Тема 10. Организация документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправки.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Как основное звено любой системы делопроизводства документооборот является сложным технологическим процессом, который характеризуется множеством параметров. Объективные данные о его состоянии можно получить изучая качественные и количественные характеристики этих параметров.

Качественные характеристики: характеристики документооборота в зависимости от используемой системы ДОУ (автоматизированной, традиционной или смешанной), разделение документооборота на документопотоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки, направленность движения документов и их периодичность, характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т.д.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные и вертикальные: восходящие и нисходящие потоки. Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления. Вертикальные потоки связывают организации различных уровней (например, центральный офис фирмы и ее представительства и филиалы). Восходящие потоки – это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции (документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей организации).

Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения.

Для получения полной и объективной картины состояния документооборота в организации необходимо иметь количественные характеристики документооборота.

Количественные характеристики – это параметры объема документооборота: собственно объем документооборота (основной параметр), удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока (т.е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени). Временные характеристики: время полного цикла движения документов в организации, время их прохождения на каких-то определенных участках пути, стадиях управленческого процесса, скорость движения отдельных документов и т.п.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Подсчет объема документооборота ведется на основе данных учета документов при их первоначальной обработке и отправке, а также по регистрационным формам. Объем документооборота выражается дробью: количество подлинников/количество копий. Период, за который подсчитывается документооборот (месяц, квартал, год), устанавливает служба ДОУ. По результатам подсчета составляются сводки данных об объеме документооборота, которые позволяют проводить анализ его состояния, тенденции изменений. Данные учета документооборота могут быть использованы для расчета численности службы ДОУ, определения эффективности использования имеющихся средств механизации и автоматизации документационных процессов и их необходимое количество, проведения сравнительного анализа роста или уменьшения количества документов в организации за определенные периоды времени.

Объективными причинами увеличения объемов документов является влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов и, как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов.

Субъективными причинами роста объема документооборота являются: увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов; неквалифицированное документирование управленческой деятельности; незнание или несоблюдение работниками нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов; несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения; отсутствие у подчиненных организаций или структурных подразделений права решать задачи, входящих в их компетенцию; некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач отражается на документировании его действий; отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных; широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях, что приводит к созданию огромного количества копий документов, многие из которых не находят применения, т.е. создаются «на всякий случай»; использование компьютерных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, т.к. один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.

Прием документов обычно проводят централизованно. Первичная обработка документов включает следующие операции: проверка правильности доставки документов; проверка целостности упаковки, сохранности печатей; после вскрытия проверка комплектности и сохранности вложений; все конверты, поступившие по почте, вскрываются, за исключением с надписью «Лично»; после вскрытия конверты уничтожаются, за исключением случаев необходимости определения по нему адреса отправителя, времени отправки и получения документа; на документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа и место для проставления входящего регистрационного индекса. Первичная обработка позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Предварительное рассмотрение документов проводится непосредственно после первичной обработки и позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть преданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или в копиях. После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией.

Формы исполнения могут быть различными. Документы могут содержать указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста. На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях. Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел. Проводится ознакомление с документом, на котором делается отметка. Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.

Исполнение документа начинается со сбора информации: изучаются нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируются ранее изданные документы, используется информационно-поисковая система, сами документы.

Проект документа проходит этап согласования (внешнее или внутреннее). Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами или организациями проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в подготовке документа (параллельное согласование) или последовательно, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания оказывает влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. После подписания документ регистрируют. Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Он проверяет: правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются на доработку в структурные подразделения. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим Почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.