Тема 39. Комплектование документного фонда отдела маркетинговой информации как двусторонний процесс

Вопросы комплектования ДФ относятся к самым сложным вопросам теории и практики информационной деятельности. Они связаны с созданием фонда, определением его оптимальной величины, соответствия ДФ задачам информационной службы и информационным потребностям абонентов. Определения основных терминов и понятий в области комплектования фондов даны в ГОСТе 7.76 – 96 «Комплектование фонда документов. Каталогизация. Термины и определения». Здесь комплектование определяется как совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки, информационного центра. В этом определении наиболее полно выражен сложившийся еще в 19 веке подход к процессу комплектования только как к процессу пополнения фонда. Другая точка зрения начала формироваться в 20-х гг. 20 века, когда в процесс комплектования стали включать процессы освобождения фонда от документов, по каким-либо причинам переставших быть необходимыми для библиотеки или другой документальной системы. Поэтому появилось другое определение, которое может быть сформулировано следующим образом: комплектование документного фонда - это создание и постоянное обновление фонда изданиями и другими документами, соответствующими задачам информационной службы и потребностям абонентов, то есть пополнение его лучшей литературой и освобождение от документов, потерявших ценность. Поэтому комплектование рассматривается как двусторонний процесс, при этом обе его стороны находятся в диалектическом единстве. В соответствии с этим выделяется два вида отбора:

1. Первичный (отбор во внешнем документном массиве и потоке для включения в фонд службы информации);

2. Вторичный (отбор в самом фонде в целях дальнейшего использования или исключения документов).

Исключение документов не означает их обязательное уничтожение. Документы могут быть: предложены на депозитарное хранение, переданы в обменные фонды, проданы своим абонентам (сотрудникам фирмы) или сторонним потребителям. Документы подлежат ликвидации только в том случае, если ни один из этих вариантов не осуществился.

Оба вида отбора реализуются на базе модели фонда. Она является эталоном для комплектования.

Комплектование – очень большой и сложный процесс, поэтому правомочно разделить его на этапы. Основные этапы комплектования:

1. Первичный отбор документов:

- изучение библиографических пособий и других источников информации, а также самих документов;

- отбор документов по критериям (по формальному соответствию модели фонда, по смысловому соответствию, по финансовым и другим ограничениям);

- принятие решения по первичному отбору.

2. Заказ документов:

- изучение источников снабжения;

- оформление заказа;

- приём документов.

3. Вторичный отбор:

- анализ информации;

- принятие решения по вторичному отбору.

Цель комплектования ДФ состоит в достижении максимального соответствия состава, структуры и величины ДФ потребностям абонентов. Средством достижения этой цели можно считать отбор (первичный и вторичный) необходимых для создания оптимально полного фонда документов, т.е. фонда, имеющего наилучшие в данных условиях состав, величину и структуру. Для этого необходимы научно обоснованные критерии отбора, на основе которых будет осуществляться оценка документов. Единого мнения на количество и состав критериев отбора документов нет. Можно, однако, выделить наиболее распространенные точки зрения. На основании выделенных критериев можно построить схему отбора:

1. Отбор документов по соответствию документа модели фонда (по тематике, типу, виду, языку и т.д.). Это формализованный критерий. Несовпадение с любым из параметров модели вызывает отсев документа.

2. Отбор документов по качеству информации (семантическая оценка документа):

- степень новизны документа по отношению к находящимся в ДФ;

- информационная ценность;

- актуальность документа (предполагаемый или проявившийся читательский спрос).

3. Отбор документов по другим признакам:

- финансовые возможности информационной службы;

- технические возможности воспроизведения документа;

- отсутствие источника комплектования.

Виды и методы комплектования.

1. Текущее комплектование - пополнение фонда новыми, выходящими в свет произведениями печати и другими документами. Новыми считаются документы, вышедшие не более чем I за год до начала комплектования. Основными методами является подписка, покупка, предварительный заказ, получение обязательного экземпляра.

