Тема 17. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности

Информационное обеспечение управленческой деятельности – это информационное обслуживание управления, деятельность по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место с заданной периодичностью, мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят: источники информации, информационная система организации, сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управления является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы (ИС), поскольку документированная информация – это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур ИС. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения – это процедура информационного обеспечения. Таким образом, ИОУ осуществляется на основе ИС организации путем использования недокументированной и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации.

В ИОУ все документы могут различить по следующим признакам:

1. по наименованию: письма, инструкции, телеграммы, заявления, приказы, распоряжения, протоколы, предписания, акты, расписки, характеристики, справки, удостоверения.

2. по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические); фото-, кино - и видеодокументы; электронные документы.

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы- системы документации).

Существуют следующие системы документации:

- система управленческой документации (распорядительная документация; документация по планированию; информационно - справочная и аналитическая документации);

- система обеспечивающей документации ( документация по бух. учету и отчетности, включая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей; документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность).

- система документации по основной (производственной) деятельности (документация по материально – техническому обеспечению, производственно – технологическая документация).

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, что означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления. Изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, создание систем управления данными. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне конкретной организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно – организационных, научно – исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения:

1. Удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов.

2. Формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации.

3. Создание и развитие систем обработки и передачи информации.

4. Развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления;

- правильный отбор первичных сведений и источников информации;

- правильная систематизация и классификация информации;

- непрерывность процессов сбора и переработки информации;

- отсутствие дублирования информации;

- проверка корректности (непротиворечивости данных);

- многократное и многоаспектное использование информации;

- приведение к общему формату информации;

- фильтрация и актуализация информации;

- уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Основные задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения.

Система информационного обеспечения решает следующие задачи:

- определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции, форма представления (диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме наиболее удобной для руководителей);

- определение источников информации;

- унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, хранения, обработки, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

- организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие, создание и использование новых информационных технологий, и поэтапное формирование единого информационного пространства организации;

- организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

- формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов;

- формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, использование информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработка прогнозов, выработки стратегий;

- разработка «концепции создания и/или развития единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «программы совершенствования информационного обеспечения организации».