25. Сучасна законодавчо-нормативна база керування документаційними процесами в Україні

Нормативно-методичну базу керування документаційними процесами в Україні умовно можна поділити на наступні групи:

• Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації.

• Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.

• Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

• Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств.

• Державні стандарти на документацію.

• Уніфіковані системи документації.

• Нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

Основу нормативно-правового регулювання галузі керування документаційними процесами в Україні складають: Закони України “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про мови в Українській РСР”, “Про стандартизацію”, “Про державну таємницю”, “Про державну службу”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про звернення громадян”, “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про місцеві державні адміністрації”, “Про обов’язковий примірник документів”, “ Про національну систему конфіденційного зв’язку”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про цифровий електронний підпис”, сукупність підзаконних нормативно-правових актів, що визначають механізми реалізації зазначеного законодавства, а також національні стандарти України.

Закон України “Про інформацію” (вiд 02.10.1992)   закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності. Закон встановлює права та обов’язки учасників інформаційних відносин, їхню відповідальність за порушення законодавства про інформацію, визначає порядок співробітництва української сторони з іншими державами, зарубіжними і міжнародними організаціями в галузі інформації.

Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (вiд 19.11.1998 р.)  регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справи.

Закон України “Про державну таємницю” (вiд 21.01.1994 р.) регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” (вiд 22.05.2003)   встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Закон України “Про цифровий електронний підпис” (від 22.05.2003) визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису. Дія цього Закону не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису.

Важливим нормативним документом, який закріплює класифікаційні схеми документів, є “Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”. Він містить види документів, які виникають під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями в процесі діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій. Це основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу НАФ України або для знищення документі. В його основу покладено функційний принцип обігу документів, котрий відображає основні напрями діяльності установи незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами” є основним нормативним документом сфери керування документаційними процесами в України, який стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. ДСТУ 4423-1:2005, ДСТУ 442302:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами” підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” сприяє впровадженню в Україні системи керування документаційними процесами.

Стандарт складається з двох частин: Частина 1. Основні положення. ДСТУ 4423-1:20005; Частина 2. Настанови. ДСТУ 4423-2:20005.