Раздел 2. Организация и технология документационного обеспечения управления

Тема 9. Организация службы доу

При создании службы ДОУ необходимо выбрать организационную форму работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная форма, децентрализованная форма, смешанная форма. В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В Основных положениях ГСДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

1.в федеральных органах исполнительной власти – управление делами,

2.на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях – отдел ДОУ или канцелярия,

3.в органах местного самоуправления – общий отдел.

Задачи службы ДОУ включают: совершенствование форм и методов работы с документами, обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами, сокращение документооборота, унификацию форм документов, разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ в организации, ее структурных подразделениях, внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологический, организационные, методические, контрольные.

Технологические функции: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, ведение информационно-справочной работы по документам организации, машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере), копирование, тиражирование и оперативное размножение документов, разработка и проектирование бланков документов, подготовка документов к отправке.

Организационные функции: подготовка к докладу руководству поступающих документов, организация своевременного рассмотрения документов руководством организации, регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок, организация хранения документов в структурных подразделениях, организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива, повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов, организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе АРМ, условий труда сотрудников делопроизводственной службы, организация делопроизводства по обращениям граждан, разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Контрольные функции: контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т.е. исходящих и внутренних документов), контроль за сроками исполнения документов, осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив, организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции: разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Положение о службе ДОУ конкретной организации определяет ее задачи, функции, права и обязанности. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

Раздел 1 «Общие положения». В нем устанавливается точное название службы ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы, если есть звенья внутренней организационной структуры службы. Отдельным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба руководствуется в своей работе. Если служба имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел 2 «Цели и задачи». Формулируются цели и основные задачи службы ДОУ.

Раздел 3 «Функции». Этот раздел является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой ДОУ.

Раздел 4 «Права и обязанности». Перечисляются права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Раздел 5 «Руководство». Содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации (уровню образования, стажу работы), порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь). Перечисляются функции, права, ответственность руководителя службы ДОУ.

Раздел 6 «Взаимосвязи». В нем указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций.

Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закрепляются связи.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: руководители, специалисты, технические исполнители. Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих». Отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени. В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России.

Должностная инструкция является основным организационным документом, выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Разрабатывается на все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании. Главная цель – регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. При разработке должностной инструкции необходимо руководствоваться Квалификационным справочником руководителей, специалистов и других служащих. Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия. Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

«Общие положения». В этом разделе устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, основные регламентирующие документы.

«Функции работника». Определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

«Обязанности работника». Указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями.

«Права работника». Определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

«Взаимоотношения». Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

Должностная инструкция на работников службы ДОУ разрабатывается руководителем службы. Согласовывается с юридической службой, утверждается руководителем организации. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Состоит из слов «С инструкцией ознакомлен», личной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления.

Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Составляют с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы. Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно содержит общие положения, тематические разделы, приложения. Тематические разделы начинаются с правил составления и оформления документов. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). К инструкции необходимо составлять приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. Цель инструкции – отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех работников организации. Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается и вводится приказом руководства организации. Используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.