Тема 12. Формирование и хранение дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая номенклатура дел – нормативный документ, составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию; примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер, устанавливает примерный состав дел; индивидуальная номенклатура дел – систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году (для ее составления используются типовая и примерная номенклатуры дел).

В небольших организациях создается одна номенклатура дел. В крупных учреждениях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, на основании которых составляется сводная номенклатура дел.

В делопроизводстве номенклатура дел выполняет следующие функции: используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела, заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел; определяет сроки хранения документов; используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия; при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре дел; служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно, является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного; имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Составлением номенклатуры дел занимается служба ДОУ. При ее разработке необходимо: руководствоваться нормативными и нормативно-методическими документами, Основными правилами работы архивов организаций, в которых изложена методика разработки номенклатуры дел, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, методическими пособиями по составлению номенклатуры дел; изучение состава и содержания документов, образующихся в процессе реализации учреждением своих задач, устава и положений об учреждении и его структурных подразделений, штатного расписания, справочных картотек, номенклатур дел за прошедшие годы, описей дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетных форм (журналов, картотек), самих документов организации; определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, состав документов, образующихся в деятельности организации.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Номенклатура дел должна отвечать следующим требованиям: охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года, а также регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные, документы временно действующих органов; формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения; дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении, для этого в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера. Не включают в номенклатуру дел печатные издания (справочники, сборники и т.д.).

Номенклатура дел организации и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами и закреплены в Основных правилах работы архивов организаций.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка. Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам), расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа. Дела формируются по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ.

Нормы и правила формирования дел содержатся в общегосударственных документах: Государственная система ДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основные правила работы архивов организаций.

Кроме того, в конкретных организациях руководствуются своими внутренними документами (инструкция по делопроизводству), положения которых учитывают специфику документационного обеспечения их деятельности.

При формировании дел должны соблюдаться общие требования:

1)в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

2)документы постоянного временного хранения группируются в отдельные дела;

3)в дело включаются по одному экземпляру каждого документа (запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), подлежащие возврату);

4)приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

5)в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год), личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации), дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва), дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год), дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон);

6)в дела должны помещаться только исполненные документы;

7)дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру дел под резервным номером.

Внутри дела документы должны располагаться в определенной последовательности: в хронологическом порядке, вопросном, нумерационном, номинальном, алфавитном порядке. В основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

При заведении дела обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации. При частичном оформлении дела на его обложку выносятся: название организации (полное или сокращенное), название структурного подразделения, индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, заголовок дела, срок хранения.

Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации. В структурных подразделениях, у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается индекс по номенклатуре дел. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение срока, указанного в номенклатуре дел. Затем они уничтожаются. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руководителя.

В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель. В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (его номер, от кого поступил, по какому вопросу), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших и получивших документ.

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком. На выданное дело заполняется карта-заместитель с указанием структурного подразделения, индекса дела, даты выдачи, кому выдано дело, даты его возвращения, роспись в получении и приеме после возвращения дела. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Дела могут быть выданы в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении. Компетентные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.