12. Організація операційної діяльності банку. Основні служби бухгалтерського обліку.

Базою бухгалтерського обліку в установах банків є операційна робота.

Операційна робота — це сукупність технологічних процесів, пов'яза­них з оформленням документації за банківськими операціями, проведен­ням їх реєстрації у відповідних регістрах, перевірки, вивірки та здійснен­ням контролю за операційними ризиками. Операційні ризики виникають в результаті неспроможності банків контролювати обробку операцій, до­кументацію, середовище обліку та фізичне середовище.

Організація операційної роботи має забезпечити:

• розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснення банківських опе­рацій;

• документування всіх операцій (своєчасне, повне та достовірне відоб­раження банківських операцій у регістрах бухгалтерського обліку);

• накопичення та подання детальної інформації про кожну операцію;

• захист активів банку від потенційних збитків та контроль за якістю;

• встановлення лімітів на здійснення операцій;

• визначення наявних та можливих операційних ризиків та управлін­ня ними;

адекватну систему внутрішнього контролю;

• надання внутрішніх інструкцій щодо платежів та здійснення опе­рацій;

• зберігання інформації про всі операції банку;

• конфіденційність інформації про кожну операцію та її контрагентів.

В основу організації операційної роботи покладений процес надання працівникові прав відповідального виконавця, це означає:

• що працівнику банку доручено одноосібно оформляти та підписувати документи за визначеним колом операцій;

• або контролювати правильність оформлення документів та відобра­ження їх в обліку;

• або технологічно виконувати визначені операційні процеси.

Відповідальність та повноваження працівників банку за виконання ними функціональних обов'язків визначається внутрішніми документами банку. Конкретні обов'язки і відповідальність кожного працівника мають бути визначені у посадовій інструкції у письмовій формі.

Право підписання документів, що надається банківським працівникам, оформляється розпорядженням керівника банку. Право контрольного підпису за операціями, що підлягають додатковому контролю, мають за посадою керівники, головні бухгалтери або за їх дорученням довірені особи.

Операційний день банку складається з операційного часу та часу завер­шення технологічної обробки облікової інформації з формуванням оборот­но-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку, складанням фінан­сової та управлінської звітності та інших вихідних форм.

З метою впорядкованості операційної роботи кожен банк самостійно встановлює правила документообігу.

При складанні правил документообігу слід враховувати:

• що документи, які надійшли до банку протягом операційного часу реєструються та відображаються в обліку в день їх надходження. До­кументи, що надійшли після операційного часу, банк, як правило, виконує наступного робочого дня;

• операції за кореспондентськими рахунками здійснюються в порядку, встановленому відповідними нормативно-правовими актами Націо­нального банку України та укладеними між банками-кореспондента-ми договорами;

документи за внутрішніми операціями банку проводяться протягом операційного дня;

• розрахункові документи на паперових носіях приймаються відпові­дальним виконавцем, який перевіряє правильність оформлення до­кументів і проставляє свій підпис та штамп банку на всіх примірни­ках розрахункових документів. Якщо документ потребує додатково­го контролю, він передається контролеру для отримання додаткового підпису;

• документи на проведення безготівкових розрахунків, на отримання готівкових коштів та здійснення валютних операцій складаються і надаються згідно з відповідними нормативно-правовими актами На­ціонального банку України;

• документи, що підлягають відправленню в інші банківські організації, мають бути відправлені не пізніше наступного робочого дня від дати оформлення або підписання;

• порядок надходження електронних розрахункових документів, які передаються каналами зв'язку або іншим шляхом, визначається у договорах про розрахунково-касове обслуговування з клієнтами, те­риторіальними управліннями Національного банку України та його розрахунковими палатами.

Обсяг та характер операційної системи визначає організаційну струк­туру банку, яка складається:

• з правління банку (керівництва банку);

• фронт-офісу, який виступає ініціатором операцій і відповідає за укла­дання угод, ідентифікацію операцій з оцінкою ризиків і підрахунком прибутків та збитків. Суб'єктами діяльності фронт-офісу є клієнти, установи банків, небанківські установи, уряд;

• бек-офісу, який отримує від фронт-офісу документи, перевіряє до­стовірність наданої інформації, реєструє її та здійснює подальший кон­троль за виконанням операцій. Бек-офіс належить до центру витрат, забезпечує дотримання прийнятих стандартів, виконання відповід­них процедур обліку та контролю. Суб'єктами діяльності бек-офісу є підрозділи фронт-офісу, установи банків, податкові, судові та право­охоронні органи, уряд, контрагенти, статистичні органи тощо;

• мідл-офісу, який виконує загальні адміністративні та управлінські функції. До нього належить відділ прогнозу та аналізу, а також супро­воджуючі діяльність банку структурні одиниці;

внутрішній аудит, який не бере участі у виконанні операцій, а періо­дично здійснює перевірки та оцінює діяльність банку. Це незалеж­ний підрозділ банку.

Важливим елементом організації операційної роботи є застосування внутрішнього банківського контролю.

Елементами внутрішнього контролю є:

• середовище контролю;

• оцінювання ризиків;

• діяльність, спрямована на контроль;

• інформація (внутрішня і зовнішня) та комунікація;

• поточний контроль.

Внутрішній банківський контроль поділяється на первинний (поточ­ний) та подальший.

Поточний контроль здійснюється за операціями в процесі їх вико­нання протягом всього операційного процесу, він забезпечується шляхом розроблення та послідовного виконання встановлених процедур за певни­ми банківськими операціями.

Операції, що були здійснені протягом дня, не пізніше наступного робо­чого дня мають бути повністю перевірені на підставі первинних документів в особових рахунках та інших регістрах бухгалтерського обліку. Контроль здійснюється шляхом візуальної перевірки документів при оформленні на паперових носіях.

Подальший контроль здійснюється після закінчення операцій, пра­цівники, які здійснюють його, мають систематично перевіряти стан опера­ційної роботи банку. Під час перевірок контролюється правильність реєст­рації та належне оформлення виконаних операцій.

У процесі подальших перевірок мають розкриватися причини виявле­них порушень правил здійснення операцій та вживатися заходи щодо усу­нення недоліків.