по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д. Функциональные системы документации – это те, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям, например: бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и т.д. Отраслевые системы документации – это те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности, например: медицинская, учебная, научно-исследовательская и т.д.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документации (УСД). В ГОСТе Р 51141-98 это понятие определяется как «УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»

Каждый документ включает определенный состав реквизитов. Многие реквизиты, входящие в широкий круг документов, бывают одинаковыми, поэтому объектом унификации может быть не только форма документа, но и состав включаемых реквизитов. Унификация способствует уменьшению разнообразия документов по форме и правилам оформления. Кроме того, появляется возможность организовать централизованное изготовление бланков, создать централизованную обработку служебных документов и, таким образом, облегчить труд управленческого персонала и уменьшить затраты на канцелярские расходы.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, входящих в каждую систему, исключения из документов дублирующих данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач, единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унификация и стандартизация документов является основным методом совершенствования содержания и формы документа, проводится в нашей стране с конца 1960-х гг. Параллельно с работами по унификации и стандартизации проводится работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. К настоящему времени создана система общероссийских классификаторов, каждый из которых является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов необходимо иметь представлении о роли, назначении и использовании Общероссийских классификаторов. Для организации ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный в 1993г., который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются на бланках и в формах документов.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам:

-УС банковской документации,

-УС финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций,

-УС отчетно-статистической документации,

-УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,

-УС документации по труду,

-УС документации Пенсионного фонда РФ,

-УС внешнеторговой документации.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет УСОРД, с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с ОКУД по классу 020000 в состав УСОРД входит:

-документация по созданию организации, предприятия,

-документация по реорганизации организации, предприятия,

-документация по ликвидации организации, предприятия,

-документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий,

-документация по распорядительной деятельности организации, предприятия,

-документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия,

-документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия,

-документация по приему на работу,

-документация по переводу на другую работу,

-документация по увольнению с работы,

-документация по оформлению отпусков,

-документация по оформлению поощрений,

-документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Разрабатывают УСД соответствующие министерства и ведомства. Кроме того, предусмотрено внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов. Определение, назначение и состав УСД устанавливаются ГОСТами. На каждую систему издается ГОСТ.

Например: на УСОРД издан ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Наряду с общегосударственными формами документов, обязательными для применения во всех случаях реализации задач, документирование которых регламентировано соответствующей УСД, существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения управления конкретными отраслями деятельности или отдельными предприятиями. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей, например: судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство, например, документация страховая, архивная и др.

Табель форма документов является нормативным актом, регламентирующим состав и объем документов, необходимых и достаточных для реализации возложенных на организацию функций, а также процедуру их подготовки. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются. Создание Табеля способствует упорядочению документирования, ликвидации дублирования и информационной несовместимости документов, сокращению объема документооборота, ускоряет прохождение документов и принятие решений. Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.