22.Діловодство-дзу-документно-інформаційне забезпечення управління-керування документацією-кдп

В сфері керування документаційними процесами тісно повязані поняття “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”, “документно-інформаційне забезпечення управління”, “керування документацією”, “керування документаційними процесами”. Тому потрібно дуже чітко знати їх термінологічні межі та розмежовувати значення цих понять.

Під поняттям “діловодство” розуміють діяльність, яка охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Поняття “документаційне забезпечення управління” визначається як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню, фіксації та оформленню документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Також документаційне забезпечення управління включає проведення великого обсягу типових офісних робіт, тобто: опрацювання вхідної і вихідної інформації, збирання і подальший аналіз данних, збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї, пошук необхідної у даний момент інформації.

Документно-інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації і інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання та передачу інформації з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень. Керування документаційними процесами – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створення та функціонування службових документів.

Інформаційну складову сфери керування документаційними процесами становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Під керуванням документаційними процесами розуміють: керування континуумом документів (графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємопов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві); забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів; створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи; керування документаційними процесами як цінним майном і інформаційними ресурсами.

Документаційне забезпечення управління – це діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню, фіксації та оформленню документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. Поява терміну “документацій не забезпечення управління” зумовлена впровадженням в управлінську діяльність автоматизованих систем управління. Також документаційне забезпечення управління є сукупністю правовідносин між суб’єктами, що здійснюють інформаційну діяльність.

Керування документацією – це важлива, невід’ємна частина загальної системи керування підприємством, установою, організацією. Керування документацією визначається як діяльність, яка спрямовує всю сукупність систем документації впродовж їх життєвого циклу на досягнення цілей управління в оптимальних організаційних формах, висококваліфікованим персоналом, на досконалій правовій основі шляхом ефективного використання новітніх інформаційних технологій, матеріально-технічних та фінансових ресурсів.