Тема 18. Действия с информацией в процессе информационного обеспечения

Основные формы организации информационного обеспечения управления.

Ввод и передача информации.

В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем:

- глобальные сети;

- корпоративные и локальные сети;

- системы передачи бумажных документов.

Хранение информации.

Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых документов:

- целостность;

- предметная ориентация данных;

- историчность и интегрируемость;

- неизменность во времени;

- многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации

Удовлетворение информационных потребностей (пертинентности) осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Информационные запросы бывают следующих видов:

- простые и сложные (многоаспектные) запросы;

- формализованные и неформализованные, нерегламентированные (запросы не по профилю работы фирмы).

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации (они характеризуются определенностью алгоритма получения последней и первой). Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать.

Основные действия с информацией в процессе информационного обеспечения:

- преобразование, представление в нужной форме;

- интеграция информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

- аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

- моделирование (информационные, финансовые, математические, эвристические модели, моделирование состояний и процессов);

- поддержка принятия решений.

Представление информации.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые представляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

*необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

*при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

*надо использовать презентационную графику (для более быстрой ориентации и удобства оценки ситуации руководителем).

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и представлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств, предполагает реализацию функциональных подсистем на ПК непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

- возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

- создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирование затрат (трудовых, временных, денежных и др.);

- возможность обращения пользователя к большим массивам данных в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

- возможность привлечения опытных специалистов;

- возможность управления большими и сложными проектами;

- хорошие возможности для объединения и стандартизации;

- сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизации.

Недостатки такой концепции:

- информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

- информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации (много «шумовой» информации);

- возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использования информационных ресурсов;

- ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации, тем самым, препятствуя правильности выработки управленческих решений;

- возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

- существует необходимость сильного контроля;

- ресурсы очень дороги и их использование ограничено;

- различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

- организация мала;

- централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив.

Достоинства такой методологии:

-данные расположены «близко» пользователям, они хорошо понимают информацию (например, экономическую, юридическую, бухгалтерскую и др.), у них гораздо больше автономии (независимость от других пользователей и объективность выводов, действий);

- уменьшаются телекоммуникационные затраты;

- системы информационного обеспечения меньше и проще, следовательно, их легче создавать, поддерживать и ими управлять;

- в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно подуманы цели использования ресурсов и технологий;

- информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают потребностям;

- увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

- сложность стандартизации из-за большого числа разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

- неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Рассмотренные достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения, привели к необходимости придерживаться линии разумного применения того и другого подхода, т.е. частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами) и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие БД, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности.

Итак, информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственных характер.