14. База даних та їх типи. Послідовність створення нової бази даних в субд Access.

база даних - це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом.

З поняттям бази даних тісно пов'язані такі поняття:

1. Система управління базою даних (СУБД) - це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази, наповнення її вмістом, редагування вмісту і візуалізації інформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється добір відображуваних даних відповідно до заданого критерію, їхнє упорядкування, оформлення і подальша видача на пристрої виводу інформації або передачі її каналами зв'язку.

2. Банк даних (БнД) - заснована на технології БД система програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, призначених для централізованого нагромадження і колективного використання даних;

Вимоги до БД:

- актуальність;

- повнота;

- вірогідність.

Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення й обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато хто для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.

Система управління базами даних надає можливість контролювати завдання структури й опис своїх даних, роботу з ними й організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів інформації, що зберігається в численних таблицях. СУБД містить у собі три основних типи функцій: визначення (завдання структури й опис) даних, обробка даних і управління даними. Усі ці функціональні можливості повною мірою реалізовані в Microsoft Access.

Похідне вікно Microsoft Access відрізняється простотою і лаконічністю. Вкладки цього вікна представляють основні види об'єктів, з якими працює програма.

1. Таблиці.

Таблиці - це основні об'єкти будь-якої бази даних. По-перше, у таблицях зберігаються всі дані, що містяться в базі, а по-друге, таблиці зберігають і структуру бази. Реляційна база даних може мати декілька взаємопов'язанних таблиць.

2. Запити.

Ці об'єкти служать для витягу даних з таблиць і надання їх користувачу в зручному вигляді. За допомогою запитів виконують такі операції, як добір даних, їхнє сортування і фільтрацію. За допомогою запитів можна виконувати перетворення даних за заданим алгоритмом, створювати нові таблиці, виконувати автоматичне наповнення таблиць даними, імпортованими з інших джерел, виконувати найпростіші обчислення в таблицях та ін.

3. Форми.

Якщо запити - це спеціальні засоби для добору й аналізу даних, то форми - це засіб для введення даних. Зміст їх такий самий - надати користувачу засіб для заповнення тільки тих полів, що йому заповнювати покладено. Одночасно з цим у формі можна розмістити спеціальні елементи керування (лічильники, що розкриваються списки, перемикачі, прапорці та інше) для автоматизації введення даних. Переваги форм розкриваються особливо наочно, коли відбувається введення даних із заповнених бланків. У цьому випадку форму роблять графічними засобами так, щоб вона повторювала оформлення бланка - це помітно спрощує роботу укладача, знижує його стомлення і запобігає появі друкованих помилок.

4. Звіти.

За своїми властивостями і структурі звіти багато в чому схожі на форми, але призначені тільки для виведення даних, причому не на екран, а на принтер. У зв'язку з цим звіти відрізняються тим, що в них передбачені спеціальні засоби для групування виведених даних і для виводу спеціальних елементів оформлення, характерних для друкованих документів.

5. Сторінки.

Це спеціальні об'єкти баз даних, реалізованих у версії СУБД Microsoft Access 2000. Однак, більш коректно їх називати сторінками доступу до даних. Фізично це особливий об'єкт, виконаний у коді HTML, розташований на Web-сторінці і переданий клієнту разом з нею. Сам по собі цей об'єкт не є базою даних, але містить компоненти, через які здійснюється зв'язок переданої Web-сторінки з базою даних, яка залишається на сервері. Користуючись цими компонентами, відвідувач Web-вузла може переглядати запису бази в полях сторінки доступу. Таким чином, сторінки доступу до даних здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеної на сервері. Ця база даних не обов'язково повинна бути базою даних Microsoft Access. Сторінки доступу, створені засобами Microsoft Access, дозволяють працювати також з базами даних Microsoft SQL Server.

6. Макроси і модулі.

Ці категорії об'єктів призначені як для автоматизації повторюваних операцій при роботі із СУБД, так і для створення нових функцій шляхом програмування. У СУБД Microsoft Access макроси складаються з послідовності внутрішніх команд СУБД і є одним із засобів автоматизації роботи з базою. Модулі створюються засобами зовнішньої мови програмування, у даному випадку мови Visual Basic for Applications. Це один із засобів, за допомогою яких розроблювач бази може закласти в неї нестандартні функціональні можливості, задовольнити специфічну вимогу замовника, підвищити швидкодію системи керування, а також рівень її захищеності.

Властивості полів бази даних.

Поля бази даних не просто визначають структуру бази - вони ще визначають групові властивості даних, записуваних в осередки, що належать кожному з полів. Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних СУБД Microsoft Access.

· Ім'я поля - визначає, як варто звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

· Тип поля - визначає тип даних, що можуть міститися в даному полі.

· Розмір поля - визначає граничну довжину (у символах) даних, що можуть розміщатися в цьому полі.

· Формат поля - визначає спосіб форматування даних в осередках, що належать полю.

· Маска введення - визначає форму, у якій вводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних).

· Підпис - визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то як заголовок стовпця використовується властивість Ім'я поля).

· Значення за замовчуванням - те значення, що вводиться в осередки поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).

· Умова на значення - обмеження, що використовується для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, що використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий чи тип дати).

· Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, що видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних.

· Обов'язкове поле - властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.

· Порожні рядки - властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості Обов'язкове поле відрізняється тим, що відноситься не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстового).

· Індексоване поле - якщо поле має цю властивість, всі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, які зберігаються в цьому полі, істотно прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.

Оскільки в різних полях можуть міститися дані різного типу, то і властивості полів можуть розрізнятися залежно від типу даних. Так, список вказаних вище властивостей полів відноситься в основному до полів текстового типу. Поля інших типів можуть мати чи не мати ці властивості, але можуть додавати до них і свої. Наприклад, для даних, що представляють дійсні числа, важливою властивістю є кількість знаків після десяткової коми. З іншого боку, для полів, використовуваних для збереження малюнків, звукозаписів, відеокліпів та інших об'єктів OLE, більшість вищевказаних властивостей не мають змісту.

Таблиці баз даних, як правило, допускають роботу з великою кількістю різних типів даних. Бази даних Microsoft Access працюють з такими типами даних:

- текстовий - тип даних, використовуваний для збереження звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).

- числовий - тип даних для збереження дійсних чисел.

- поле Мемо - спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в полі, а в іншому місці бази даних, а в поле зберігається покажчик на нього, але для користувача такий поділ помітний не завжди.

- Дата/час - тип даних для збереження календарних дат і поточного часу.

- грошовий - тип даних для збереження грошових сум. Теоретично для їхнього запису можна було б скористатися і полями числового типу, але для грошових сум є деякі особливості (наприклад, зв'язані з правилами округлення), що роблять більш зручним використання спеціального типу даних, а не настроювання числового типу.

- лічильник - спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням. Природне використання - для порядкової нумерації записів.

- логічний - тип для збереження логічних даних (можуть приймати тільки два значення "Так" чи "Ні").

- гіперпосилання - спеціальне поле для збереження адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При щиглику на посиланні автоматично відбувається запуск браузера і відтворення об'єкта в його вікні.

- майстер підстановок - це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення даних у поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати зі списку, що розкривається.

Існують два способи створення бази даних:

o створення порожньої БД, а потім додавання до неї об'єктів. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента БД.

o створення за допомогою Майстра бази даних визначеного типу з усіма необхідними об'єктами - це найпростіший спосіб створення бази даних.

В обох випадках є можливість змінити і розширити створену БД.