Тема 3. Возникновение и развитие формуляра документа

Период XVI-XVII веков характеризуется как период приказного делопроизводства. Называется этот период так потому, что центральными органами власти были приказы. Приказная система складывалась постепенно и прошла несколько стадий: приказа (в буквальном смысле слова) как разового поручения, приказа как постоянного поручения, приказа «избы» как специального помещения, в котором осуществлялась управленческая деятельность, приказа как центрального государственного учреждения с определенным кругом управленческих задач, структурными подразделениями, специальным штатом «служилых людей», определенной системой делопроизводства.

Делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями аппарата как по вертикале, так и по горизонтали.

Документирование управленческой деятельности осуществлялось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Определить вид документа этого периода можно только после прочтения текста, выявления в нем расположения реквизитов и наличия устойчивых словесных формулировок, позволяющих точно назвать вид документа.

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», содержащих образцы некоторых видов документов.

Основой для документов служила бумага. До второй половины XVII века ее привозили из Западной Европы, затем использовалась отечественная бумага.

Основная форма документа – столбец. Текст писался на узких полосках бумаги на одной стороне. Оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (Припись), по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли сстав.

Главной особенностью делопроизводства приказов заключалось в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т.е. традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.

Однако, в 1550г. издается многостраничный законодательный акт - Судебник, а в 1649г. – Соборное уложение, которые регламентировали состав документов, правила их оформления и порядок рассмотрения.

В начале XVIII века в России складывается новый тип государства – абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в руках монарха законодательной и исполнительной власти. Монарх осуществлял управление через центральные органы государства. Ранее существовавшие приказы были заменены коллегиями. По наименованию центральных учреждений – коллегий, делопроизводство XVIII века стало называться коллегиальным. Укрепление государства, рост численности управленческого аппарата, усложнение бюрократического механизма привели к необходимости упорядочения государственного делопроизводства, усилению его правовой основы.

В 1720г. был издан «Генеральный регламент», по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор – присутственных мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников.

Генеральный регламент ввел понятие «архив», выделив при этом три категории: текущие, ведомственные, государственные.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В сравнении с приказным коллегиальное делопроизводство представляло собой детально регламентированную систему.

В 1700г. была отменена столбцовая форма документа. Она была заменена тетрадями, т.к. столбцовая форма создавала много трудностей при использовании в справочных целях.

На текст документов в XVIIIв. большое влияние оказала проведенная в 1708г. реформа азбуки: гражданская азбука значительно упростила церковнославянский алфавит. Одновременно были введены арабские цифры для обозначения чисел. Язык служебных документов стал более близким к литературному языку. Учетные документы в XVIIIв. приобретают табличную форму.

С указа, принятого в 1702г. в России началось ведение метрических записей: священники обязывались подавать в Патриарший приказ недельные ведомости о родившихся и умерших. На протяжении всего XVIIIв. разрабатывались нормы и правила составления и ведения метрических книг. Они имели четкий формуляр. Наметился переход от подворной описи к подушной.

Плакат (закон) «О сборе подушном и прочем» 1724г. положил начало паспортной системе в России. Крестьянин мог работать в границах уезда при наличии письменного отпуска, выданного помещиком или приказчиком. Работа в другом уезде разрешалась при наличии пропускного письма, в котором описывались рост, лицо и приметы человека, получившего его.

Возникло много новых видов документов, некоторые получили новые названия, определения которых даны в Генеральном регламенте.

Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

В оформлении состава удостоверения также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются его автором. Петр I сам подписывал акты, исходящие от верховной власти. Стремясь повысить ответственность за принятое решение, Петр I издает указ о том, что протоколы должны были подписывать все члены коллегии.

Для четкого выполнения всех регламентированных канцелярских обязанностей необходимо обучение. Петр I издал указ о создании специальных школ. Молодые дворяне для получения чина члена коллегии должны были изучить делопроизводство, экономику и право. Профессиональный чиновник должен был знать арифметику, форму книг, табели и стиль письма.

В начале XIXв. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями – министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия.

Внедрение новой системы управления завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». По названию центральных учреждений вся система получила название министерской.

Цель «Общего учреждения министерств» заключалось в законодательном закреплении единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления: принцип единоначалия, принцип иерархии – означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации, означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц. Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.

Главная особенность делопроизводства этого периода заключалась в том, что организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

Происходит строгая регламентация содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов. Регулярно издаются сборники образцов документов – письмовники. Цель издания сборников образцов документов – дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. Живая повествовательность все более заменяется стандартными формулами.

Начинается процесс унификации документов, который выражается в создании типовых и трафаретных текстов.

Впервые «Общем учреждением министерств» установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименование структурного подразделения, дату подписания документа, исходящий регистрационный номер, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.