Тема 2. Управленческий документ

Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Используются в различных областях человеческой деятельности, в различных социокультурных средах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Их называют управленческими документами, поскольку они возникли в сфере управления.

С точки зрения документоведения, управленческий документ как термин – видовой по отношению к родовому – документу. У него сохраняются все родовые признаки документа вообще плюс видовые отличия, отграничивающие его от других видов документов с иными функциональными параметрами.

Отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование вида, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей теме: авторство, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графические (герб, печать, эмблема) или текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов (наименование вида документа) или цифр (дата документа), или сложными, в свою очередь включают в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гриф утверждения, согласования, адресат, справочные данные об организации). Различные документы имеют разный набор реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности составляет формуляр документа. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа. При создании унифицированной системы документации или унификации группы документов разрабатывается формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляры различных видов документов складывались на протяжении веков. Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы – один вид, приказы – другой, акты – третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность – разные виды). Разновидность уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации. Указание вида – один из обязательных элементов формуляра документа. Он дает первое самое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Поскольку появление документа было вызвано необходимостью документировать те или иные явления общественной жизни, постольку каждый из них имел свое определенное назначение и наименование.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, способ документирования, срок хранения, степень подлинности, ограничение доступа, отношение к аппарату управления, содержание, степень сложности др.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По происхождению документы делятся на официальные и личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По способу документирования различаются документы: рукописные, изобразительные, графические, фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы, документы созданные с помощью компьютерной техники.

По отношению к системе управления различают документы: входящие, исходящие, внутренние.

По количеству затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений.

По ограничению доступа документы подразделяются на открытые и с ограничением доступа. Документы с ограничением доступа имеют различные грифы: секретно, строго конфиденциально, конфиденциально, для служебного пользования.

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации (анкета, справка). Трафаретные документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (типовые инструкции, типовые договоры, типовые письма).

По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты. Подлинник официального документа – это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой, т.е. содержащий сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте создания). Синоним подлинника является оригинал. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешне признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности расположения. Свободная копия создается на пишущих машинках или от руки, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии, если они не заверены соответствующим способом, не обладают юридической силой. Дубликат – это копия официального документа имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от сферы деятельности документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

По способу передачи документов различаются письма, направляемые средствами почтовой связи и электронной почтой, телеграмма, телефонограмма.

По срокам действия документы подразделяются на бессрочные и с ограниченным. К первой группе относиться устав, положения, должностная инструкция. Во вторую группу входят распорядительные и информационно-справочные документы.

По назначению документы подразделяются на распорядительные (приказы, решения и др.), плановые-отчетные (программа, план, отчет), организационные (устав, положения, должностные инструкции), информационно-справочные (справки, списки, письма и др.), финансовые (бухгалтерские) и.т.д.