Тема 4. Формуляр современного управленческого документа

Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих процессы составления и оформления документа.

Таких документов достаточно большое количество. Перечислим лишь нормативные документы, имеющие для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение.

1.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. (ГСДОУ).

2.ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, которые относятся к УСОРД – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000).

3.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4.Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом других видов документации, которые регламентируются специальными актами.

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда следует большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация – это сокращение многообразия документов, приведение к рациональному однообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. (Например: в настоящее время, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.)

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Стандартизация – возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов или их элементы, так и на унифицированные системы документации. Например: ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Государственным стандартом установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Он включает 30 реквизитов. Все вместе они не встречаются ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно подразделить на три группы:

1.Реквизиты бланка и ограничительные отметки: Государственный герб РФ, Герб субъекта РФ, Эмблема организации или товарной знак, Код организации, Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), Код формы документа, Наименование организации, Справочные данные об организации, Наименование вида документа, Место составления или издания документа, Ограничительная отметка для даты документа, Ограничительная отметка для регистрационного номера документа, Ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа, Ограничительная отметка для реквизита адресат, Ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту.

2.Реквизиты, определяющие юридическую силу документа: Автор документа (наименование организации), Регистрационный номер документа, Дата документа, Гриф утверждения документа, Текст документа, Подпись, Гриф согласования документа, Оттиск печати.

3.Реквизиты, отражающие обработку и движение документа: Адресат, Ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограничительная отметка), Резолюция, Заголовок к тексту (ограничительная отметка), Отметка о контроле (ограничительная отметка), Отметка о наличии приложения, Визы согласования документа, Отметка о заверении документа, Отметка об исполнителе, Отметка об исполнении документа и направлении его в дело, Отметка о поступлении документа в организацию, Идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для оформления документов в делопроизводстве используются следующие форматы бумаг: А3 (для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений), А4 и А5 (организационно-распорядительные документы), А6 (разного рода справки). Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1м², со сторонами 842 на 1189 мм. Последующие форматы получают делением предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне. Для изготовления бланков используются два формата бумаги: А4 и А5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает для бланков документов следующие поля: Левое – 20, Верхнее – 20, Правое – 10, Нижнее – 20.

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – вдоль верхнего поля документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа двумя способами:

-центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов),

-флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

ГОСТ устанавливает три вида бланков: общий бланк организации, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем. Бланки разрабатываются:

-для организации в целом, (реквизит «Наименование организации» включает только официальное название организации)

-ее структурных подразделений, (наименование организации и структурного подразделения)

-должностных лиц (название организации и наименование должности лица).

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, изготавливаются полиграфическим способом и подлежат учету. На них типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год.

На бланках субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках – русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться любым способом: на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительная записка и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов, кавычек, стр., с.). При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. Над наименованием организации указывается наименование вышестоящего органа (полное или сокращенное), в систему которого она входит, если это закреплено в учредительных документах. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если эта организация является автором документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-site (страница в Интернете), номер и дату лицензии и т.п.). На бланке организации указывается фактический адрес ее местонахождения.

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия; а также посредством издания или составления другого документа (постановлением, решением, приказом, протоколом).

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.). Внутреннее и внешнее согласование выражается в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего – гриф согласования.