2. Ретроспективное комплектование - пополнение фонда изданиями за прошлые годы. Основными методами являются: покупка, документообмен, репродуцирование, микрофильмирование, получение в дар.

3. Рекомплектование - освобождение фонда от документов, утративших свою ценность для данного ДФ.

Информационная база комплектования.

Основной информационной базой для получения сведений об изданиях и других видах документов служат различного рода библиографические указатели и Интернет. Группы указателей:

- проспективные (содержат сведения о тех документах, которые ещё не выпущены); к ним относятся: аннотированные планы выпуска литературы издательств, проспекты издающих организаций, каталоги Роспечати и других подписных агентств, рекламные издания, «Books in print» («Издания в наличии и печати»:

- текущие (содержат информацию о новинках); к ним относятся: каталоги издательств, прайс-листы, пособия государственной библиографии (система летописей), реферативные журналы, специализированные газеты и журналы).

- ретроспективные; к ним относятся: пособия государственной библиографии («Книги России»), научно-вспомогательные указатели (отраслевые, тематические, жанровые, персональные и др.), списки литературы в диссертациях, монографиях, учебниках.

Многие из этих видов указателей выходят как в традиционной, так и электронной форме.

Система источников комплектования. За последние три десятилетия в значительной степени изменилась форма публикации информационных материалов и порядок их распространения. Если в недалеком прошлом основная часть новой научной и профессиональной информации фиксировалась в книгах и периодических изданиях, то в настоящее время в этих видах документов публикуется порядка 20% информации, необходимой ученым и специалистам. Остальная часть концентрируется в других видах документов и каналах распространения информации. В связи с этим возникли по существу новые источники и даже системы комплектования, а рейтинг старых (по их значимости и месту в комплектовании фондов информационных служб) изменился.

Основные источники комплектования:

1. Книжные магазины;

2. Отделы реализации издательств;

3. Посреднические фирмы («Библиотечное агентство» Издательского дома «ИНФРА-М», «Бибком», «Топ-книга», Отдел по комплектованию библиотек издательства «Гранд-Фаир»);

4. Роспечать и другие подписные агентства;

5. Акционерное общество «МК-Периодика»;

6. Источники снабжения специальными видами документов (Всероссийский информационный фонд стандартов, Всероссийский центр переводов, Международный центр НТИ и т.д.).

7. Традиционные библиотечные коллекторы.

8. Система обязательного экземпляра.

9. Документообмен (внутригосударственный и международный).

10. Копирование, микрофильмирование.

11. Различные организации и учреждения, а также отдельные лица (бесплатное поступление, дар).

12. Интернет-магазины.

На любом этапе комплектования фонда можно добиться более высокой эффективности работы, сократить трудовые и материальные затраты, используя ресурсы сети Интернет. Прежде всего необходимо узнать адреса издательств, книжных магазинов и других субъектов книжного рынка и выбрать те из них, которые наиболее полно соответствуют профилю ОМИ. Можно использовать как общие, так и специальные (Bookler.ru, Bookland.ru) поисковые системы. Введя параметры поиска, можно найти список всех издательств (книжных магазинов, издающих организаций) и выбрать из них интересующие. Выявив источники, можно приступить к отбору. Как правило, на сайтах издательств или книжных магазинов даются достаточно полные сведения об источниках: полное библиографическое описание, цена, время выхода в свет, аннотация, часто сканируется обложка. Этого достаточно, чтобы правильно оценить источник. После отбора возможно осуществить заказ, в котором указываются необходимые источники, условия доставки и оплаты. Кроме того, можно подписаться на список рассылки конкретного издательства или магазина, который будет регулярно оповещать ОМИ о вновь вышедших или поступивших изданиях.

Помимо серверов реальных или виртуальных издательств и книжных магазинов, существует специальный источник, задача которого заключается исключительно в информировании библиотек и информационных служб об имеющихся в наличии изданиях. Это раздел «Книги в наличии и печати» на сервере Российской книжной палаты.