Тема 11. Регистрация документов и организация справочно-информационной работы

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации принадлежит ведущая роль. Она позволяет сформировать базу данных о документах, является основой для контроля исполнения документов и информационно-справочной работы, дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации. Обязательной регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие от органов государственной власти и управления, от вышестоящих органов управления или направленные в их адрес; важнейшие внутренние документы: приказы, протоколы, распоряжения, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры; входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы, ценная и заказная корреспонденция; материалы постоянного срока хранения.

Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, информационные и рекламные материалы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расходов материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения.

Для удобства определения регистрируемых и нерегистрируемых документов организацией разрабатывается перечень нерегистрируемых документов, который утверждается руководством организации и является приложением к инструкции по делопроизводству.

Важнейшим и основным принципом любой формы регистрации документов является однократность, т.е. информация о документе фиксируется только один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечивать ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы. При регистрации каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный индекс, который означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованием видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов как в традиционных, так и в автоматизированных системах обработки документов. В пределах одной организации должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Независимо от места регистрации, индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры. Для разделения документов по группам (т.е. систематизации) используется номенклатура дел. Базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре (обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации) и порядковый номер документа внутри данной группы (входящего или исходящего). В соответствии с поисковыми задачами к базовому индексы могут добавляться иные классификационные обозначения. Порядковые номера возрастают в течении года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам. Индексами внутренних организационно-распорядительных документов являются их порядковые номера, которые присваиваются в пределах каждого вида документов. Документ должен иметь только один регистрационный индекс, который проставляется на самом документе и в регистрационной форме.

Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах ДОУ в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в 18 в. и закреплена Генеральным регламентом (1720). Карточная форма регистрации документов с начала 1920-х годов получает распространение в развитых странах. В России ее начинают применять практически в 1970-х гг. после выхода в свет ЕГСД.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства: количество входящих, исходящих и внутренних документов; наличие документов, требующих строгого учета; принятая в организации система делопроизводства; возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов.

Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Журналы регистрации целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков: медленный поиск, нарушается принцип однократности регистрации, при большом количестве документов значительно увеличивается время регистрации, затрудняется ведение срокового контроля за исполнением документов.

Карточная форма регистрации делает этот процесс более быстрым и удобным, поэтому получила достаточно широкое применение в различных организациях. Регистрационно-контрольная карточка (РКК) имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая – для регистрации входящих документов, оборотная – для исходящих и внутренних. Письма-ответы регистрируются на оборотной стороне карточки, лицевая сторона которой использована для регистрации входящего документа, на который дается ответ. Количество экземпляров РКК определяется самой организацией и зависит от централизации делопроизводства, количества исполнителей, количества справочных картотек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра: первый - в справочную картотеку, второй - в контрольную картотеку, третий передается исполнителю вместе с документом. Преимущества карточной формы регистрации перед журнальной: обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа, возможность располагать карточки в любой последовательности позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, позволяет сразу сформировать сроковую контрольную картотеку. Недостатком является возможная потеря карточек.

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной аппарата. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ; в каком документе (документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Различаются два направления контрольной деятельности: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, контроль за сроками исполнения документов.

В соответствии с Государственной системой ДОУ на контроль ставятся все документы, требующие исполнения (т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа). Поручения, содержащиеся в документах могут быть сложными и включать в себя разные задания с разными сроками их выполнения. В этом случае контроль ведется отдельно за каждым заданием или пунктом.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами, а так же самой организацией разрабатывается перечень документов с типовыми сроками исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации и указываются в резолюции или в тексте распорядительного документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для входящих документов – с даты поступления, для внутренних и исходящих – с даты их подписания или утверждения. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль. При проведении контроля исполнения в условиях традиционной технологии используются регистрационно-контрольные карточки, заполненные при регистрации документов.

Различают два вида контроля: текущий (предупредительный) и итоговый. Текущий контроль – это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов. В процессе текущего контроля решаются следующие задачи: постановка документов на контроль, формирование картотеки контролируемого документа исполнителю, направление карточки контролируемого документа исполнителю, информирование исполнителя о сроке исполнения документа. Для входящих и внутренних документов начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов. Если документ имеет типовой срок исполнения – ставится на контроль сразу при регистрации, если индивидуальный срок исполнения – ставится на контроль после рассмотрения их руководителем, который в резолюции определяет конкретный срок. На документе, исполнение которого контролируется, и в регистрационной форме проставляется отметка о контроле. Из экземпляров регистрационных карточек формируются контрольные картотеки. Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. В процессе просмотра выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, срок исполнения истекает через 2-3 дня; проверяется ход их исполнения (выясняется не срывается ли выполнение задания); составляется сводка предупредительного контроля и исполнители предупреждаются о приближении или окончании срока исполнения документов. Сводка составляется в виде таблицы и может иметь такие графы: исполнитель, корреспондент, входящий №, дата поступления, содержание, срок исполнения.

Все перемещения и даты передачи документа должны фиксироваться в регистрационной карточке, в графе «Ход исполнения документов». В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения. Завершаются технические операции снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, поручения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу. В РКК делается отметка о том, что и когда сделано. Снимать документы с контроля с типовыми сроками исполнения имеет право самостоятельно служба ДОУ, с индивидуальными – то должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.

Итоговый контроль – это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Проводится периодически: раз в неделю, месяц, квартал. Результаты итогового контроля представляют в сводке состояния исполнения документов, в которой указывается наименование подразделения, фамилии исполнителей, количество документов исполненных всего, в срок, с нарушением срока, количество документов оставленных на исполнение с продлением срока, без продления срока и у которых срок не наступил.