I. Общая часть

Раздел 1. Документоведение

Тема 1. Документ, его функции, признаки и способы документирования

Документ – понятие сложное и по-разному трактуется в законодательных актах.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов": Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело": Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи": Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация». В ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» закреплено, что «информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Из этого определения следует, что понятие «информация» много шире понятия «документ».

Социальная функция документа. Конкретный документ создается в определенной социальной среде, которую он отражает. Возникнув как продукт социальных отношений, документ начинает активно воздействовать на эти социальные отношения.

Коммуникативная функция документа. С помощью документа осуществляются все информационные связи общества – от вышестоящих инстанций к нижестоящим и, наоборот, от подчиненных к руководящим), между равными инстанциями, меду отдельными физическими лицами.

Информационная функция документа. Главное свойство документа – закрепление информации. Закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передавать ее во времени и пространстве.

Историческая функция документа. На основе собранной в архивах ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. Эту функцию может выполнять любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого.

Культурная функция документа. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, развитие технической мысли, появление новых способов документирования и передачи информации, нравственно-моральную атмосферу эпохи. Документ является средством передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им.

Все перечисленные функции можно отнести к общим. Они закладываются в момент создания документа и независимо от воли человека. Создавая документ, человек преследует конкретные задачи, которые он решает с его помощью. Эти функции документа, для выполнения которых он и был составлен, называются частными.

Управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления. С помощью документов организуется работа, разрабатываются и доводятся до исполнителей решения, подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел.

Правовая функция документа. Она заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. К таким документам относятся законы, указы, постановления, договоры, документы удостоверяющие личность, финансовые документы. Они оформляются с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость.

Учетная функция документа. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, различные регистрационные формы.

Рассмотрев основные функции документа можно сделать вывод, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Признак - все то, чем предметы сходны друг с другом или чем отличаются друг от друга. Это такая сторона предмета, по которой его можно узнать, определить или описать. Признаки делятся на существенные и несущественные, положительные и отрицательные, формальные и содержательные, количественные и качественные.

Наиболее существенные признаки документа:

1.Сематическая составляющая документа. Документ – носитель информации, которая передается знаками. Знак - материальное выражение некоторого содержания, смысла, значения - всего того, что называется информацией. Информация не может быть зафиксирована прямо и непосредственно. Она всегда опосредуется знаками, и знак можно определить как заместитель информации. Знаковые системы можно расклассифицировать на несколько групп (предмет, знак-индекс, символ, код, шифр, изменение структуры носителя).

2.Материальная составляющая документа. Материальная основа представляет собой материал носителя и вещество (средство) записи. В одном документе могут сочетаться при наличии одной вещественной основы носителя разные вещества записи. Запись - настолько характерный признак документа, что он вошел в наименование документа, например, видеозапись, библиография. Запись соединяет материальную основу документа и информацию. Для того, чтобы нанести запись, требуются инструменты, выбор которых зависит от материала основы и вещества записи. Определяют те или иные способы фиксирования информации, или способы документирования на материальном носителе, или способы записи. Документ всегда имеет ту или иную конструктивную форму. Материальная конструкция - внешний вид документов. Основанием для выделения материальной конструкции служит место, занимаемое документом в пространстве. Документы можно разделить на одномерные, двумерные (плоские), трехмерные.

3.Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы – это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Способ документирования – действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования условно можно разделить на две большие группы:

1)традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т.п.); в большинстве своем появились в глубокой древности);

2)технотронные - осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые ее развитием (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический); использование этих способов относится к XIX – началу XXI столетий.

В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования. В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Все это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования. К числу основных можно отнести следующие системы документирования: графической записи, механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические (лазерные), магнитооптические, электростатические. Если запись осуществляется при помощи средств компьютерной техники, используется термин «электронное документирование». В зависимости от уровня технической оснащенности и использования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными и автоматизированными.

Материальный носитель информации состоит из двух компонентов – материала основы записи и вещества записи. Исключение составляют материальные носители, используемые для механической записи, где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя ее физическую, физико-химическую структуру. Существуют естественная и искусственная основа документа. На первых порах человек использовал наиболее доступные естественные материалы: пальмовые листья, древесную кору, кости, камень, глина, металл и т.д. Исторически первым материалом, который специально изготовлялся для целей письма, был папирус. Самым известным материалом животного происхождения, специально изготавливавшимся для целей письма и получившим широкое распространение в эпоху средневековья, был пергамент. В России для письма стали использовать бумагу в XIV в., хотя изобретена бумага была во II в. до н.э. в Китае. Инструментами записи служат медные палочки, гусиные перья, металлические перья, графитные карандаши, шариковые ручки и т.д. Начиная с XIX в., в связи с изобретением технотронных способов и средств документирования, широкое распространение получили принципиально новые искусственные носители документированной информации: фотографические носители, фонографические валики, граммофонные пластинки, гибкие пластмассовые пластинки, рентгеновская пленка, стальная проволока, магнитная лента, жесткие и гибкие магнитные диски, пластиковые карты, оптические диски, цифровые универсальные видеодиски, магнитооптические компакт диски, флэш-память (микросхема на кремниевом кристалле), голографические цифровые носители.